• Home
• Nieuws

Frans van der Ploeg (Woongoed Middelburg): Van een alles-in-één-ERP naar expertapplicaties

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 23 August 2021

Het bouwen, verhuren en beheren van woningen is voor woningcorporaties met alle verantwoordingseisen een stuk ingewikkelder geworden. Veel van die eisen vragen om meer expertise en data. Om dat het hoofd te kunnen bieden, heeft Woongoed Middelburg enkele jaren geleden haar koers gewijzigd van een alles-in-één-ERP strategie naar een expertapplicatie strategie. CorporatieGids Magazine sprak daarover met Frans van der Ploeg, medewerker I&A en Contractbeheer.

Binnen het Zeeuwse is acht jaar geleden het samenwerkingsverband ZuidWestSamen (ZWS) ontstaan. “Uit de regelmatige contacten met andere corporaties bleek namelijk dat we allemaal nadachten over zaken als een nieuw ERP-systeem, een nieuwe website, een nieuwe woningcartotheek en verdere digitalisering van de dienstverlening,” start Frans het gesprek. “Dat wilden we ook nog eens allemaal zelf uitvoeren en dat was gewoon niet mogelijk. Vandaar dat we besloten om de handen ineen te slaan en te gaan samenwerken. Eigenlijk logisch, want hoewel we qua organisatiecultuur verschillen, doen we in de kern natuurlijk precies hetzelfde.”

Gezamenlijke selectie
“Op ICT-gebied betekent dit dat we de selectie van pakketten en applicaties gezamenlijk doen,” gaat Frans verder. “Niet dat we allemaal tegelijk overstappen op nieuwe systemen. Iedere corporatie blijft vrij om te beslissen of zij overstapt en zo ja, wanneer. Naast die vrijheid is er ook de afspraak dat een corporatie die zich oriënteert op een nieuwe applicatie eerst kijkt naar de applicaties die andere deelnemers van ZWS gebruiken. De organisatie is niet verplicht om een keuze te maken voor een van deze applicaties. Maar als blijkt dat deze applicaties functioneel onvoldoende dekking bieden, dan zullen we vervolgens samen de vraag beantwoorden of de huidige applicaties voldoen. Dat betekent trouwens ook dat er op deze manier nieuwe verbetermogelijkheden naar voren kunnen komen bij de corporaties. Zo groeien we op ICT-gebied steeds dichter naar elkaar toe.”

Het nieuwe ERP van I&A 
“Op dit moment zitten we in de fase dat we kritisch kijken naar het ERP-systeem dat we in gebruik hebben. We hebben binnen ons samenwerkingsverband binnenkort vier partijen met hetzelfde ERP dat ook grotendeels hetzelfde ingericht zal zijn. Door dezelfde inrichting te gebruiken kunnen we ook dezelfde koppelingen gebruiken om data uit een kernapplicatie naar een expertapplicatie te ontsluiten. De doorontwikkeling doen we eveneens gezamenlijk. Daarnaast werken we binnen ZuidWestSamen in wisselende samenstellingen op verschillende terreinen samen. Onze ervaring is inmiddels dat niet alle door ons gewenste activiteiten optimaal met een ERP uitgevoerd worden. De kwaliteit die ERP-systemen bieden, is simpelweg niet altijd diepgaand genoeg. Daarom nemen de leden steeds meer expertapplicaties in gebruik. Om dat goed te kunnen managen, maken we gebruik van de Datarotonde van ISRES,” licht Frans toe. “Of, zoals ik dit platform ook weleens noem, het nieuwe ERP van I&A.”

Expertapplicaties koppelen
Hij vervolgt: “De Datarotonde biedt ons vele mogelijkheden om alle expertapplicaties te koppelen. En als wij een nieuwe applicatie in gebruik willen nemen, dan is de koppeling op eenvoudige wijze te realiseren. Als ICT’er ben ik daardoor in staat om de data-architectuur goed neer te zetten, evenals de koppelingen tussen de verschillende applicaties. Een ander voordeel is dat de Datarotonde het hele traject van gegevensuitwisseling van begin tot eind kan volgen. En dus ook kan zien waar het misgaat. Dat betekent dat ik niet meer alle betrokken leveranciers hoef te bellen, maar dat de Datarotonde dit oppakt en de oplossing aangeeft. Dat scheelt ons veel gedoe en tijd.”

Niet alleen voordelen
Hoe enthousiast Frans ook is, de samenwerking heeft niet alleen voordelen. “Vroeger kon je alles op je eigen manier doen. Nu moet je weleens zeggen: ‘Ik zou het eigenlijk liever anders doen maar we hebben het met elkaar zo afgesproken. Dus gaan wij het ook zo doen.’ Je krijgt in je database dan weleens entiteiten waarvan je denkt: ‘Wat moet ik daarmee?’ Maar als het echt belangrijk is voor andere corporaties dan moeten wij dat toch doen. Ik ben niet bang dat dit soort zaken heel vaak gaat gebeuren want alle wijzigingen die wij laten uitvoeren, kosten geld. Het zal dus alleen voor de echt belangrijke gegevens gelden.”

Ervaringen en kennis delen
Toch biedt de samenwerking met de andere corporaties onderaan de streep krachtige mogelijkheden, sluit Frans af: “We maken gebruik van elkaars onderzoek naar nieuwe applicaties en zijn daar ook allemaal bij betrokken. Ook bij de overwegingen om bepaalde keuzes te maken. Een voorbeeld: Woongoed is als eerste begonnen met de inrichting en ingebruikname van een klantinformatiesysteem. Twee andere corporaties hebben meegekeken met dit proces en besloten dat zij het ook zo wilden. Dus zij gaan met onze inrichting na de zomer ‘live’. Een andere corporatie heeft zich weer gericht op de digitale handtekening en hoe dat toegepast kan worden. Dat hebben wij van hen overgenomen. Dit scheelt enorm veel doorlooptijd en komt de kwaliteit absoluut ten goede.”

Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Linda Hemmes