• Home
• Nieuws

De rol van change management bij de cloud transitie

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 19 July 2018

In gesprekken over de cloud transitie en hoe die zo effectief mogelijk te bewerkstelligen, gaat het – naast architectuur en technologie – al gauw over change management. Hoe krijgen we de IT-organisatie mee in de benodigde veranderingen? Hoe zorgen we voor draagvlak bij het management? Merkt de eindgebruiker eigenlijk veel van de verandering en wat is dan precies de rol van change management? Om dieper op deze vragen in te gaan, een interview met Gijs in ’t Veld, CTO bij Motion10.

Gijs is in zijn rol als CTO bij klanten met name betrokken tijdens de strategie- en architectuurfase van projecten. Door zijn relatie met een aantal strategische klanten weet hij precies wat er in hun business speelt en kan hij telkens blijven bedenken hoe de Microsoft cloud technologie de meeste toegevoegde waarde kan blijven creëren.

Wat is zijn ervaring met en visie op het belang en de rol van change management bij de transitie naar de cloud?

De rol van change management en adoptie
Wat is de rol van change management of adoptie bij de cloud transitie? En wat is daarbij het verschil in impact voor de eindgebruiker en de IT-organisatie?

Gijs: “Voor de meeste mensen in een organisatie verandert er inhoudelijk meestal niet veel door een cloud transitie. De eindgebruiker boeit het dan ook vaak niet echt; behalve dat ze soms te maken krijgen met nieuwe functionaliteit die het leven wat makkelijker maakt. En dat de ontwikkelingen veel sneller gaan en je dus wat vaker veranderingen voor je kiezen krijgt.

Denk bijvoorbeeld aan de overgang van SharePoint on premises naar SharePoint Online: die overgang betekent in principe niet veel voor de processen of het dagelijkse werk. Maar, als je naar SharePoint Online gaat ga je automatisch over naar Office 365. En door naar Office 365 te gaan heb je wel opeens veel meer andere productivity tools tot je beschikking, en daar komen er automatisch steeds nieuwe bij.

De echte change: de IT-organisatie
“De IT-organisatie heeft bij de eerste stappen richting de cloud echter veel meer te maken met echte change. Die gaan daadwerkelijk werken met nieuwe systemen, nieuwe koppelingen en nieuwe processen. Nieuwe manieren van leveren van diensten. De IT-organisatie moet bijvoorbeeld zelf veel meer verantwoordelijkheid gaan nemen op gebied van service delivery. Het hele interne service management verandert; in plaats van een formuliertje naar de hosting provider te sturen krijgen ze zelf nu veel meer verantwoordelijkheid voor veranderende of nieuwe diensten. En daarnaast moeten ze veel meer zelf na gaan denken over end-to-end veiligheid en betrouwbaarheid.”

Management buy-in en draagvlak vanuit de directie
Verschillende klanten vertellen in case studies en andere gesprekken over de stappen die ze hebben moeten nemen om management buy-in of draagvlak vanuit de directie te verkrijgen voor hun cloud-project. Wat zijn hierbij belangrijke overwegingen?

Legacy applicaties en hun trouwe fans
Gijs: “In mijn ervaring gebeurt het tegenwoordig niet meer zo vaak dat een directie of management echt overtuigd moet worden van de cloud; het gaat vaker andersom. De directie wil naar de cloud, want dat is goedkoper en faciliteert snellere time-to-market. En de IT-organisatie zal dan dus de uitdaging hebben om een behoorlijke verandering door te gaan om dat mogelijk te maken.”

De verantwoordelijkheid voor de directie
Gijs: “Er ligt hier dan alsnog een belangrijke uitdaging voor de directie: hoe faciliteren zij de IT-organisatie en IT-verantwoordelijke om de benodigde veranderingen door te voeren? Zij kunnen dat niet alleen. Het antwoord voor de directie is om dat te doen met budget, het vrijmaken van FTE’s en het ondersteunen van IT in de overtuiging dat ze externe specialisten nodig hebben om hen te begeleiden. Zowel op technisch als organisatorisch vlak.

Daarnaast moet de directie de IT-verantwoordelijke ook steunen bij het doorvoeren van de noodzakelijke veranderingen in de IT-organisatie, op het gebied van mensen en rollen. Denk daarbij aan het opheffen van de muur tussen ontwikkeling en beheer en het veel meer gaan werken in domein-specifieke teams.

Dat houdt ten eerste in dat de gehele transitie overzichtelijk en als één geheel gebeurt, onder regie – een Cloud Regie Team speelt daarbij een belangrijke rol.

Ten tweede houdt dat in dat je continu blijft innoveren – de verantwoordelijkheid daarvoor kun je het beste in een Cloud Innovatie Lab beleggen.”

Het Cloud Regie Team
Wat is precies de rol en de verantwoordelijkheid van dit team?

Gijs: “Het Cloud Regie Team (CRT) moet alle nieuwe ontwikkelingen die op ze afkomen strak in de gaten houden en op waarde schatten. Zij moeten afstemmen met de hosting provider waar ze allerlei dingen hebben draaien en die begeleiden in de transitie.

Het CRT moet de regie voeren over het hele IT-delivery stuk. Ze moeten het overzicht bewaren, het onder architectuur werken borgen, en zorgen dat alle nieuwe oplossingen die in de organisatie komen, in beheer kunnen worden genomen. En tegelijkertijd de eindgebruiker zo goed mogelijk faciliteren. De brug tussen business en IT moet verkleind worden door middel van deze agile organisatie.”

Het Cloud Innovatie Lab
Wat houdt het Cloud Innovatie Lab precies in en wat is hun rol in de cloud transitie?

Gijs: “Het Cloud Innovatie Lab bestaat uit een groep mensen én het bijbehorende organisatiemodel om de nieuwe ontwikkelingen in de cloud op de voet te volgen, uit te proberen en op waarde te schatten.

Wat ze doen is elke nieuwe functionaliteit die bijvoorbeeld in Azure gereleased wordt, eens uitproberen. Wat kun je bijvoorbeeld nou eigenlijk met Machine Learning? Wat zou dat voor onze organisatie kunnen betekenen?”

Change management voor de cloud transitie
“En als de PoC succesvol is moet de introductie van de nieuwe functionaliteit geformaliseerd worden en binnen het CRT bepaald worden hoe dit in de architectuur opgenomen moet worden.”

Adoptie van nieuwe technologie en functionaliteit
“Adoptie door eindgebruikers is dan een verantwoordelijkheid van functioneel beheer. En die zullen daarbij vaak geholpen moeten worden door een expert op het gebied van adoptie en change management. De moderne IT-organisatie weet dit goed te organiseren.”

De maximale waarde uit de cloud transitie halen
Gijs: “Alleen als je als organisatie slim acteert in en gebruik maakt van het ecosysteem om je heen, haal je de meeste waarde uit de cloud transitie – vooral voor je klanten.

De volgende stap is dan altijd om weer verder te kijken naar de toekomst: platforms zoals thuisbezorgd.nl worden momenteel op hun beurt weer bedreigd met disruptie door al dan niet blockchain-gebaseerde platforms waarop vraag en aanbod kosteloos bij elkaar worden gebracht, of waar de baten veel meer gelijk worden gedeeld door participanten.

Laten wij ondertussen met z’n allen eerst eens echt gaan digitaliseren, en meerwaarde voor de eindklant gaan creëren in een ecosysteem. Op die manier waarde toe kunnen voegen is voor veel organisaties in Nederland op dit moment een belangrijke stap richting de toekomst. Een moderne IT- organisatie die goed aligned is met de business is hierbij een voorwaarde.”

Bron: Motion10 | Foto: Motion10