• Home
• Nieuws

De Alliantie over de rol van ICT in een efficiënt onderhoudsproces

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 30 August 2017

Elke dag komen er bij woningcorporatie de Alliantie bijna tweehonderd verzoeken voor een reparatie binnen. Om dat efficiënt te verwerken, is een vloeiende samenloop tussen verschillende ICT-systemen essentieel. Hoe heeft de Alliantie deze processen ingericht, en hoe pak je het reparatieverzoekenproces op wanneer je even geen gebruik kunt maken van je systemen? CorporatieGids.nl ging hierover in gesprek met Informatiecoördinator Alex Moolhuizen (foto rechts) en Mutatieopzichter Dusty Scholte (foto links).

De Alliantie wil qua onderhoud de balans vinden tussen 'just in time' onderhoud, klanttevredenheid en kosten. "We werken met maatschappelijk geld, waarbij we de zorg hebben om zoveel mogelijk woningen beschikbaar te hebben en betaalbaar te houden voor onze doelgroep," begint Alex. "Als wij zoveel mogelijk onderhoud voorspelbaar maken, kunnen wij ook beter die balans vinden. Niets is zo vervelend voor de klant - en voor ons ook - als we worden overvallen door een noodzakelijke ingreep die voorzien of voorkomen had kunnen worden. Actueel inzicht in de staat van ons bezit is voor ons erg belangrijk."

Samenwerkingsverband
Alex legt uit dat de Alliantie intensief gebruikmaakt van ketensamenwerking in haar onderhoudsproces. "Wij werken nauw samen met acht aannemers. Zij zijn onze voorkeursleveranciers voor het uitvoeren van dagelijks- en mutatieonderhoud. Met deze partners hebben wij ook regelmatig overleg met betrekking tot de ICT-systemen en de samenwerking hiertussen."

ICT-landschap
Een van deze partners is Sigmax. "In het werk van de vakmannen gebruiken wij de planningstool van Ortec en de Field Mobility Suite (FMS) van Sigmax. Hiermee faciliteren we de planning van de uit te voeren opdrachten en registreren we het verbruik van materiaal en de werkuren. Door beslisbomen te gebruiken, zowel bij de klantenservice als via de Mijn Alliantie-app leggen we de opdrachten zo goed mogelijk vast, zodat direct de juiste vakman of aannemer gestuurd wordt. In de Mijn Alliantie-app kan de huurder direct een afspraak inplannen. De Klantenservice kan dit ook. Deze opdrachten komen voor de vakmannen automatisch ook in de Field Mobility Suite van Sigmax terecht."

Scheiding
De komst van de Herziene Woningwet betekende echter een verandering in de ICT-opzet van de Alliantie. Een deel van het bezit werd juridisch gescheiden van de stichting. Vakmannen mochten niet langer werkzaamheden verrichten voor afgescheiden woningen. Alex: "Deze scheiding vereiste een conversie in ons primaire systeem. Hierdoor lagen de koppelingen - bijvoorbeeld met de Field Mobility Suite - een aantal dagen plat."

Stil-lig periode
Dusty gaat verder: "Tijdens het hele project voor het doorvoeren van de Woningwet zijn alle leveranciers nauw betrokken geweest. Vanaf het begin hebben we regelmatig contact gehad over de consequenties van het project en de conversie op de gekoppelde systemen. Op een gegeven moment werd duidelijk dat er een halve week geen gebruik kon worden gemaakt van de koppelingen. De vraag was vervolgens hoe onze vakmannen tijdens deze periode het beste door konden gaan met hun werk. Vanuit Sigmax werd meegedacht over een manier om de Field Mobility Suite toch in de lucht te houden, terwijl ons ERP-systeem Tobias AX tijdelijk niet bereikbaar was omdat onze ESB plat lag."

"Uiteindelijk hebben onze vakmannen niets gemerkt van deze 'stil-lig periode', omdat de Field Mobility Suite bleef werken. Alle afgehandelde opdrachten werden als een buffer bewaard en zijn na de live-gang alsnog gesynchroniseerd naar Tobias AX. Allemaal zonder problemen."

Vaste prijs
Kijkend naar de kansen die er liggen qua onderhoud voor de Alliantie, zegt Alex: "Voor mutatieonderhoud hebben wij afspraken voor vaste prijzen, maar dat is voor reparatieonderhoud nog niet het geval. Daar ligt niet alleen voor ons een kans, maar voor corporaties in het algemeen. Door zulke afspraken kunnen we het proces verder digitaliseren en gaat de factuurafhandeling sneller. Door aan de voorkant afspraken te maken en opdrachten goed te keuren, kunnen facturen daarna snel door het proces zonder onnodige controleslagen of goedkeuringsstappen."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 24 augustus 2017