• Home
• Nieuws

'Digitalisering huurinspectieproces vermindert fouten en vergroot efficiency'

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 11 May 2016

Met huizen in ongeveer honderdtachtig gemeenten is het inspectieproces bij woningcorporatie Woonzorg Nederland een lastige. De seniorenhuisvester maakt hierbij gebruik van Key2Inspecteur, de inspectiesoftware van Centric. Afgelopen maand breidde Woonzorg Nederland  het gebruik van deze software uit over enkele nieuwe clusters, waarmee het inspectieproces nog vloeiender en efficiënter moet verlopen. Een gesprek met  Functioneel Applicatie Beheerders André Meijer (links), Judith Bolt-Mathezing (midden) en Barbara Peet-Kooij (rechts) over het efficiënt uitvoeren van wijkinspecties bij een landelijk werkende organisatie.

Woonzorg koos een paar jaar geleden al voor de software van Centric. Barbara: "Op dat moment gingen wij Key2Wocas gebruiken, en daarom hebben wij toen ook voor Key2Inspecteur gekozen. Samen is besloten dat wij mee zouden denken en een voortrekker zouden worden van de software. Dat hield in dat wij konden aangeven wat onze wensen waren en dat deze in Key2Inspecteur zouden worden verwerkt."

Einde van papier
Net als veel andere corporaties gingen de huurinspecties bij Woonzorg voor de komst van Key2Inspecteur met pen en papier. "Dit bracht veel problemen met zich mee, zoals onduidelijke rapportages of tijdsverlies door het moeten uitvoeren van extra handelingen," vertelt André. "De rapporten moesten naderhand ook worden gearchiveerd in ons archiefsysteem, anders was het helemaal niet opvraagbaar voor andere medewerkers. Dit zorgde er uiteindelijk voor dat bij het opmaken van de eindnota het inspectieformulier vaak nog niet gearchiveerd was, of dat door onleesbaarheid niet duidelijk was of doorbelastingen waren doorgevoerd. Verschillende processen moesten hierdoor op elkaar wachten voordat ze konden worden afgerond. Met vertragingen voor Woonzorg en de huurder tot gevolg."

Juiste manier
Deze handelingen zijn met de komst van de software van Centric geautomatiseerd en vereenvoudigd. Maar daar houdt het niet op voor Woonzorg. Judith: "Onze grootste uitdaging is alle inspectiegegevens zo snel mogelijk op de juiste plek krijgen, zoals de backoffice of de aannemer die werkzaamheden moet gaan uitvoeren. Wij willen daarbij ICT gebruiken om het proces rondom huuropzegging en inspecties zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Daarom is naast Key2Inspecteur  een workflow ingericht als procesondersteuning.  Dit zorgt er bijvoorbeeld voor dat wijzigingen in het correspondentieadres bij de backoffice terechtkomen, die verdere wijzigingen in Key2Wocas doorvoert. Ook uitgaande facturen voor de huurder, werkbonnen voor aannemers en ingebrekestellingsbrieven worden automatisch aangemaakt en klaargezet. Het hele proces - van binnenkomst tot de eindnota - loopt op deze manier meer gestroomlijnd."

Blije gezichten
"We hebben eerst een tijdje de software op laptops gebruikt, ten tijdje dat wij nog een eigen Dienst Klein Onderhoud hadden en deze onderhoudsmensen de inspecties deden," legt Barbara uit. "Inmiddels doen onze bewonersconsulenten de inspecties met  hun tablet. De eerste pilot had tien 'superusers', bewonersconsulenten die als proefpersoon het testen op zich hebben genomen, die door het hele land in twaalf clusters verdeeld zijn. Sinds een aantal weken zijn we Key2Inspecteur door het land aan het uitrollen en wordt deze groep uitgebreid naar 120 werknemers."

Deze bewonersconsulenten ondervinden volgens André de grootste voordelen van de software. "Met Key2Inspecteur loopt het gehele proces vlotter en vollediger. Je hoeft bijvoorbeeld niet meer handmatig de prijzen van onderdelen op te zoeken, met daarbij de bijkomende mogelijkheid tot fouten en onduidelijkheden. Ook huurders hebben een betere ervaring door Key2Inspecteur. De papieren inspecties waren vaak niet goed leesbaar, maar nu krijgt men een afgedrukte versie van de opname de volgende dag thuisgestuurd. Hierdoor creëer je meer duidelijkheid richting je klanten."

Aanvangsinspecties
Woonzorg Nederland hoopt binnenkort haar inspectiesoftware verder uit te breiden. "Op dit moment doen we alleen de eindinspecties met Key2Inspecteur," legt Judith uit. "Graag zouden wij binnen een paar maanden ook de aanvangsinspecties met de software willen doen, en willen wij ook documenten en foto's door kunnen sturen via Key2Inspecteur. Zo worden onze huurinspectieprocessen nog efficiënter."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 4 mei 2016