• Home
• Nieuws

De Goede Woning: "Digitaal tenzij-strategie om efficiency te verhogen"

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 28 March 2017

Huurders de optie geven zoveel mogelijk digitaal te doen om zo de efficiency binnen de organisatie te verhogen. Met die ethos begon woningcorporatie De Goede Woning uit Zoetermeer enkele jaren geleden met zaak- en taakgericht werken. Wat betekent deze werkwijze voor het ICT-landschap? CorporatieGids.nl vroeg het Manager Financieel Beheer & ICT Peter Boerman.

"De grootste uitdagingen voor De Goede Woning zijn betaalbaarheid, beschikbaarheid en duurzaamheid," begint Peter het gesprek. "Dat gaat gepaard met de wens voor een goede dienstverlening. Het besparen van kosten en 24/7 online zaken kunnen regelen speelt daarom bij de inrichting van onze ICT-omgeving een belangrijke rol."

Digitaal tenzij
De visie die De Goede Woning daarbij hanteert is 'Digitaal tenzij'. "Dit betekent dat wij onze processen volledig willen digitaliseren waar dat kan. Bijvoorbeeld het altijd online kunnen regelen van zaken door huurders wordt zo mogelijk, wat de efficiency van de bedrijfsvoering vergroot. We houden echter wel rekening met de mensen die bijvoorbeeld moeite hebben met het digitale kanaal, door hen een telefonische of fysieke optie tot contact te bieden."

Zaak- en taakgericht
De corporatie maakt daarbij intern gebruik van zaak- en taakgericht werken. "Zo wil men met zo min mogelijk handelingen en keuzemogelijkheden zaken en documenten vastleggen. Dit zorgt ervoor dat later iets snel teruggevonden kan worden in het archief. Een corporatie moet hier wel bewust mee bezig zijn, bijvoorbeeld door consistente naamgeving van titels bij zaken en documenten in het DMS-systeem. Ook voor huurders levert dit een voordeel op: informatie over zaken kan sneller worden opgezocht, wat onze reactiesnelheid richting hen sterk verbetert."

Peter benadrukt het belang van een DMS-systeem dat daarbij altijd bereikbaar is. "Ongeacht waar onze medewerkers zich bevinden; thuis, op kantoor of onderweg. Dit is handig, aangezien zaakgericht werken ook kan slaan op reparatieverzoeken of overlast. Omdat medewerkers altijd de informatie bij zich dragen, kunnen ze huurders direct antwoord geven wat de bewonerstevredenheid verhoogt."

DMS-systeem
Om het zaakgericht werken binnen De Goede Woning te ondersteunen, heeft de corporatie eind 2014 gekozen voor ShareWorX van Square DMS. "Wij zijn vorig jaar overgestapt op de nieuwe versie van de software. Met name de verdere integratie met Outlook en nieuwe gebruikerservaring zorgen ervoor dat wij handelingen nog efficiënter kunnen uitvoeren."

Leveranciersvoordeel
Dat Square DMS behoort tot de Aareon-groep zorgt volgens Peter voor verder efficiency voordeel. "Ons primaire systeem is Tobias van Aareon, en tussen dit systeem en het DMS zit momenteel een koppeling. De samenwerking tussen de leveranciers zal er echter alleen maar voor zorgen dat de integratie beter werkt, iets wat een groot voordeel is voor ons."

Online mogelijkheden
De Goede Woning stapt later dit jaar over naar de nieuwe versie van Tobias: Tobias AX. "Daarnaast zullen wij een klantportaal en kennisbank inrichten en tegelijkertijd onze website een nieuwe look and feel geven. Dit moet in 2018 live gaan, en dit jaar staat vooral in het teken van ervaring opdoen. Ook nemen wij onze huurders mee met de nieuwe 'Mijn DGW'-omgeving, waar ze zelf 24/7 hun zaken online kunnen opvragen en regelen. Met verder efficiencyvoordeel als resultaat."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 26 maart 2017