De Huismeesters over de samenwerking met HKP

De Huismeesters is een woningcorporatie in Groningen-stad die zich, samen met maatschappelijk partners, inzet voor mensen met een laag inkomen die niet in hun eigen woonbehoefte kunnen voorzien. Hoffman Krul & Partners heeft de organisatie doorgelicht en een adviesrapport opgeleverd voor procesverbetering.

De uitdaging
“Wij wilden graag ons onderhoudsproces optimaliseren”, zegt Sybrand Zijlstra, manager Vastgoed bij De Huismeesters. Daarom werd HKP ingeschakeld vanuit de afdeling Dagelijks Onderhoud. Al vroeg in het onderzoek bleek dat er organisatiebreed verbeterslagen gemaakt konden worden. “Onze in- en externe werkprocessen waren niet optimaal op elkaar afgestemd”, vertelt Sybrand. “Qua capaciteit, maar ook qua efficiënt en effectief samenwerken”.

“De intake van reparatieverzoeken bijvoorbeeld. Reparatieverzoeken komen centraal binnen via de afdeling Klantenpunt. Reparatiemeldingen die niet eerstelijns afgehandeld worden gaan verder de organisatie in. Naar een opzichter die naar de huurder gaat voor inspectie en daarna een vakman aanstuurt. Soms komt het voor dat de vakman de reparatie niet direct kan oplossen. Dit zorgt voor lange doorlooptijden. Dat is frustrerend voor ons intern, maar nog meer voor onze huurders.”

Vanuit HKP hebben Jasper Tijsma en Ron Jeukens het traject, dat begon in juni 2021 en werd afgerond in januari 2022, begeleid. Door middel van gesprekken, interviews en plenaire sessies, is toegewerkt naar een uiteindelijk adviesrapport. Dat valt uiteen in drie delen: acties die direct opgepakt kunnen worden (korte termijn), acties die wat langere tijd nodig hebben (middellange termijn) en acties waarbij afhankelijkheid ontstaat, zoals de vernieuwing van het ERP-systeem (lange termijn).

De uitdaging in het uitvoeren van de acties was bij De Huismeesters tweeërlei: enerzijds was er intern onvoldoende vertrouwen in de opvolging van het traject. Anderzijds was er een capaciteitsprobleem. Sybrand heeft daarom direct geschakeld; “Na de presentatie van het adviesrapport van HKP, hebben we meteen een externe procesmanager aangetrokken die met de korte termijn acties aan de slag is gegaan. Ze is druk bezig om alles te implementeren en de interne organisatie mee te krijgen. Door de concrete adviezen vanuit HKP slaagt dat absoluut.”.

De keuze voor Hoffman Krul & Partners
“We hebben voor dit traject bewust voor HKP gekozen. We kennen ze uit de markt, ze zijn een bekende naam en een vertrouwde partij. Ook vanuit andere woningcorporaties kwam hun naam op ons netvlies.” vervolgt Sybrand. “Jasper en Ron zijn zeer kundig, hebben verstand van zaken en kunnen zich uitstekend verplaatsen in hoe een corporatie werkt. Ze komen met een bak aan ervaring binnen, zijn hands-on en leiden gesprekken in goede banen. Ze hebben absoluut feeling met corporaties, maar ook zeker met de mensen die er in werken. ” Volgens Sybrand kent een externe partij zoals HKP het klappen van de zweep erg goed en is er focus op zo’n verandertraject.

De toekomst
Momenteel wordt er hard gewerkt aan het implementeren van de adviezen die HKP heeft opgeleverd. De externe procesmanager maakt stappen en de middellange termijn adviezen komen in zicht. Aangezien het niet alleen de afdeling Dagelijks Onderhoud betreft, waar de vraag oorspronkelijk vandaan komt, treft het nu een groter deel van de organisatie. En dat is precies hoe de impact het grootst kan worden.

“HKP is goed in beeld bij ons” zegt Sybrand. “Op dit moment hebben we geen trajecten lopen, maar de consultants van HKP hebben een goede indruk op ons gemaakt. Voor de toekomst zullen we ze absoluut benaderen mochten er vervolgtrajecten ontstaan.”