Al vele jaren wordt de FLS software met haar geïntegreerde wiskundig algoritme buiten Nederland toegepast voor het verlenen van een allround service aan huurders van woningen en appartementen. De toegevoegde waarde van het algoritme rondom klantbeleving, ketenintegratie, transparantie, kosten en CO2 reductie is ook van toepassing voor de Nederlandse woningcorporaties. De case over Vivawest geeft een gedegen beeld van de uitdagingen en de voordelen die deze oplossing biedt.
VIVAWEST
Vivawest-Groep is een facilitaire dienstverlener in de huisvestingsbranche die met haar vier werkmaatschappijen alle benodigde services biedt voor het beheer van grote onroerend goed portefeuilles: van groenonderhoud, reparaties en modernisering van appartementen, levering van tv en internet tot aan de facturering van energienota’s. Vivawest is een belangrijke speler op de Duitse markt met meer dan 900 medewerkers en een jaaromzet van ongeveer 100 miljoen euro.
In 2013 heeft Vivawest besloten om FLS VISITOUR en FLS MOBILE te implementeren als planningssoftware in haar onderhoudsdivisie RHZ Handwerkszentrum GmbH. Bij deze onderhoudsdivisie werken meer dan 120 buitendienstmedewerkers die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van kleine reparaties in ongeveer 70.000 appartementen.
De uitdaging
De projectimplementatie was een uitdagende klus waarin een groot aantal planningsparameters bij betrokken waren. Een typisch probleem binnen de woningbranche is dat de appartementen en gebouwen ten aanzien van inrichting en functies verschillen en niet alleen afhankelijk van het bouwjaar maar ook in type en locatie.
Bovendien is het exact in kaart brengen van de personele vaardigheden en een uitgebreide toegang tot de benodigde artikelen in het systeem ook van essentieel belang. Complexe reparaties die een gespreide inzet van de buitendienstmedewerkers vanuit de verschillende disciplines vragen, vormen een nog grotere uitdaging voor de planning.
Als er rekening wordt gehouden met deze parameters is de afdeling Klantenservice tijdens het eerste telefonische contact in staat om klanten voor reparatiewerkzaamheden in een nauwkeurig tijdvenster te plaatsen.
De oplossing met FLS VISITOUR en FLS MOBILE
Met behulp van het geïntegreerde wiskundig algoritme in FLS VISITOUR was het mogelijk om alle RHZ serviceprocessen in één enkele planningssoftwareoplossing in kaart te brengen. Christian Kirschfink, divisiedirecteur IT-diensten: “Naast de route en vaardigheden, moet een zinvol economisch planningsproces met tal van andere factoren rekening houden. Hier kwam FLS VISITOUR als beste uit de bus”.
Alle buitendienstmedewerkers zijn uitgerust met de huidige hybride oplossing van FLS MOBILE. Door de gebruikersvriendelijkheid was de smartphone app meteen bij alle 120 medewerkers een hit. In het werkveld bleek al snel dat de software de buitendienstmedewerkers de vereiste transparantie biedt als ze hun eigen werkdagen willen plannen. En omdat alle afspraakinformatie beschikbaar is op het mobiele apparaat garandeert het ook een kwalitatief goed contact met de klanten.
De overdracht van statusberichten in real-time ondersteunt de dynamische afspraak- en routeplanning in FLS VISITOUR. De software gebruikt feedback van de buitendienstmedewerkers om nieuwe routes voortdurend volledig automatisch te optimaliseren. Hierdoor verhoogt de efficiëntie van de planning enorm en kan de backoffice betrouwbare gegevens verstrekken aan de klanten over on-site afspraken.
Het voordeel
De reden voor het gebruik van FLS VISITOUR was duidelijk, maar is ook een uitdaging: het verhogen van de klanttevredenheid door het maken van goede afspraken, kortere reparatietijden en het terugbrengen van de proceskosten door efficiëntere reparatiewerkzaamheden. “FLS VISITOUR biedt de ondersteuning die wij nodig hebben om onze doelstellingen te bereiken,” zegt de heer Michael Koppitz, algemeen directeur van RHZ Handwerkszentrum GmbH. “Ondertussen heeft 90% van onze klanten onze diensten beoordeeld met goed of zeer goed. Het planningsproces is ook aanzienlijk verbeterd. De beschikbare capaciteit wordt nu gebruikt ter ondersteuning van klantenservice.”
“We hebben een enorme sprong voorwaarts gemaakt in de uitwisseling van informatie met de buitendienstmedewerkers,” volgens Christian Kirschfink, divisiemanager IT-services. “Voordat FLS MOBILE werd geïmplementeerd werden de afspraak- en klantrapporten handmatig verwerkt en vervolgens doorgestuurd naar de betreffende afdeling, dankzij de app zijn alle processen nu papierloos.
Bron: CorporatieGids 2018 | Foto: Fast Lean Smart
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine - November 2024 Inhoud Ferry van der Pal (Wonen Wateringen): Fusie leidt tot betere bijdrage aan de volkshuisvestelijke opgave…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
