• Home
• Nieuws

Digitalisering: een stap verder met Mareon

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 20 October 2014

Het vergroten van de efficiency is momenteel een belangrijk issue bij corporaties. Het verder digitaliseren van de bedrijfsprocessen kan een belangrijke rol spelen bij het bereiken van dit doel.

Aareon biedt een uitgebreid scala van toepassingen die, onder andere met de inzet van portalen, een verdergaande digitalisering van de processen ondersteunt. Mareon is een in Duitsland bekende ontwikkeling van onze moederorganisatie, die nu ook in Nederland wordt geïntroduceerd: het digitale loket voor opdrachtverstrekking, bestellen, gereedmelden en facturatie.

Mareon en het proces Niet Planmatig Onderhoud
Het proces Niet Planmatig Onderhoud (reparatieverzoeken) bevat alle handelingen vanaf de intake van het reparatieverzoek tot en met de financiële afwikkeling. In het onderstaand schema en de bijbehorende toelichting staat aangegeven hoe het leveranciersdeel van dit proces met behulp van Mareon wordt ondersteund.

Na de intake wordt de opdracht aangemaakt en deze wordt verstrekt aan de eigen dienst of aan een leverancier. In dit laatste geval wordt de opdracht direct op Mareon geplaatst. De leverancier kan indien gewenst ook via e-mail of sms op de hoogte worden gesteld van de nieuwe opdracht.

Als de leverancier de opdracht accepteert, kan de planning worden geregistreerd. Deze zal dan direct voor de corporatie en de huurder inzichtelijk zijn.

Vervolgens zullen op de geplande dag de werkzaamheden worden uitgevoerd.

Zodra de werkzaamheden gereed zijn, kan de leverancier deze afmelden op Mareon. Ook dit kan de corporatie direct zien.

Tenslotte kunnen de factuurgegevens en de digitale factuur via Mareon direct bij de corporatie worden geregistreerd.

Mareon als onderdeel van de totale keten
Mareon optimaliseert het leveranciersdeel van het proces Niet Planmatig Onderhoud. De totale digitalisering van dit proces kan een nog verdergaande efficiencyverbetering opleveren.

De intake van het reparatieverzoek kan de huurder zelf doen in Flexiciel, het klantportaal van Aereon, en hij kan de reparatie hierin ook meteen plannen. In dit klantportaal kan de huurder de werkzaamheden ook volgen. Na gereedmelding kan de corporatie automatisch een tevredenheidonderzoek bij de huurder uitvoeren

De afhandeling van de opdracht door de leverancier vindt plaats met ondersteuning van Mareon, zoals hierboven beschreven

Tenslotte zal de factuur die door de leverancier via Mareon wordt aangeboden rechtstreeks in de routing van de facturen terechtkomen. De factuur wordt dus niet handmatig vastgelegd of ingescand. De factuur zal automatisch worden gekoppeld aan de opdracht, en - indien deze matchen - zal de factuur direct en automatisch gereedgezet worden voor betaling.

Verdere mogelijkheden Mareon
Naast de hierboven beschreven mogelijkheden biedt Mareon ook nog de volgende functionaliteit:
1. Rechtstreeks koppelen aan het ERP van de leverancier.
Als uw leverancier een systeem heeft dat kan communiceren via de Sales-in-de-Bouw standaard, dan biedt Maereon ook de mogelijkheid om de opdrachten direct digitaal aan het systeem van uw leverancier aan te bieden en de actie die de leverancier vervolgens uitvoert ook vanuit zijn ERP direct digitaal aan uw systeem aan te bieden.
2.Bestellen van magazijnvoorraden.
Vanuit de module Voorraad van Tobias AX kunnen de bestellingen direct via Mareon digitaal bij uw leverancier worden aangeleverd. Ook de afhandeling van de pakbonnen en de facturering zijn ondergebracht in Mareon.

Toekomstige ontwikkelingen
De ontwikkeling van Mareon heeft zich primair gericht op de ondersteuning van het proces Niet Planmatig Onderhoud, maar er zit nog meer in het verschiet. Er zijn natuurlijk nog meer leveranciersprocessen waarin via een opdrachtverstrekking werkzaamheden aan leveranciers worden uitbesteed. Deze processen zijn stuk voor stuk geschikt om met Mareon te ondersteunen.

Enkele voorbeelden hiervan:
1.Opdracht verstrekking vanuit het proces Planmatig Onderhoud
2.Opdracht verstrekking vanuit het proces Nieuwbouw
3.Opdracht verstrekking vanuit andere (aanbestedings)projecten

Gezien de structuur van de opdrachtverstrekking in Tobias AX is de introductie hiervan in Mareon een kwestie van tijd en prioritering. Bovendien valt het samen met de ontwikkeling van de procuratieregeling voor de opdrachtverstrekking. Hiermee worden in feite aan de voorkant van het proces de voorwaarden voor het accepteren van de factuur, die later volgt, al vastgelegd. Het efficiencyvoordeel hiervan is evident.

Cloud-oplossing
Mareon is ontwikkeld voor de cloud. Het is dus een web-based oplossing. Mareon wordt aangeboden vanuit het zeer streng beveiligde datacenter van Aareon in Mainz, dat aan de hoogste veiligheidseisen voldoet. Dit biedt u de volgende voordelen:
- Altijd benaderbaar
- Integrale updates - de nieuwe release worden door Aareon beheerd en geplaatst.
- Geen eigen beheer - de oplossing wordt door Aareon beheerd. U heeft hier geen omkijken naar.

Samenvattend
Mareon biedt in het leveranciersportaal onder meer:
- Synchronisatie met uw ERP.
- Inzicht in de werkvoorraad door uw leveranciers
- Accepteren, plannen en gereedmelding automatisch doorgeven
- Facturen digitaal aangeleverd, geen handmatige verwerking meer nodig
- Ondersteuning van Sales-in-de-Bouw
- Inzage door de leveranciers in de afgehandelde verzoeken
- Signalering naar de leverancier bij een nieuwe opdracht
- Digitaal bestellen magazijnvoorraden

Voordelen Mareon
Mareon maakt het mogelijk om samen te werken met uw leveranciers en tegelijkertijd kosten te besparen. Hieronder zetten we de voordelen nog even op een rijtje.
- Lagere kosten door tijdwinst en minder fouten.
- Verhoogt reactiesnelheid en daarmee uw serviceverlening.
- Versnelt de tijd dat een factuur kan worden afgehandeld en betaald
- Snelle, gecontroleerde en gestroomlijnde processen en procedures
- Hogere productiviteit en kwaliteit, meer efficiëntie.
- 7x24 online dienstverlening
- Actieve signalering voor uw leveranciers
- Bewezen technologie

Maak kennis met Mareon op 28 oktober a.s.
Tijdens de bijeenkomst 'Maak kennis met onze nieuwkomers' op 28 oktober a.s. wordt uitgebreid aandacht aan Mareon besteed. Wij willen u dan ook van harte uitnodigen om hierbij aanwezig te zijn.

Bron: Aareon


Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Aareon in de CorporatieGids 2014 te bekijken.