• Home
• Nieuws

'Eindgebruikers zijn de sleutel voor succesvolle implementatie van software'

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 22 April 2015

Het vooraf testen van software is essentieel voor woningcorporaties. Dat is de mening van René Ceelen, directeur business development, van acceptatiemanagementbureau CEPO. Volgens de test-expert worden niet alleen eventuele fouten op die manier uit de programma's gehaald; ook de corporatie komt op deze manier 'bugvrij' uit het implementatieproces: "Het wordt hen feitelijk inzichtbaar gemaakt waar de risico's zitten."

De noodzaak voor woningcorporaties om software vooraf goed te testen klinkt als het intrappen van een open deur. Toch komt het voor dat software ‘gewoon’ in gebruik wordt genomen. Testen is toch niet nodig, het werkt toch? "De vraag is of de software ook op een efficiente manier werkt", zegt René Ceelen.

"Denk bijvoorbeeld aan een auto," legt hij uit. "Je gebruikt een portier om achter het stuur te kruipen en weg te rijden. Je slaat bijvoorbeeld niet het dakraam kapot om zo plaats te nemen. Technisch gezien is het eindpunt van beide methodes hetzelfde, maar de ene manier is veel beter. Met het testen kijken wij wat de meest effectieve manier is om achter het stuur te stappen."

Standaard software werkt niet overal hetzelfde
Volgens René is het testen van software dus essentieel voor een corporatie: "Het is jammer dat dit vaak slechts als bijzaak wordt gezien. Door de software uit te proberen kun je namelijk niet alleen zien of het werkt, maar of het ook werkbaar is. Er is steeds meer standaard software beschikbaar, en daarom denken corporaties dat de leverancier alles wel regelt. Maar een leverancier kan niet bepalen of een programma goed bij jou in de organisate draait. Standaard software bestaat wellicht, maar standaard organisaties bestaan niet."

"Softwareleveranciers kunnen niet zien of de eindgebruiker die elke dag de software gebruikt hiermee efficiënt kan werken. Dat is iets wat je als klant moet bepalen. Elke corporatie is anders en heeft bijvoorbeeld andere eisen of afspraken. Hierdoor kun je niet één standaard software overal op dezelfde manier implementeren. Overal zijn namelijk andere behoeften of gekoppelde softwaresystemen."

Problemen door kennis en onkunde
Woningcorporaties halen profijt uit het uitvoerig testen van software, zegt René: ‘’We zien te vaak dat processen zijn geoptimaliseerd maar niet goed aansluiten op de software, of juist andersom. Vijftig procent van alle problemen ontstaan niet omdat de software verkeerd in elkaar zit, maar omdat er sprake is van onkunde en te weinig kennis. Dit kan met gestructureerd testen worden opgelost."

"Wij testen op basis van goede ontwerpen en goede uitvoeringsinstrumenten. Op deze manier raken eindgebruikers beter bekend met een systeem. Dit zorgt ervoor dat de succesfactor van de implementatie veel hoger komt te liggen. Wij zorgen dat het goedkomt met jouw bedrijf én jouw software."

Uitgebreide nazorg
"De eerdergenoemde testscripts gebruik je overigens niet eenmalig," legt René uit wanneer hem wordt gevraagd wat de voordelen van het testproces zijn na de implementatie. "Je kunt deze opnieuw gebruiken wanneer bijvoorbeeld nieuwe versies verschijnen of processen worden gewijzigd. Het is dus niet zo dat wij bij een corporatie 'verdwijnen' wanneer de software in productie is. Hetgene wat wij achterlaten blijft bruikbaar in de toekomst. Dat kost geen geld, maar levert een besparing op."

"Daarnaast gebruiken wij een test monitor waarin alle resultaten en problemen centraal worden beheerd. Alles wordt hiermee vanuit één centraal dashboard met elkaar gekoppeld. Hierdoor kun je uiteindelijk niet alleen IT-gerelateerde vragen beantwoorden, maar ook naar de kennis binnen de organisatie kijken."

"Ook 'bijten' wij niemand in het proces. Wij stellen vanuit onze onafhankelijke positie namelijk net zoveel kritische vragen aan de corporatie die wij helpen, als aan de software die wij testen. Op deze manier worden zwakke plekken in de organisatie zichtbaar en kunnen ze worden aangepakt. Als er bijvoorbeeld vijtien implementatieproblemen zijn omdat medewerkers te weinig kennis hebben van het systeem, dan spreek je de organisatie daarop aan."

Testtraject is een leersessie
Op de vraag of eventuele gewenningsproblemen met nieuwe software niet automatisch worden gladgestreken tijdens het gebruik, reageert René dat dit wel zo is, maar dat testen desondanks voordeliger uitpakt: "Je moet je als corporatie afvragen of je een nazorgperiode van twee jaar wilt waarin je constant losse eindjes aan elkaar knoopt, of gaat voor een periode van enkele maanden waarin zulke oneffenheden vooraf bekend zijn. Als je vooraf de moeilijkheden kent, gaat niet alleen het proces veel vloeiender maar loop je ook minder risico's. Die fouten vind je toch wel, alleen door te testen los je ze een stuk sneller op."

"Voor werknemers kan zo'n testproject erg zwaar zijn," gaat René verder. "Maar bij ons krijg je niet alleen de kwaliteit van de software en organisatie inzichtelijk; je zorgt er ook voor dat de nazorg een stuk minder intensief is. De hoeveelheid rommel wordt veel sneller en efficienter uit het proces gehaald, iets wat niet zou gebeuren wanneer je de software van tevoren niet uitprobeert."

"Daarnaast kunnen medewerkers het testtraject ook als leersessie zien. Wanneer ze namelijk enkele dagen intensief met een nieuw systeem aan de gang gaan en verschillende scenario's doorlopen, worden ze onbewust getraind. Wanneer daarna de nieuwe software online gaat, heb je de correcte werkwijze veel sneller door."

Eindgebruiker sleutel bij implementatie
Dit laatste punt is volgens René de crux van een eventueel testproces: "Laat de eindgebruiker meekijken tijdens de acceptatie voor een systeem. Wanneer je dit niet doet werkt de software misschien wel, maar kunnen werknemers er niet mee overweg."

"Op deze manier geven wij antwoord op twee belangrijke vragen voor een woningcorporatie; werkt de software en kunnen wij ons werk ermee doen. Alleen op die manier kan een organisatie efficiënt aan de gang met een nieuw systeem."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van CEPO in de CorporatieGids 2015 te bekijken.