• Home
• Nieuws

Functioneel Beheer bij de Goede Woning

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 2 June 2021

Functioneel beheer is een vakgebied dat enorm in beweging is. Woningcorporaties worden steeds afhankelijker van goed werkende systemen/applicaties en op elkaar afgestemde processen. Ook is de kwaliteit van de aanwezige gegevens steeds belangrijker om klantgericht en efficiënt de werkzaamheden uit te voeren.

Wij spraken met Patrick Zuijderwijk, Coördinator Informatievoorziening en ICT over het Functioneel Beheer bij De Goede Woning te Zoetermeer. In zijn rol coördineert hij twee eigen ICT-medewerkers en de inzet van een externe partij. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor de informatievoorziening, waaronder Functioneel Beheer, en bouwt hij rapportages via Power BI. De Goede Woning heeft ca. 75 medewerkers, waarvan 15 medewerkers zich een aantal uren per week inzetten voor het Functioneel Beheer van hun proces.

Wat is het doel van Functioneel Beheer binnen De Goede Woning?
Patrick: “Processen moeten op elkaar afgestemd zijn. Het is daarom goed dat we Functioneel Beheerders hebben die veel kennis hebben over hun proces. Wat we bij de uitvoer altijd in gedachten houden, is dat we het zo makkelijk mogelijk voor de huurders maken. Daarnaast moeten processen efficiënt zijn voor ons, de medewerkers.”

Op welke manier heeft De Goede Woning het Functioneel Beheer vormgegeven?
Patrick: “Een aantal jaar geleden is er bij De Goede Woning voor gekozen om het Functioneel Beheer procesmatig in te richten. Dat betekent dat wij een proceseigenaar en een functioneel beheerder per proces hebben aangesteld. Functioneel Beheerder is bij De Goede Woning geen aparte functie, het Functioneel Beheer is onderdeel van de functie van medewerkers. Per proces is gekeken hoeveel uren er nodig zijn om het Functioneel Beheer uit te voeren. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor de indeling van die uren. Het kan daarom voorkomen dat er een week niets aan Functioneel Beheer gebeurt en de week erop harder aan wordt getrokken. In het geval van een project gaan we in overleg hoe de benodigde uren kunnen worden gemaakt.”

Welke ontwikkelingen hebben op het gebied van Functioneel Beheer bij jullie plaatsgevonden?
Patrick: “In de eerste plaats is ervoor gekozen om het Functioneel Beheer procesmatig in te richten. Toen we eenmaal een team vormden, zijn we met elkaar gaan ontdekken wat Functioneel Beheer nu eigenlijk is en wat het voor ons betekent. We concludeerden dat het belangrijk is om met elkaar in gesprek te blijven over processen. Dat is een belangrijke voorwaarde als je bijvoorbeeld wijzigingen wilt aanbrengen; wat doet dat precies met een ander proces? We zijn gestart met Wijzigingsbeheer en het testen van kernapplicaties. Na een jaar hebben we geëvalueerd hoe het ging en daar kwam als verbeterpunt naar voren dat Functioneel Beheerders nog zoekende waren naar de balans tussen het eigen werk en Functioneel Beheer. Inmiddels wordt er steeds meer projectmatig gewerkt en de rol als Functioneel Beheerder wordt steeds duidelijker. Die balans wordt daarom steeds beter. Als er te weinig uren voor het Functioneel Beheer zijn, dan bespreken we dat met elkaar. De volgende stap is dat de Proceseigenaar zich bewuster wordt van wat er binnen, maar ook buiten De Goede Woning gebeurt. Ontwikkelingen gaan snel, denk aan RPA en drones, en we moeten daarom bijblijven om processen toekomstbestending te houden. Daarmee kun je uiteindelijk de huurder optimaal blijven bedienen.”

Wat was de aanleiding voor de Training Functioneel Beheer?
Patrick: “Toen we met Functioneel Beheer aan de slag gingen, en dus medewerkers Functioneel Beheerder maakten, zijn we gestart met een training. Die training was heel intensief en vrij theoretisch. Dit past niet bij ‘ons’ Functioneel Beheer. Wij maken graag korte verbeterslagen. Door personele wisselingen ontstond er opnieuw behoefte om een training te volgen. Dit keer voor de nieuwe medewerkers. We zijn daarom op zoek gegaan naar een training met praktische aanpak, waarbij we ook in gesprek zijn geweest met de vorige aanbieder van de training. En toen zijn we met HC&H Connect en Andrea van der Vaart in contact gekomen.”

Kun je aangeven waarom je voor HC&H Connect hebt gekozen om deze training te verzorgen? 
Patrick: “Ik heb met Andrea gesproken over wat er nodig is voor De Goede Woning en de medewerkers. Ze voelde dit ook heel goed aan. We kwamen tot de conclusie dat de vijfdaagse Vakopleiding niet bij ons past. Gelukkig was hier maatwerk mogelijk. Er was een klik met Andrea, die ook nog eens een berg ervaring met zich meebrengt. Ze verstaat haar vak en kan met energie en enthousiasme haar kennis overbrengen.”

Wat vond je positief aan de training?
Patrick: “Vanwege de (tweede) lockdown konden we de training niet op locatie volgen, zoals we dat hadden gewild. Het moest online. Dat kan heel moeilijk zijn, maar met de manier waarop de middelen van Microsoft Teams en Miro werden ingezet, was het nog steeds een interactieve training die fijn was om te volgen. En precies wat we zochten: praktisch. Het doel van de training was om de nieuwe Functioneel Beheerders kennis te laten maken met het vakgebied Functioneel Beheer, omdat de medewerkers hier nog geen ervaring mee hadden. Wat een heel mooi voorbeeld is: tijdens de training werd er geoefend met doorvragen om een incident of probleem helder te krijgen en ik zie dat dit in de praktijk ook steeds beter gaat. Door het te ervaren, ‘learning by doing’, leer je het vanzelf.”

Heb je nog tips voor ons?
Patrick: “De deelnemers van de training, onze nieuwe Functioneel Beheerders, zijn in eerste instantie aangenomen voor een bepaalde functie. Daarnaast nemen zij hun ervaring uit het proces mee naar het Functioneel Beheer. Er zijn natuurlijk verschillen tussen Functioneel Beheerders. Enerzijds zit dat in de volwassenheid van het proces waar zij Functioneel Beheerder van zijn en anderzijds in persoonlijkheden. In onze situatie was deze training goed en voldoende om mee te starten. Het is meer een tip voor onszelf om over een half jaar nog eens een vinger aan de pols te leggen en eventueel een terugkomdag of themabijeenkomst te organiseren.”

Wat wil je zelf nog kwijt over de training of Functioneel Beheer?
Patrick: “Het was echt een leuke sessie. De methodiek en de aanpak van de training van HC&H Connect paste goed bij onze organisatie. Daar moet je als je een training afneemt goed naar kijken. Over het Functioneel Beheer: wat heel belangrijk is, is om te kijken hoe je het wil vormgeven binnen je organisatie. Hoe we het bij De Goede Woning ingericht hebben, past natuurlijk niet per definitie ook bij een andere corporatie. Vraag jezelf goed af als je medewerkers met een eigen functie inzet, of zij hiervoor geschikt zijn. Je vraagt toch bepaalde vaardigheden van de medewerker.”

Bron: HC&H Connect, Foto: De Goede Woning