• Home
• Nieuws

Documentenbeheer bij Woonstad Rotterdam: eenvoudig en effectief

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 21 July 2014

Marcel Zondervan, informatiemanager bij Woonstad Rotterdam, wordt er echt enthousiast van: de module Documentenbeheer en Postverwerking die de corporatie samen met Centric ontwikkelde. “Kijk, het is misschien niet zo krachtig als een DMS, maar dat hoeft ook niet. En dat is nou net de lol.”

De module Postverwerking van ERP-systeem Key2Wocas, al bij Woonstad in gebruik sinds 2012, was in de woorden van Marcel een ‘klein maar effectief moduletje’ waarmee brieven konden worden overgenomen in de klantenkaart en Key2Wocas. “Maar met die kleinere module moesten we nog steeds op twee verschillende plekken kijken voor onze documenten. Nu is alles op één plek te vinden.”

Geen DMS
Dat een grote corporatie als Woonstad Rotterdam niet voor een documentmanagementsysteem (DMS) kiest, maar een kleine, bestaande module laat uitbreiden, was volgens Marcel een kwestie van nuchter nadenken. “Het gaat in ons geval alleen om de documenten rondom huurdersadministratie. Die kun je heel simpel één-op-één aan de huurder, de overeenkomst of de eenheid hangen. Zie het als een soort onderleggers: je zoekt ze weleens ergens bij. De kunst is dat op een gestructureerde manier vast te leggen in je systeem. Een DMS kan te veel en maakt de zaken nodeloos complex."

Handige procesondersteuning
Ook wat betreft de procesondersteuning wint de module het in dit geval volgens Marcel van een DMS. “Een DMS biedt vaak een workflow op een document, terwijl deze module gewoon de procesondersteuning van Key2Wocas gebruikt. Het is ook niet de bedoeling dat je het document zélf gaat routeren, maar de actie die uit dat document voortvloeit. Een document kan iedereen namelijk op zijn eigen manier interpreteren en er vervolgens zijn eigen actie aan hangen - niet handig.”

Winner
Marcels stokpaardje van de nieuwe module is het kunnen definiëren en bewaken van de documenten die bij een bepaald zaaktype vereist zijn. “Aan de hand van zo’n documentprofiel kunnen alle benodigde documenten aan - bijvoorbeeld - een huurovereenkomst gekoppeld worden: inkomensverklaring, identiteitsbewijs enzovoorts. Dan kunnen we ook bewaken of de verzameling compleet is. Dat zie ik wel als een winner. Helemaal mooi zou het zijn als de huurder op termijn zijn eigen documenten kan koppelen. Dat scheelt zowel hem als de corporatie veel tijd – een klassieke win-win.”

Kracht van Key2Wocas
Al met al 1-0 voor de module versus een DMS? “Ja, zo zie ik het wel. Ook kosten-technisch, zeker in krappe tijden als deze. Dat is wel de kracht van Key2Wocas, dat je zoiets met zo weinig inspanning erbij kunt bouwen. Ik ben ook heel tevreden over de dynamiek van het traject; wat één-tweetjes en het was er.”

Bron: Centric