• Home
• Nieuws

De Twentse Drie over het gezamenlijk implementeren van een ERP-systeem

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 19 July 2017

Als het gaat om het implementeren van ERP-systemen gaan steeds meer woningcorporaties samenwerken, zodat zowel tijdens de implementatie als tijdens beheer voordelen kunnen worden behaald. SWEMP en ProSiWo zijn hier voorbeelden van. Ook De Twentse Drie, bestaande uit Domijn, Welbions en De Woonplaats, hebben besloten om over te stappen op hetzelfde primaire systeem en hun processen op elkaar af te stemmen. Hiervoor werd in 2016 het project ‘Samen Slimmer’ gestart. Domijn en Welbions zijn inmiddels succesvol live gegaan met Dynamics Empire van Cegeka-dsa. De live-gang van De Woonplaats staat gepland op 19 juni en mede dankzij de samenwerking verwacht De Woonplaats een soepele live-gang tegemoet te gaan. CEPO heeft de testtrajecten van de organisaties ondersteund en vroeg De Twentse Drie naar hun ervaringen. Wat zijn de voor- en nadelen van samenwerken en welke tips willen zij andere corporaties meegeven?

Wat zijn de voordelen van samenwerken?
Op de vraag wat het grootste voordeel is van samenwerken komt een eensgezind antwoord van De Twentse Drie: Bij elkaar in de keuken kunnen kijken en van elkaar leren! “Een mooie gedachte is dat we op hoofdlijnen allemaal hetzelfde doen en met dezelfde wet en regelgeving te maken hebben. Door over de processen hoog na te denken met elkaar en de Best Practice te vergelijken zijn voor alle drie de corporaties de processen vergemakkelijkt. Je komt erachter dat er soms overbodige stappen in het proces zitten.” Door met elkaar kritisch naar de processen te kijken kan je van elkaar leren en kan je je eigen proces dus efficiënter maken. “We zijn heel open naar elkaar geweest in waar we in onze processen tegen aan liepen en met elkaar bespraken we oplossingen. Als een corporatie tegen een probleem aan liep en een ander had dat probleem al getackeld, kan je heel goed van elkaars kennis en kunde gebruik maken.”

Dit levert direct nog een voordeel op. De werknemers van Domijn, Welbions en De Woonplaats weten elkaar namelijk in het vervolg te vinden. “Wat heel mooi is aan de samenwerking is dat je elkaar leert kennen, je weet waar anderen mee bezig zijn, hoe ze werken en wat ze onderzoeken. Je bent dus aan het netwerken. Die contacten die je legt zijn blijvende contacten en je weet elkaar voortaan te vinden.”

De organisaties doorliepen alle drie een soortgelijk implementatieproces en behaalden hierdoor ook een efficiëntieslag. “In het uitwisselen van ervaringen en documenten zit een groot voordeel. Als een corporatie een draaiboek live-gang heeft gemaakt, kunnen de anderen dit als voorbeeld nemen. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor de wijze waarop je TestMonitor inzet of wat aandachtspunten zijn bij een conversie.” De corporaties hoefden dus niet apart van elkaar het wiel uit te vinden.
De Twentse Drie geven aan dat samen inkopen uiteraard een financieel voordeel oplevert. Ze hebben gekozen voor Dynamics Empire en maken naast dit primaire systeem ook gebruik van verschillende randsystemen om hun werk te vergemakkelijken. Als een van de corporaties al gebruik maakt van een pakket, kunnen de anderen ervaren of dit ook een waardevolle aanvulling zou zijn voor hun werkzaamheden. “Je kunt direct in de praktijk bij elkaar zien hoe een pakket werkt en wat de voor- en nadelen zijn.” Ook bij de pakketkeuze was bij elkaar in de keuken kijken dus een groot voordeel. “Daarnaast kunnen we door dezelfde inrichting makkelijk cijfers en ontwikkelingen met elkaar vergelijken, wat waardevol is voor deze regio. Dit was anders lastig geweest.”

Zijn er ook nadelen van samen implementeren?
Over het algemeen zien De Twentse Drie veel voordelen van samen implementeren, maar ze hebben ook een aantal nadelen ervaren. Drie verschillende organisaties betekende namelijk ook drie verschillende culturen. “Vooraf zijn de cultuurverschillen van de corporaties onderschat en is er veel tijd besteed aan het elkaar overtuigen dat het eigen proces het beste was, in plaats van te werken vanuit de gezamenlijkheid en de Best Practice van Cegeka-dsa. Er is wel gestreefd om te werken volgens de Best Practice, maar dat was een Best Practice ‘mits’ en dat gaf ruimte. Daardoor gaat iedereen toch weer naar zijn eigen processen en cultuur toe.” De projectleiders geven aan dat dit erg veel tijd heeft gekost. “Het zijn drie verschillende bloedgroepen en je moet elkaar daarin leren kennen en dat heeft tijd nodig.” Enerzijds wordt dit gezien als een nadeel omdat er veel afgestemd moest worden. Anderzijds erkennen De Twentse Drie dat dit tegelijkertijd een voordeel was doordat ze van elkaars sterke punten hebben geleerd.

Daarnaast brachten de verschillen tussen De Twentse Drie met zich mee dat het nemen van beslissingen soms meer tijd koste dan gewenst. “De beslissingsbevoegdheden waren bij de drie corporaties niet gelijk, wat het soms moeilijk maakte om knopen door te hakken.” De snelheid van de besluitvorming verschilde ook sterk per organisatie. Dit zorgde soms voor vertraging.

De Twentse Drie zijn gezamenlijk gestart met het project Samen Slimmer, maar de live-gangen waren niet op hetzelfde moment gepland. Eerst is Domijn live-gegaan, gevolgd door Welbions en als laatste De Woonplaats. Na een aantal maanden zijn de corporaties apart van elkaar verder gegaan. “Doordat Domijn voorop liep werd dat eerst de standaard. Toen de corporaties los van elkaar verder gingen, is er opnieuw naar dezelfde onderwerpen gekeken en ga je deels toch terug naar je eigen proces.” Na de live-gang van Domijn zijn Welbions en De Woonplaats nog een tijd samen verder gaan implementeren. Sommigen geven aan dat voor hun gevoel dit proces te lang heeft geduurd omdat dit veel tijd en energie kost. In hun ogen was het zinvoller geweest eerder corporatie specifiek te gaan werken. Dat de trajecten niet geheel tegelijkertijd liepen had dus een nadeel, maar bracht ook een voordeel met zich mee. “Het meekijken met voorlopende trajecten zorgt ervoor dat je inzicht krijgt in bijvoorbeeld de planning en de inzet van TestMonitor en de valkuiltjes die anderen tegenkomen die je daarna zelf makkelijker kan tackelen.”

De Twentse Drie hebben voor de samenwerking gekozen voor één projectlocatie waar zij gezamenlijk konden werken. Dit bracht de projectgroepen van de verschillende corporaties dichterbij elkaar, maar zorgde er ook voor dat er meer afstand was tot de rest van de organisaties. “De afstand met de business was groter dan wanneer je in je eigen pand aan het werk bent. Collega’s komen in je eigen pand toch sneller binnen lopen omdat ze nieuwsgierig zijn naar waar je mee bezig bent. Nu zien zij het pakket pas tijdens de opleidingen voor de eerste keer.” Roulatie van de projectlocatie wordt aangedragen als oplossing hiervoor.

Wat heeft CEPO bijgedragen aan het project?
Domijn, Welbions en De Woonplaats hebben de samenwerking met CEPO als erg waardevol ervaren. De Twentse Drie geven aan dat het erg fijn was om de neutrale ogen van CEPO te hebben, daar waar drie verschillende organisaties samenwerken. “Door alle emoties die bij de projectmedewerkers spelen is die neutrale rol heel belangrijk.”

De corporaties vonden het erg fijn werken dat de projectmedewerkers hun bevindingen kwijt konden in TestMonitor en dat CEPO de impact en prioriteit van de issues scherp maakte en hier bij alle partijen actief op stuurde. “De rol van CEPO was heel goed om de medewerkers om tafel te krijgen en ze te bevragen over de objectiviteit van hun bevinding. Wij als projectleiders rapporteerden op de issues en je zag dat dit een goede balans gaf tussen de zaken die aandacht vroegen. Het zorgde er ook voor dat als er blokkerende of grote issues waren er geen discussie over de kwaliteit ontstond waardoor we meteen over konden gaan op de inhoud en mogelijke oplossingen.” De eenduidige vastlegging van de issues voorkwam discussie en zorgde ervoor dat iedereen wist welke zaken zij met prioriteit moesten oppakken.

TestMonitor wordt door De Twentse Drie gezien als een gebruiksvriendelijke tool en de actieve sturing gaf zekerheid dat alles getest was. De combinatie tussen de software en consultancy bleek belangrijk. “TestMonitor is een heel mooi instrument, maar door de hectiek van het project kan je het uit het oog verliezen. De consultants van CEPO maken je telkens weer scherp op welke issues er nog open staan. Als CEPO dat niet had gedaan vraag ik me af of we niet een heleboel dingen vergeten waren.”

Welke tips hebben De Twentse Drie?
Met de ervaringen die Domijn, Welbions en De Woonplaats hebben opgedaan tijdens het project ‘Samen Slimmer’ hebben zij een aantal nuttige tips voor organisaties die ook gezamenlijk willen implementeren. De Twentse Drie geven aan dat ze op hoofdlijnen dezelfde werkzaamheden hebben, maar dat er achter de kleine verschillen vaak hoge emoties zitten.

• Zorg voor een goede balans tussen de zakelijke en menselijke kant van het project is het advies. “Houdt hierbij ook rekening met eventuele cultuurverschillen en maak een plan hoe je deze verschillen kunt overbruggen.”
• “Baken daarnaast goed af wat het project moet opleveren. Bijvoorbeeld samen inkopen, de processen op elkaar afstemmen of in de toekomst het beheren van de software. Ga aan de hand daarvan je project opzetten. Maak daarbij ook een duidelijk plan wanneer je weer corporatie specifiek gaat werken.”
• Stel een goede projectorganisatie aan en zorg voor verbinding tussen het project en de bedrijfsvoering. Betrek het bestuur, het management en de leidinggevenden bij het project en zorg dat medewerkers de tijd krijgen om aan het project te werken. Zorg hierbij dat de beslissingsbevoegdheden van de organisaties op hetzelfde niveau liggen.”
• En een laatste advies: vier de successen die je boekt!”

Zijn de Twentse Drie samen slimmer?
Op de vraag of ze met de kennis van nu wederom gezamenlijk het implementatieproces hadden gedaan antwoorden Domijn, Welbions en De Woonplaats alle drie met ‘Ja’. Ondanks dat er verschillen tussen de corporaties zijn en er aandachtspunten waren, wegen de voordelen zwaarder. Ze hebben elkaar leren kennen en hebben veel van elkaar geleerd. “Ik vond het een inspannend traject en het heeft heel veel tijd gekost, maar uiteindelijk heeft het iets heel moois opgeleverd. Bij live-gang zie je dan dat al die inspanningen van iedereen hebben geloond.”

Bron: CEPO

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van CEPO de CorporatieGids 2017 te bekijken