Gebruiken onze medewerkers eigenlijk AI, en gebeurt dat veilig? Die vraag komt steeds vaker op tafel bij management en bestuur. Het eerlijke antwoord is vaak: waarschijnlijk wel, maar we weten niet precies waarvoor en met welke gegevens. Dat geldt niet alleen voor AI. Ook bij e-mail, chat en het delen van bestanden ontstaan risico’s meestal op momenten die niemand ziet.
Joost Grunwald, Chief Technology Officer bij CSS, kijkt daar vanuit de praktijk naar:
Medewerkers willen gewoon hun werk goed doen. Ze weten ook veel, want corporaties investeren al jaren in awareness. Maar met een huurder aan de telefoon en een volle mailbox kan iedereen een keer een verkeerde klik maken. Dan helpt het als de omgeving je op het juiste moment een seintje geeft.
Bij WMIP en CSS vinden we dat veilig werken niet alleen afhangt van wat medewerkers weten, maar ook van de hulp die ze krijgen op het moment zelf. Wocosense ondersteunt medewerkers bij risicomomenten in hun dagelijkse werk, en laat de organisatie zien waar werkafspraken beter kunnen.
Het verhaal achter een AI-prompt
Neem een woonconsulent die een brief moet schrijven aan een huurder met een betalingsachterstand. De toon moet zorgvuldig zijn, en het is druk. Ze opent een AI-chatbot en plakt de conceptbrief erin, met de naam van de huurder, het adres en het openstaande bedrag. Ze vraagt de tool om de tekst vriendelijker te maken.
Op dat moment verlaten persoonsgegevens de organisatie, naar een dienst waarover geen afspraken zijn gemaakt. De Autoriteit Persoonsgegevens ziet dit soort situaties steeds vaker terug in datalekmeldingen. Niet uit onwil: de woonconsulent wilde de huurder juist goed helpen.
“Een verbod werkt in de praktijk niet,” zegt Joost. “Mensen zoeken dan een omweg. De vraag is niet óf medewerkers AI gebruiken, maar hoe je zorgt dat het veilig kan.”
Een seintje op het juiste moment
Wocosense werkt in de tools waar medewerkers al mee werken: e-mail, Teams, WhatsApp en AI-chatbots zoals ChatGPT en Copilot. Wanneer de woonconsulent op verzenden klikt, herkent Wocosense de naam, het adres en het bedrag in de tekst. Ze krijgt een waarschuwing met praktisch advies, bijvoorbeeld om de persoonsgegevens weg te laten of te laten maskeren. Daarna kan ze verder met haar werk. De brief wordt beter, en de gegevens blijven waar ze horen.
Hetzelfde geldt voor een uitnodiging aan veertig huurders met alle adressen zichtbaar in de cc, een bijlage met persoonsgegevens die naar een extern adres gaat, of een inlogpagina die er precies zo uitziet als die van Microsoft. Afhankelijk van de instellingen waarschuwt Wocosense, maskeert het gegevens of houdt het een bericht tegen.
Het handelingsadvies is daarbij misschien wel het belangrijkste onderdeel. Praktisch advies helpt medewerkers om de kennis uit een awareness-training direct toe te passen. Zo krijgen ze tijdens het werk hulp op het moment dat het ertoe doet.
Van patroon naar betere afspraken
Eén waarschuwing helpt één medewerker. Een patroon helpt de organisatie. Stel dat blijkt dat collega’s van het team Wonen vaker AI-tools gebruiken voor brieven aan huurders. Dat zegt iets over een behoefte in het werk. Misschien is er een goedgekeurde AI-omgeving nodig, of zijn duidelijkere afspraken nodig over wat wel en niet kan. Ook apps en AI-tools die zonder medeweten van de organisatie in gebruik zijn, worden zo zichtbaar.
“Als dezelfde waarschuwing vaak afgaat, is de vraag niet waarom mensen fouten maken,” zegt Joost. “De vraag is of de werkwijze klopt.”
Daarom verbinden we Wocosense met Wocofort en Wocoguard. De geanonimiseerde inzichten uit Wocosense komen in Wocofort terecht, waar ze aanleiding kunnen geven om werkafspraken, maatregelen of het awareness-programma bij te stellen. Wocoguard brengt daarnaast de technische kant in beeld. Zo komen gedrag, techniek en afspraken bij elkaar.
Privacy van medewerkers voorop
Wie de privacy van huurders serieus neemt, doet dat ook voor collega’s. Wocosense is gebouwd volgens privacy by design. De detectie gebeurt lokaal op het apparaat, en de inhoud van berichten verlaat dat apparaat niet. Beheerders zien alleen geanonimiseerde trends, en signalen zijn niet terug te leiden naar een persoon. De woonconsulent uit het voorbeeld krijgt dus hulp, maar wordt niet gevolgd. Bij de invoering hoort een zorgvuldig proces, met een DPIA en het gesprek met de ondernemingsraad. Daar helpen we corporaties bij.
“De medewerker ziet elke waarschuwing zelf,” zegt Joost. “Er gebeurt niets achter iemands rug om. Het is geen controle-instrument, maar een hulpmiddel dat naast je staat.”
Wocosense is de corporatievariant van Deflecta, een Nederlandse oplossing die ook in het onderwijs en andere sectoren wordt gebruikt.
Dat levert ieder iets op. Medewerkers kunnen AI en e-mail met meer vertrouwen gebruiken. De privacy officer ziet waar het in de praktijk bijna misgaat, en heeft minder datalekken te beoordelen. Wie awareness organiseert, ziet waar trainingen nog niet landen. En wanneer management of bestuur opnieuw vraagt of AI veilig wordt gebruikt, ligt er een beeld van hoe en waar dat gebeurt, zonder dat medewerkers zijn gevolgd.
Joost vat het samen:
Een datalek netjes melden is belangrijk. Het voorkomen is nog beter. Als we medewerkers kunnen helpen op het moment dat het ertoe doet, zonder ze te wantrouwen, beschermen we samen het vertrouwen van huurders.
Ervaar Wocosense zes maanden gratis
Wil je ervaren hoe Wocosense medewerkers helpt om veilig te werken op het moment dat het ertoe doet? Tijdens de Cyber Security Awareness-maand bieden we zes maanden gratis toegang tot Wocosense, zonder implementatiekosten.
