• Home
• Nieuws

FLS: Gebruik slimme algoritmen om onderhoud efficiënt in te plannen

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 4 December 2018

Met sensoren en Internet of Things kan onderhoud steeds meer ‘just in time’ worden uitgevoerd. Het gebruik van eigen dienst in combinatie met ketenpartners zorgen voor de juiste vakman bij de juiste opdracht. De volgende stap voor nog efficiënter onderhoud is het gebruik van slimme algoritmen. Dat zegt René Ebeltjes, Managing Director bij Fast Lean Smart. CorporatieGids.nl sprak met hem over het centraal stellen van de huurder en het tegelijkertijd realiseren van steeds efficiëntere processen.

Omdat huurders steeds meer verantwoordelijkheden krijgen, hebben zij aan de voorkant van het proces meer grip, legt René uit. “De huurder kan zelf bepalen wanneer onderhoud of reparaties worden uitgevoerd, en heeft meer inspraak in de uit te voeren werkzaamheden. Deze manier van werken brengt voor de corporaties wel een omslag met zich mee. Waar voorheen het planmatig onderhoud vooral achter de schermen werd geregeld en de noodzakelijke reparaties ad-hoc en veelal op korte termijn moesten worden uitgevoerd, is de scheiding tussen deze takken binnen de corporatie steeds meer aan het vervagen.”

Huurder centraal stellen
René geeft een voorbeeld: “Een huurder heeft bijvoorbeeld een toilet dat blijft doorlopen en een cv-ketel die aan onderhoud toe is. Beide zaken hebben geen hoge urgentie, maar moeten wel binnen een week of twee worden uitgevoerd. Vroeger belden de huurder met haar corporatie voor het toilet, dat dezelfde dag werd gerepareerd met een verstoorde planning bij de corporatie tot gevolg. Ook kreeg de bewoner een brief waarin stond dat het onderhoud aan de cv-ketel over twee weken zou worden uitgevoerd. Of hij of zij op beide dagen voor de zekerheid maar een dagdeel thuis wilde zijn.”

“Het is echter mogelijk om met de technologieën van vandaag de hele keten te integreren. Zowel de eigen dienst van de corporatie die het toilet repareert, als de externe installateur die de ketel onderhoudt, kunnen via één portaal de afspraakmogelijkheden geven aan de huurder. Nu kan de bewoner over enkele dagen twee monteurs tegelijkertijd laten komen.”

Meer zekerheid en milieuvriendelijk
Slimme algoritmen kunnen het inplannen van vaklieden daarbij efficiënter maken. “Denk aan het verkleinen van tijdvensters of de huurders laten kiezen voor het meest milieuvriendelijke tijdslot. Ook wordt bij het toewijzen van een opdracht door het algoritme meegenomen of de vakman bijvoorbeeld ervaring heeft met het woningtype. Bij elke nieuwe binnenkomende afspraak houdt het bij hoe de planning zich het beste kan aanpassen. Hierdoor worden de planwerkzaamheden voor de corporatie tot nul gereduceerd. De werkzaamheden om een opdracht aan de meest efficiënte onderaannemer te koppelen worden eveneens drastisch geminimaliseerd.”

Daarnaast kunnen algoritmen automatisch notificaties naar de huurder sturen. “Bijvoorbeeld afspraakbevestigingen en -herinneringen per post of e-mail. Met huidige technologieën kan dit al, maar zit hier vaak een groot tijdvak aan gekoppeld. Met algoritmen kan met meer zekerheid een aankomsttijd worden gemeld zodat de installateur niet voor een dichte deur staat en de huurder beter weet waar hij of zij aan toe is. En komt de installateur alsnog voor een dichte deur te staan, dan kan het algoritme automatisch – zonder tussenkomst van een planner – het gat opvullen.”

Behoundend
Fast Lean Smart is naast Nederland ook in verschillende andere landen actief, zoals Duitsland en Engeland. Op de vraag wat het grootste verschil is, vertelt René. “De corporatiesector in Nederland is redelijk behoudend. Buitenlandse corporaties, maar ook zakelijke dienstverleners, hebben voor een groot deel dezelfde doelstellingen en werken al wel met algoritmen. Door de capaciteit van een eigen dienst, ketenpartners of een combinatie daarvan samen te voegen in één systeem, wordt het gemak van de huurder vergroot en houdt de corporatie beter grip op werkzaamheden die zijn uitbesteed. Het is daarbij ook kostenefficiënt. Het plansysteem kan er namelijk automatisch voor zorgen dat eerst de goedkoopste onderaannemer of een vakman van de eigen dienst wordt gepland, en pas bij een toe grote vraag uitwijken naar een duurdere onderaannemer.”

Dynamiek
De field service algoritmen van Fast Lean Smart zijn volgens René veelal een add-on op het bestaande applicatielandschap van een corporatie. “In tegenstelling tot veelal logistieke algoritmen, richten wij ons ook op de dynamiek van het service- en onderhoudsproces. En de huurderswensen die daarbij komen kijken.”

Historische informatie
Het gebruik van algoritmen wordt in de toekomst steeds belangrijker, vertelt René. “Onderhoud zal minder op een repeterende interval worden uitgevoerd, en meer op basis van historische informatie en op waarden die door slimme IoT-sensoren worden gemeten. Er zijn zoveel variabele factoren dat enkel het verstrijken van de tijd als leidraad nemen niet voldoende efficiënt is. Als je dit vervolgens combineert met slimme algoritmen, krijg je pas echt efficiënt onderhoud.”

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia – 29 november 2018