• Home
• Nieuws

DocLogic over papierloos vergaderen in 2018

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 2 January 2018

Tweeduizend-achttien, Maar liefst acht jaar na de introductie van de iPad, veertien jaar na de eerste e-reader en 25 jaar na de introductie van het internet in Nederland. Nieuwe technologieën volgen elkaar in hoog tempo op, maar in hoeverre hebben deze technologieën invloed op de wijze waarop wij vergaderen? Wij praten je bij! Dit zijn de zeven papierloos vergaderen trends voor 2018! 

Technologische ontwikkelingen
Deze trends worden gevoed door alle technologische ontwikkelingen, maar hebben niet alleen betrekking op techniek. Techniek is een enabler, het maakt dingen mogelijk, waardoor de wijze waarop we gewend zijn te vergaderen kunnen veranderen. Het doel? Minder saaie vergaderingen, meer gelukkige mensen en betere besluiten in minder tijd.

Eenvoudiger
Het is bijzonder om te zien dat er mensen zijn die bepaalde technologische ontwikkelingen nog zien als Science Fiction, of “niet voor mij” terwijl ze eigenlijk vandaag de dag al prima gebruikt kunnen worden. Ook als je niet een High Tech Startup of die-hard ICT-er bent. Het is juist de bedoeling dat technologische ontwikkelingen onze dagelijkse werkzaamheden eenvoudiger maken.

De komst van de iPad (acht jaar geleden) is daar een prachtig voorbeeld van. Waar je voor de gemiddelde Windows (of DOS) computer nog een uitgebreide training nodig had, maakt de iPad het mogelijk voor kinderen van slechts enkele jaren oud om zonder ervaring of uitleg foto’s te bekijken of spelletjes te spelen.

Wij weten dat het steeds lastiger is om alle technologische ontwikkelingen bij te houden. Toch is het belangrijk een idee te hebben van de manier waarop de techniek zich ontwikkelt. Om zo een goed beeld te kunnen krijgen van de mogelijkheden die er zijn om jouw werk een stuk leuker en uitdagender te maken.

Ben jij bereid de komende veranderingen te omarmen en te gebruiken in je dagelijkse werkzaamheden? Kortom: Ben jij klaar voor de toekomst?

Trend 1: De cloud
Hoe eng was het woord Cloud voor een aantal jaren geleden organisaties. “Onze gegevens niet meer op onze systemen, niet meer in eigen beheer?” Het was ondenkbaar voor veel bedrijven.

Inmiddels zijn veel organisaties overgestapt naar een geheel andere filosofie, namelijk “Cloud, tenzij”. Dit wordt mede veroorzaakt doordat bedrijven zich willen focussen op hun core business en zich zo min mogelijk willen bezighouden met randzaken zoals ICT.

Goed (digitaal) kunnen werken is een voorwaarde, dat gewoon goed geregeld moet zijn. Managers, directies en bestuurders zijn gewend hun documenten altijd en overal bij de hand te kunnen hebben. Iedereen wil vanaf elke locatie kunnen werken. Door de kwalitatief hoogwaardige Cloud oplossingen die tegenwoordig beschikbaar zijn, is Cloud geen uitzondering meer. 

In 2018 zal het uitbesteden van ICT en het afnemen van Cloud diensten nog meer toenemen zodat organisaties zich kunnen focussen op dat waar zij goed in zijn.

Trend 2: Papierloos notuleren
Veel organisaties doen al aan Papierloos Vergaderen, oftewel de stukken digitaal versturen en kunnen raadplegen. Maar hoe zit het met notuleren?

Vaak ligt er nog een schrijfblok op tafel om aantekeningen te kunnen maken. Of er wordt wel digitaal genotuleerd, maar dan met behulp van bijvoorbeeld MS Word. Dit heeft als gevolg dat agendapunten opnieuw moeten worden vastgelegd, de notulen moeten worden, uitgetypt, omgezet naar PDF en vervolgens naar de vergaderdeelnemers worden verstuurd.

In 2018 wordt ook dit laatste stukje van de keten verder digitaal én slimmer. Door de aantekeningen, acties en besluiten direct digitaal in de vergaderapplicatie te zetten, wordt het aantal handelingen voor het notuleren (en verspreiden van deze informatie) drastisch teruggebracht. Deelnemers zien hun eigen acties direct in de app en notulen zijn binnen enkele minuten na de vergadering voor eenieder inzichtelijk.

Kortom, nog meer tijdbesparing!

Trend 3: Platform onafhankelijk
Jarenlang domineerde Microsoft Windows het ICT landschap van organisaties. Met de komst van de iPad kwam daar verandering in.

Door de laagdrempeligheid van tablets, smartphones en apps, zijn gebruikers steeds meer in staat én gewend om hun eigen ICT voorzieningen te organiseren. Bij de gemiddelde vergadering zie je dan ook iPads, Chromebooks, Surface Tablets, Android Tablets etc.

Gebruikers zijn er aan gewend dat ze niet op maar één PC bij hun informatie kunnen, maar op meerdere devices zoals laptops, smartphones en tablets, ongeacht het besturingssysteem.

Deze trend die reeds is ingezet, zal in 2018 nog verder doorzetten. We zullen zien dat vergader-deelnemers op hun laptop de vergadering voorbereiden, op hun smartphone de stukken kort nog even doornemen en tijdens de vergadering gebruik maken van een tablet.

Om optimaal gebruik te maken van alle beschikbare devices, is het zaak dat gebruikte software platform onafhankelijk is en je overal bij je informatie kan.

Trend 4: Flexibiliteit
Bij traditionele vergaderingen zijn tijd en locatie van te voren vastgelegd. De vergadering begint niet eerder dan dat de voorzitter zijn hamer laat neerkomen. Agenda’s en stukken moesten dan ook ruim van te voren worden toegestuurd.

Door ingebouwde communicatie mogelijkheden van vergaderapplicaties, is de ontkoppeling van tijd en locatie een feit. Moderne vergaderapps stellen deelnemers in staat aantekeningen te delen met andere deelnemers. Dus zodra het secretariaat de stukken verstuurt, begint de uitwisseling van ideeën en vragen en is de vergadering begonnen. Zo kan vergadertijd worden teruggebracht door punten al voor de vergadering af te handelen.

In het kader van time management hoeft niet iedereen altijd bij de hele meeting aanwezig te zijn. Daarom zie je steeds vaker dat je alleen bij de voor jouw relevante onderwerpen acte de présence hoeft te geven.

In 2018 zal deze trend zich verder ontwikkelen en het aantal vergaderuren binnen organisaties verder afnemen.

Trend 5: Lean
Lean is een business strategie en vooral een manier van werken waarbij alles en iedereen in de onderneming zich richt op het creëren van waarde in alle processen. Hiervoor worden verspillingen geëlimineerd. Voor vergaderen is het belangrijk om naar een aantal punten te kijken om verspilling tegen te gaan.

• Zorg voor een goede voorbereiding. Lees niet alleen de stukken, maar voorzie deze ook van commentaar en deel dat vóór de vergadering.

• Start en eindig op tijd. Beloon laatkomers niet door zaken te herhalen.

• Bedenk goed wie er (niet) bij de vergadering aanwezig moeten zijn. Dit verhoogt de betrokkenheid en versnelt de besluitvorming.

• Leg vooral acties en besluiten vast. Ieders standpunt kan via de aantekeningen herleid worden. Leg vooral vast wat is besloten en wie welke actie moet ondernemen na afloop!

• Kom actiepunten vanuit de vergadering na. Niets is meer zonde van de tijd dan meerdere keren acties op een lijst te moeten bespreken omdat ze niet zijn opgevolgd.

Papierloos Vergaderen biedt de tools om op een andere wijze te vergaderen. Het enige dat in 2018 nog nodig is, is de cultuursomslag.

Trend 6: Integratie
Vergaderingen staan niet op zichzelf, maar zijn onderdeel van een breder proces. Een proces waarin de vergadering dient tot besluitvorming over informatie die afkomstig is uit voorliggende systemen. Ook na een vergadering moet deze informatie nog een hele route moet afleggen. Binnen de organisatie, maar soms ook daarbuiten.

Het afschaffen van onnodige werkzaamheden, zoals het meerdere malen invoeren van informatie in de benodigde systemen is een van de meest eenvoudig te realiseren besparingen. Hiervoor is het noodzakelijk dat de papierloos vergaderoplossing wordt aangesloten op bijvoorbeeld een Document Management Systeem (DMS) of intranet.

Waar in de afgelopen jaren veel organisaties zijn gestart met digitaal vergaderen, zullen deze organisaties in de komende jaren zoeken naar verdere besparingen door deze systemen te integreren.

Trend 7: Stand Up!
Een van de trends die we al jaren zien bij de grote techbedrijven van deze wereld zoals Google en Apple, zien we ook steeds meer terug in het bedrijfsleven, namelijk Stand Up Meetings.

Staand vergaderen maakt de vergadering een stuk dynamischer door meer non-verbale communicatie en een actievere houding van vergaderdeelnemers.

Een plek waar je dit nog niet veel ziet, is de traditionelere vergaderingen zoals een Raad van Bestuur, een Raad van Toezicht, Directies, Ondernemingsraden en Management Teams De reden hiervoor? Deze vergaderingen duren vaak te lang!

Door vergaderingen goed voor te bereiden en meer actie- en doelgericht te vergaderen is het mogelijk om de tijd van deze meetings te verkorten en deze staand te organiseren. Sterker nog, de vergadering zal er sneller en efficiënter door verlopen.  

Wij dagen je uit. Probeer het in 2018 eens uit! Het is even wennen, maar al snel wil je niet meer anders.

Conclusie
Zoals je hebt kunnen lezen is techniek niet meer de beperkende factor, maar steeds vaker de mens. Met de zeven trends in dit rapport hebben we getracht een beeld te schetsen van de diverse manieren waarop organisaties beter, flexibeler en efficiënter met hun vergaderingen om kunnen gaan.

De papierloos vergaderen trends voor 2018 zijn er op gericht om tijd zo efficiënt mogelijk te besteden. Door op iedere tijd en plaats te kunnen werken, onnodige handelingen te vermijden en het aantal en de tijd van vergaderingen zoveel mogelijk te beperken.

Met slimme technologische oplossingen is je organisatie klaar voor de volgende stap in digitaal werken. De vraag is, ben jij er klaar voor?

Bron: Doclogic

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Doclogic te bekijken