Naast het verhuren van woningen, verkopen woningcorporaties ieder jaar een deel van hun bezit. Een proces dat – zeker in de oververhitte woningmarkt – duidelijk en transparant moet plaatsvinden. Hoe regel je dit proces op een goede manier in? CorporatieGids Magazine sprak daarover met Project Manager Dennis Kramer en Makelaars Wonen Nanette Smit en Michel Leusink van De Key uit Amsterdam.
Hoewel de woningmarkt – zeker in de Randstad – al jaren gespannen is, is het verkoopproces bij De Key volgens Michel hetzelfde gebleven. “We voeren nog steeds precies dezelfde handelingen uit als makelaars van De Key. We merken echter wel dat de doorlooptijd de afgelopen jaren korter is geworden en verkopen sneller worden gerealiseerd. Daarnaast is de verkoopopbrengst aanzienlijk gestegen. Daardoor hebben we meer middelen om nieuwe woningen te realiseren en ons bezit te verduurzamen.”
Duidelijke stappen
Een goed verkoopproces bevat duidelijke en herkenbare stappen, legt Nanette de visie en werkwijze van de Amsterdammers uit. “Je wilt dat alle betrokken partijen in één systeem ‘zitten’. Dat betekent bijvoorbeeld dat je niet continu over een weer hoeft te mailen, maar makkelijk documenten met elkaar kunt uitwisselen. In de toekomst willen we ook de interne afdelingen van De Key – bijvoorbeeld de collega’s die mutatieonderhoud uitvoeren – betrekken in dit verkoopproces. Tijdens het mutatieproces wordt namelijk het opleverniveau en de verkoopprijs van de woning bepaald.”
Iedereen dezelfde informatie
Alhoewel het verkoopproces hetzelfde is gebleven, heeft De Key begin dit jaar het verkoopproces wel verder gestroomlijnd. Op de vraag wat hiervoor de aanleiding was, vertelt Dennis: “We maakten in het verkoopproces nog veel gebruik van e-mail en vastlegging buiten het ERP-systeem om. Echter kregen we het proces daarmee niet afdoende inzichtelijk. We wilden het verkoopproces beter registreren en daarmee een efficiencyslag maken. Daarbij willen we gebruikmaken van specifieke software ter ondersteuning van het verkoopproces dat gemakkelijker en gebruiksvriendelijker is en waarbij ook externe partijen kunnen inloggen en documenten van het verkoopdossier kunnen uploaden. Zo beschikt iedereen in real time over dezelfde woninginformatie.”
Data hergebruiken
“We hebben hierbij de keuze gemaakt voor dossierbeheer en het biedportaal van Notapp,” legt Michel de verandering uit. “Hierin worden woningverkopen zoveel mogelijk afgewikkeld. Een van de grote voordelen van Notapp is dat je gegevens op verschillende punten in het proces kunt gebruiken. Zo worden de gegevens die worden ingevoerd wanneer je je aanmeldt voor het biedportaal, ook gebruikt op de koopakte. Ook een eventueel koopbedrag wordt direct ingeschoten en zichtbaar gemaakt. Dat scheelt tijd omdat je zaken niet hoeft over te nemen. Bovendien is het minder foutgevoelig.”
Transparanter
Het werken in één systeem helpt De Key het proces eerlijker en transparanter te maken, vertelt Nanette: “We werkten in het verleden al met een sluitingsdatum of -tijd, al ging dat vroeger in samenspraak met de makelaar. Met de ingebruikname van het biedportaal van Notapp zijn de biedingen niet meer zichtbaar voor mensen in het verkoopproces. De biedingen die kandidaat-kopers maken, worden daardoor pas zichtbaar na het verstrijken van de sluitingstijd. Daarna gaat de verkoop naar de hoogste bieder. Overigens hebben we juridisch wel ingebouwd dat De Key bepaalt aan wie de woning verkocht wordt.”
Proces optimaliseren
Het stroomlijnen van het proces is snel gegaan, vat Dennis samen. “We hebben in vijf maanden tijd een nieuw systeem en dito processen neergezet, inclusief een test- en conversietraject. Maar de eerste resultaten smaken naar meer. We zijn intern aan het nadenken of we extra processen kunnen toevoegen. Denk aan het verhuurproces waarmee we BOG-objecten verhuren, om ook dit proces zo efficiënt en transparant mogelijk te maken. Als we echter puur kijken naar het verkoopproces, willen we de komende maanden kijken hoe we dit verder kunnen optimaliseren. Daarbij hebben we afgesproken als De Key zo objectief mogelijk te willen zijn en blijven, en de markt zijn werking te laten doen. Dat betekent dat we niet willen inzien wat er geboden wordt om zo onbewust sturen te voorkomen. Op die manier borgen we een duidelijk en eerlijk proces, ook in de toekomst.”
Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Murk Feitsma
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
