Woningcorporatie Vestia kan veel zelf. Maar soms zijn een paar extra handen geen overbodige luxe - bijvoorbeeld na de reorganisatie van zestien woonbedrijven naar één organisatie. Roeland de Graaff - manager Processen & Informatisering bij Vestia - vertelt.
Wat hield de reorganisatie bij Vestia in?
“Halverwege 2013 is Vestia gereorganiseerd. De kern van die reorganisatie was dat we van zestien woonbedrijven en twee vakbedrijven - zelfstandig opererend onder de vlag van Vestia - zijn teruggegaan naar een centraal aangestuurde organisatie met vier directies: Wonen, Vastgoed, Onderhoud en Ontwikkeling en Bedrijfsvoering en Control.”
Dat had ongetwijfeld een grote impact op jullie bedrijfsprocessen
“Klopt. Zo waren de financiële processen niet meer apart ingericht binnen de zestien wooncorporaties, maar op één plek, binnen één directie. Iedereen moest dus anders gaan werken, wat minder soepel liep dan we vooraf hadden gehoopt en bedacht. Om het weer vlot te trekken, hebben medewerkers die bij de verschillende processen betrokken waren de knelpunten, hun oorzaken en oplossingsrichtingen in kaart gebracht.”
Kun je een voorbeeld geven van zo’n knelpunt?
“In het incassoproces zagen we na de reorganisatie een aantal verbetermogelijkheden. Om huurders van een eventuele betaalachterstand op de hoogte te brengen, sturen we hen een e-mail of sms. Dat versturen kon efficiënter, want er waren veel handmatige handelingen nodig om zo’n e-mail of sms verstuurd te krijgen. Naast efficiency is snelheid in dit proces belangrijk: zo voorkomen we dat die betaalachterstand blijft staan, verder oploopt of zelfs moet worden overgedragen aan de deurwaarder.”
En verloopt het incassoproces nu beter?
“Jazeker; Centric heeft voor ons een functionaliteit in Key2Wocas gebouwd waarmee automatisch e-mails aan klanten met een betaalachterstand worden verstuurd - daar komt bijna geen handwerk meer aan te pas. En is er bij ons geen e-mailadres bekend maar wel een mobiel nummer, dan wordt het e-mailbericht automatisch omgezet in een sms-bericht. Beide berichten worden ook als document opgeslagen in ons documentmanagementsysteem. Ook heeft Centric ervoor gezorgd dat de pre-incassobrieven die onze externe incassopartijen sturen, nu automatisch gearchiveerd worden. Dat scheelt ons heel veel handmatige handelingen.”
Wat was precies de rol van Centric bij het oplossen van de knelpunten?
“Wij hadden niet de werkcapaciteit beschikbaar om het doorvoeren van alle verbeteringen in de software te coördineren. Ik heb Centric toen gevraagd of een consultant deze coördinatie kon verzorgen. Daarnaast heeft Centric natuurlijk ook de gevraagde aanpassingen in de inrichting en software gedaan.”
Ben je tevreden over de ad-interim inzet van Centric?
“Jazeker, het traject heeft daardoor geen vertraging opgelopen. Sowieso was het voor ons prettig schakelen met Centric dat weliswaar een externe partij is, maar tegelijk ook goed bekend met het reilen en zeilen binnen de Vestia-organisatie.”
Bron: Centric
Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Centric in de CorporatieGids 2015 te bekijken.
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
