Procesoptimalisatie zorgt dat ‘het werk’ efficiënt en effectief wordt afgestemd op de doelen en beoogde resultaten. Methodes als ‘LEAN’ helpen woningcorporaties verspillingen in het proces te duiden. LEAN helpt besparingen te realiseren in tijd en kosten. Medewerkers krijgen in een LEAN-traject de gelegenheid hun ‘eigen werk’ tegen het licht te houden. Zij denken gezamenlijk mee om het werk slimmer te organiseren. Maar wist je dat data ook kunnen bijdragen aan procesoptimalisatie?
Een korte uitleg over onze aanpak waarbij we gebruik maken van jouw data!
Samen onderzoeken we waar en in welk bedrijfsproces zich knelpunten bevinden en wat de (ongewenste) effecten van deze knelpunten zijn voor de kwaliteit van uw dienstverlening. Voorbeelden van knelpunten zijn lange doorlooptijd van processtappen waardoor het beoogde resultaat achterblijft. Maar ook hoe de klanttevredenheid kan worden verhoogd en welke processtappen hierbij een bottleneck vormen.
Deze knelpunten onderbouwen wij met (log)data uit de registratie/informatiesystemen. Deze data leveren inzichten in hoe het proces feitelijk verloopt. Met de door ons specifiek toegepaste software laten wij direct zien waar zich de knelpunten/bottlenecks in het proces bevinden. Ervaring leert dat medewerkers zich vaak niet bewust zijn van de oorzaak van deze knelpunten en bottlenecks. Juist omdat wij deze oorzaken zo concreet inzichtelijk maken, levert dit vaak een eye-opener op waarmee direct al verbeteringen in het proces worden doorgevoerd.
De techniek waarbij wij data gebruiken voor deze inzichten noemen wij ‘Process Mining’; een data-analyse van hoe processen feitelijk worden toegepast in de organisatie.
Vervangt Process Mining dan alle LEAN-trajecten?
Luc Wolfs: “Dat is een veelgestelde vraag. Ons antwoord is ‘nee’. LEAN-trajecten verbinden medewerkers en stimuleren hen mee te denken over procesoptimalisatie. Process Mining ondersteunt de LEAN-sessies met concrete en feitelijke data. De groep medewerkers krijgt met behulp van data onderbouwd waar concrete verbeteringen mogelijk zijn. Groot voordeel van Process Mining is dat de doorgevoerde procesverbeteringen continu kunnen worden gemonitord waardoor de effecten van het geoptimaliseerd werken direct zichtbaar zijn. Dat motiveert medewerkers en maakt van procesoptimalisatie een continu verbetertraject.“
De resultaten uit het proces worden vervolgens ook gemonitord met dashboards waarin alle relevante kengetallen die inzicht geven in het realiseren van de doelstelling van de woningcroporatie zijn opgenomen. We maken het verder met je af door een sturingsdashboard samen te stellen met de belangrijkste KPI’s. Sturing op deze KPI’s leidt uiteindelijk vanzelf tot de beoogde resultaten. Je doel wordt bereikt.
Vervolgens is er ook nog nazorg: de fase van borging en adoptie. Luc Wolfs: “Daarom maken we altijd een ‘keep it alive plan’. Omdat wij dashboards maken met stuur- en procesinformatie kunnen onze klanten ons vragen blijven stellen en wij blijven die beantwoorden en problemen oplossen. Zo blijven wij ook ná een project beschikbaar om te helpen.”
Tot slot, slim werken is continu blijven verbeteren. Om medewerkers vooral de ruimte te geven procesoptimalisatie zelf door te voeren heb je toch iemand langs de zijlijn nodig met kennis van zaken, die meekijkt, adviseert, coacht, uitdaagt, aanjaagt en doceert. Maar wel gedoseerd, zodat het voor de hele organisatie behapbaar blijft.
Bron: PWCo, Foto: PWCo
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
