• Home
• Nieuws

De Alliantie: "Inzet Mareon levert bespaarpotentieel op van duizenden uren administratie"

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 16 December 2016

De Alliantie werkt sinds enige maanden met Mareon, het aannemersportaal van Aareon. Wat zijn de ervaringen? Waarin verschilt het met de voorgaande situatie? “De administratieve verwerking van dertigduizend opdrachten en facturen wordt straks volledig automatisch afgehandeld.” Een gesprek over digitalisering van het onderhoudsproces met Peter de Regt, manager IT en Edwin Blaauboer, projectleider Mareon bij de Alliantie.

“De Alliantie zet zwaar in op digitalisering”, begint Peter het gesprek. “We willen uiteindelijk tachtig procent van alle klantvragen volledig digitaal afhandelen. Dat geldt eigenlijk voor zowel onze klanten – met een app en een doe-het-zelf-website – maar ook voor onze medewerkers en ketenpartners. Medewerkers kunnen via een app een reparatieverzoek indienen, bijvoorbeeld wanneer ze op dat moment bij een klant op bezoek zijn.”

Volledig automatisch
Alle aannemers, die niet-planmatige werkzaamheden verrichten, maken sinds kort gebruik van het nieuwe aannemersportaal Mareon. “Mareon vervangt bij ons twee portalen”, legt Edwin uit. “We gebruikten een gedetailleerd portaal voor woninginspecties. Daarnaast hadden we nog een voorloper van Mareon in gebruik. Aannemers kunnen in de toekomst de digitale werkbon rechtstreeks in hun lokale ERP-omgeving krijgen. De facturen voor de voltooide opdrachten komen straks via de automatische koppeling direct in de prefacturenregistratie van Tobias AX. Het klassieke inloggen en ophalen van werkbonnen, het overkloppen en vastleggen van facturen: het is dan allemaal verleden tijd. Door de volledige integratie van Mareon met Tobias AX worden opdrachten en facturen als een bulkproces straks snel, foutloos en volledig automatisch afgehandeld.”

Vijftien minuten
In de oude situatie kostte de verwerking van een factuur al snel vijftien minuten, rekent Edwin voor. “Dat heb ik het over het openen van enveloppen tot en met het aanmaken van facturen in Tobias AX. Met de automatische verwerking van 30.000 facturen maken we dus een enorme efficiencyslag. Overigens kijken we niet alleen naar de business case voor de Alliantie, maar ook welke winst we ermee halen in de keten. De aannemers die met Mareon werken, zijn erg enthousiast over het gebruiksgemak, de performance en de mogelijkheden tot een directe koppeling.”

Real-time
Via een ESB-architectuur wordt Tobias AX ontsloten voor app’s voor het melden van reparatieverzoeken, Ortec/Sigmax voor het plannen van de eigen dienst voor het uitvoeren van dagelijks onderhoud en Mareon voor ketenintegratie met de aannemers. “De integratie tussen de ERP-systemen van de aannemers, Mareon en Tobias AX verloopt real-time”, legt Edwin uit. “Zodra een aannemer in zijn eigen systeem een opdracht gereedmeldt, wordt de status direct in Tobias AX bijgewerkt.” De berichtenuitwisseling tussen de applicaties – gebaseerd op de Sales-standaard van Ketenstandaard Nederland - zorgt voortdurend voor een actuele stand van zaken. Ook facturen die een aannemer in zijn eigen systeem aanmaakt, komen automatisch via Mareon in Tobias AX binnen. “Mareon-facturen zijn uniek herkenbaar waardoor je kunt instellen dat bijvoorbeeld facturen tot duizend euro automatisch gematched worden waardoor er geen accorderingsroute meer hoeft te worden afgelegd.”

Werkstroom
Huurders die een reparatieverzoek via de app indienen, zetten daarmee een volledig geautomatiseerde werkstroom in gang. Tobias AX beoordeelt een binnengekomen reparatieverzoek en zet deze automatisch – inclusief relevante klantinformatie - als opdracht uit bij de eigen dienst of in geval van ‘overflow’ bij een aannemer.

De verregaande digitalisering bij de Alliantie heeft ook impact op mensen en processen, erkent Peter. “Er vervallen handmatige stappen. Het openen van enveloppen, het scannen van facturen, het fysiek matchen van werkbonnen en facturen, het is allemaal niet meer nodig. De efficiencyslag betekent dat je hiervoor geen fte’s meer hoeft in te zetten. Er komt wel een andere manier van ‘control’ voor terug. Die zit veel meer aan de voorkant van het proces en is daardoor eenvoudiger. Een werkbon moet matchen met een factuur, gebeurt dit niet dan valt hij direct uit het proces en wordt het handmatig opgepakt.”

Toekomst
Op de vraag of Mareon nog meer kan betekenen voor de Alliantie, zegt Peter: “Voor nu zijn we al erg blij met de efficiencyslag die we maken. Binnen het proces zien we nog optimalisatiemogelijkheden, zoals het automatisch betaalbaar stellen van facturen. Daarnaast onderzoeken we of we Mareon ook kunnen inzetten voor onze 700 VvE’s en voor planmatig onderhoud. Dat is toekomstmuziek, maar succes smaakt altijd naar meer.”

Bron: Aareon

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Aareon in de CorporatieGids 2016 te bekijken