• Home
• Nieuws

Denk na over de continuïteit in je salarisadministratie

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 29 October 2024

Aan het woord is Klaas Vos, manager Managed Services bij Peple. Managed services is de afdeling binnen Peple waar de salarisadministraties van klanten worden uitgevoerd.

Wat is je rol binnen Peple en kun je daar wat meer over vertellen?
Vanaf  ongeveer 2005 is mijn passie voor HR en salarisadministratie gestart en via PostNL en een zorginstelling die ook Visma applicaties gebruikte ben ik met Visma in contact gekomen. Vervolgens ben ik bij Visma in dienst getreden. In 2019 ben ik toen teammanager van Managed Services geworden.

Ik geef nu leiding aan 13 mensen van afdeling Managed Services binnen Peple, een mooie club ervaren routiniers. Met mijn mensen doen wij de maandelijkse payroll verwerking van een 80 tal klanten zodat er elke maand een up to date loonstrook wordt verstrekt. Onder payrolling wordt verstaan de verwerking van complexe salarismutaties, afdracht van loonheffingen, de uniforme pensioenaangifte (UPA) en het leveren van vele rapportages (sepa bestanden, journaalposten, digitale stroken etc). Dit doen we uiteraard met de HRM & Payroll software van Peple. Met deze gebruiksvriendelijke software worden mutaties in bijv. salaris, pensioenen en vergoedingen `real time’ verwerkt, zodat er direct een up to date loonstrook beschikbaar is. Wat uniek is, is dat elke klant een eigen persoonlijk aanspreekpunt heeft. Klanten vinden het heel plezierig om te ervaren dat zij bij vragen persoonlijk worden geholpen en hun hulpvraag niet op een spreekwoordelijke stapel terecht komt. Persoonlijk contact is een absolute meerwaarde. We hebben daardoor veel en zeer tevreden klanten bij woningcorporaties, zorginstellingen en de zakelijke markt.

Wat vind je het leukste aan werken bij Peple?
Het leukste aan het werken bij Peple is dat ik werk in een hecht team waarin men klaar staat om elkaar te helpen en van elkaar te leren, waardoor we ook onze klanten uitstekend kunnen helpen. We hebben zeer ervaren medewerkers die de anderen begeleiden en ondersteunen om kennis en ervaring aan te scherpen. Dus people first! Payrolling is een specialisme waar geen directe opleiding voor is. Na een administratieve opleiding moeten de fijne kneepjes van het vak door een aanvullende opleiding (PDL) maar vooral door veel ervaring worden bijgebracht. Alle medewerkers zijn overigens Nirpa gecertificeerd (permanente educatie).

Wat is de grootste uitdaging?
De kennis en bezetting moeten op sterkte zijn en blijven. Ons kennisniveau is hoog maar tegelijkertijd is het niet eenvoudig om nieuwe mensen te vinden omdat er geen standaard opleiding is om salarisadministrateur te worden. Deze problematiek ondervinden onze klanten ook waar bijvoorbeeld door het vertrek/pensioen van een salarisadministrateur een gat ontstaat dat niet meteen kan worden ingevuld. Hierin kan Peple dan op inspringen door het ontstane gat in te vullen door een ervaren medewerker in te zetten. Peple stroopt dan echt de mouwen op om de klant op dat moment te helpen! We starten binnenkort een traineeship op om via “interne kweek” voldoende capaciteit aan onze nieuwe en bestaande klanten te leveren. Klaas noemt vaak “Eén is geen” waarmee hij bedoelt dat het leunen op 1 medewerker met kennis geen waarborg is voor de continuïteit binnen de organisatie voor de salarisadministratie. Peple Managed Services kan die continuiteit wél bieden. Voor sommige klanten is dat wel een drempeltje. Een klant moet het vertrouwen krijgen om deze taak aan een andere organisatie over te dragen. Bij ons is dit echt in goede handen, vervolgt Klaas, zeker gezien het groot aantal tevreden klanten die dit kunnen bevestigen en het zorgvuldige intakeproces dat wij bieden.

Heb je nog tips?
Er is veel meer mogelijk in het HRM& Payroll systeem dan je in eerste instantie denkt. Dus laat je door ons adviseren over de mogelijkheden. Veel klanten staan nog maar aan het begin van de wat er mogelijk is in het systeem, maar er is nog veel meer efficiency te bereiken door workflows, sjablonen en digitale handtekeningen. En voorts: denk goed na hoe je als organisatie continuïteit biedt in je salarisadministratie!

Bron: Peple, Foto: Peple