• Home
• Nieuws

De Woonplaats, Welbions en Domijn: Eén ERP-systeem geeft impuls aan onze samenwerking

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 23 November 2015

Waar medewerkers van één woningcorporatie het soms al moeilijk vinden om een nieuw ERP-systeem te kiezen, doen drie woningcorporaties uit het oosten van Nederland dat op dit moment samen. Komen de wijzen echt uit het Oosten? ‘’Samen selecteren is een wijs besluit,’’ zeggen de directeur-bestuurders Frans Kooiker van De Woonplaats en Jan Salverda van Domijn uit Enschede, mede namens directeur-bestuurder Harry Rupert van Welbions.

Download hier het originele artikel uit CorporatieGids Magazine editie november 2015

Frans Kooiker, woonachtig in Friesland, is nu drie jaarbestuurder bij De Woonplaats in Enschede. Daarvoor was hij zes jaar bestuurder bij WoonFriesland, elf jaar bestuurder van een sociale werkvoorziening in Friesland en werkte eerder voor KPN en voorlopers van EY. Jan Salverda, Fries van origine maar woonachtig in Haaksbergen, werkt sinds 1991 in de volkshuisvesting en maakte zijn entree bij een voorloper van het huidige Domijn in Enschede. In 1998 werd Jan directeur van woningstichting Lucht en Licht in Haaksbergen, dat later opging in een fusie dat leidde tot het huidige Domijn Enschede, waar hij sinds juli 2007 directeur-bestuurder is.

WoON Twente
Op de vraag of de drie Twentse woningcorporaties op meer vlakken samenwerken dan alleen op het gebied van gezamenlijke selectie, inkoop en implementatie van één ERP-systeem zegt Jan: ‘’In Twente zijn alle corporaties al geruime tijd gewend om samen te werken in de vereniging WoON Twente. ‘’Dan kom je elkaar tegen en bespreek je hoe je dingen in Twente slimmer en beter kunt doen. Denk aan de opvang van dak- en thuislozen, duurzaamheid, sloop- en nieuwbouwplannen, de bestrijding van krimp of inderdaad zaken op het gebied van bedrijfsvoering en ICT’’.

Netwerkstad
Frans vult aan: ‘’De beweging naar meer samenwerken zagen we als corporaties ook bij de steden in Enschede ontstaan. Deze steden willen een netwerkstad worden met één superwethouder voor wonen. Als dat gaat gebeuren, zo waren wij corporaties van mening, zullen we zelf de handen ook meer in elkaar moeten slaan.’’

Zaadje geplant
‘’Als je richting een netwerkstad gezamenlijk wilt optrekken, moet je wel je gegevenshuishouding goed op orde hebben,’’ zegt Jan. ‘’Een paar jaar geleden al is door de manager bedrijfsvoering van Domijn, Jeroen Zandbergen, het zaadje geplant om op het vlak van bedrijfsvoering en ICT de samenwerking te intensiveren. Tijdens gesprekken tussen Jeroen en zijn collega’s Erwin Hofhuis van De Woonplaats en Arjan Seppenwoolde van Welbions werd al snel duidelijk dat de drie corporaties qua omvang en uitdagingen erg op elkaar lijken. ‘Zouden we ons werk niet beter en efficiënter kunnen doen als we allemaal over hetzelfde gereedschap beschikken?’ Die hamvraag van toen ligt ten grondslag aan de gezamenlijke keuze van één ERP-systeem.’’

Wijs besluit
Volgens Jan en Frans is samen selecteren, kiezen en implementeren een wijs besluit. Frans: ‘’Het is een ingewikkeld proces. Hoe stel je de juiste vragen aan de markt? Wat verwachten wij van een nieuw ERP-systeem? Dat we dit met drie corporaties samendoen is een eerste stap, één die al direct inkoopvoordeel oplevert. Vervolgens gaan we telkens een stap verder en door de inrichting van het systeem op elkaar af te stemmen, kunnen we slimmer gebruikmaken van elkaars capaciteit en het beheer efficiënter organiseren. Naast wijsheid komt er ook geluk bij kijken. Er moet wel een klik zijn tussen de mensen en daarvan is gelukkig sprake, op alle niveaus.’’

Autonomie
Een succesbepalende factor daarvoor is volgens Jan het inleveren van autonomie. ‘’Die bereidheid is er niet alleen op bestuurlijk niveau, maar ook de mensen die het werk doen snappen dat. Dat is ook de enige manier waarop het werkt. Samenwerken kun je niet vanuit de systeemwereld organiseren en afdwingen met regels, straffen en belonen. Het moet als vanzelf ontstaan in de leefwereld.’’

Dezelfde momenten, dezelfde dingen
Hij vervolgt: ‘’Als bestuurders hebben we gezegd dat we de condities willen scheppen waardoor er nog meer met elkaar kan worden samengewerkt. Onze medewerkers zelf zijn er namelijk ook van overtuigd dat we op dezelfde momenten dezelfde dingen aan het doen zijn. We willen toe naar een standaard werkwijze voor alle zaken die vanuit de systeemwereld op ons afkomen en voor de processen die in ‘de echte wereld’ plaatsvinden. Al die processen willen we op dezelfde wijze implementeren binnen het ERP-systeem van onze keuze.’’

Fit and proper
Het gezamenlijke selectietraject en de implementatiebegeleiding wordt verzorgd door adviesbureau Andersom. ‘’Bij het selecteren van het bureau hebben wij een fit and proper test gedaan,’’ zegt Frans met een knipoog naar de verplichte fit en proper test voor bestuurders. ‘’Bij het selecteren van een ERP-systeem zijn vier actoren betrokken, de Betalers, de Gebruikers, De Makers en de Beheerders. In Andersom zagen wij een partij die de actoren in evenwicht weet te brengen. Ze kennen de makers, spreken de taal van de beheerders, zorgen ervoor dat gebruikers kennismaken met de systemen en blijven de betalers voortdurend kritische vragen stellen.’’ De kritische vraag of alle drie de partijen zich conformeren aan de uitkomst van het selectietraject is door Jan en Frans niet moeilijk te beantwoorden. ‘’Ja. Het zal voor twee van de drie van ons een behoorlijk implementatietraject worden omdat ze gaan overstappen naar een ERP-systeem van een nieuwe leverancier. We gaan niet allemaal tegelijkertijd over, maar starten bijvoorbeeld eerst bij De Woonplaats, uiteraard met grote betrokkenheid van medewerkers van Domijn en Welbions om hiervan te leren’’.

Fusie
Het woord fusie wordt door de heren niet gebruikt. ‘’Omdat we daar niet mee bezig zijn en omdat de vorm waarin je de samenwerking giet, niet het meest belangrijk is,’’ licht Jan toe. ‘’Misschien kom je over een aantal jaren tot de conclusie dat het beter is om vanuit één organisatie te werken, misschien kom je tot andere conclusies. Fusie als doel op zich is iets ouderwets uit de systeemwereld”. Frans vult aan: ‘’Over de omvang van De Woonplaats kun je van alles zeggen. Zijn we groot genoeg om aan de wensen en eisen van de systeemwereld te kunnen blijven voldoen? Misschien zijn we wel te klein als je het hebt over zaken als ICT en HRM en is schaalvergroting op dat niveau nodig. Het belangrijkste is echter dat we met de poten in de wijk kunnen blijven staan. Daar moet je juist weer niet te groot voor zijn en misschien wel defuseren. Dus zijn we in de wijken ook in samenwerkingsverbanden actief, want samen kun je meer. Het gaat er niet om wie het probleem oplost, als het maar wordt opgelost. De organisatiebelangen binnen samenwerkingsverbanden worden steeds minder dominant. Het gaat om de samenwerking en niet om het verband.’’

Impuls
Als voordeel van het hebben van eenzelfde ERP-systeem zien de heren vooral de enorme impuls die het geeft aan de samenwerking. ‘’Hetzelfde gereedschap, dezelfde werkprocessen; het maakt het uitwisselen van werk en medewerkers een stuk eenvoudiger. Ik ben ervan overtuigd dat wanneer je middelen efficiënter en effectiever kunt inzetten, dit automatisch tot een intensievere samenwerking leidt. Je kunt elkaar helpen en versterken waar nodig,’’ zegt Frans. Jan vult aan: ‘’Het is toch te gek – dat zijn mijn woorden – dat er een busje van De Woonplaats en Domijn achter elkaar door dezelfde straat rijden? Dan kan ik als bestuurder mooie beleidstaal uitspreken, maar het gaat erom hoe we het in de wijken doen. Wat ik dan mooi vind, is dat je nu ziet dat vanuit onze organisaties zelf de vraag komt of we het niet gezamenlijk kunnen doen. De mensen die het echte werk doen, moet je elkaar laten opzoeken en bij elkaar in de keuken laten kijken. Wij zien dat nu gebeuren en dat is fantastisch.’’

Bron: CorporatieGids Magazine