• Home
• Nieuws

CEPO: "Aandeel IT-issues bij implementatie ERP-systeem groter dan gedacht"

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 7 October 2015

Deze maand publiceerde test- en acceptatiemanagementbureau CEPO de resultaten van haar onderzoek naar IT-issues bij de implementatie van ERP-systemen bij woningcorporaties. IT-problemen blijken in 55 procent van de gevallen de boosdoener te zijn, bijna vijftig procent meer dan corporatiemedewerkers én testprofessionals aanvankelijk denken. René Ceelen, directeur bij CEPO: "Steeds meer organisaties kiezen voor een implementatiestrategie waarbij het ERP-systeem wordt ingericht volgens 'standaarden'. Hierdoor zou je verwachten dat het grootste deel van de issues aan de bedrijfsvoeringskant liggen."

"In de praktijk en in de academische wereld worden wel schattingen gedaan, maar zijn deze veelal gebaseerd op ying-yang of een onderbuikgevoel," legt René uit op de vraag waarom CEPO onderzoek heeft gedaan naar de verdeling. "Bij de acceptatie van software moet niet alleen de werking getest worden, maar ook of de organisatie ermee overweg kan. Juist dat laatste is een bedrijfsmatige insteek, en in dat kader vonden wij het interessant om eens te kijken hoe die verdeling eruit zou zien."

Onderscheid
In het onderzoek maakt CEPO onderscheid tussen bedrijfsmatige- en IT-problemen: "De definitie is eigenlijk heel plat. Een bedrijfsmatig probleem heeft betrekking op bedrijfsvoering, werkprocessen, kennis en kunde. Een beetje de 'zachte' zijde van een implementatie. De IT-issues zijn de problemen die opgelost moeten worden in relatie tot het informatiesysteem en het gehele IT-landschap."

"De verdeling tussen deze twee groepen is gemaakt omdat bij een implementatie van een ERP-systeem altijd de gebruikers, IT en de werkprocessen worden geraakt. De gebruikers registreren hun testbevindingen en de uitsplitsing gaat dan naar de bedrijfsvoering of IT. Buiten deze hoofdcategorieën zijn er nog verder onderverdelingen mogelijk, bijvoorbeeld softwarefouten, verkeerde koppelingen of een gebrek aan kennis."

TestMonitor
Uit het onderzoek blijkt dat de verdeling van de problemen nagenoeg gelijk is. IT-issues nemen bijna 55 procent van alle problemen in beslag en in 45 procent van de gevallen zijn het bedrijfsmatige problemen die de implementatie hinderen. "Daarnaast is het interessant om te zien dat corporaties grote Excel-bestanden naar hun leverancier sturen, vol met IT-issues. Daarop ligt dan alle focus tijdens de implementatie. Op basis van dit onderzoek zie je dat je dan nog maar de helft van alle problemen te pakken hebt."

"Het is belangrijk dat je één centrale plek hebt waarin alle IT-issues en bedrijfsmatige problemen worden verzameld in elke fase van een project. Sturen op feiten is namelijk veel concreter dan op basis van gevoel. Hiervoor maken wij gebruik van de TestMonitor, waar alle issues goed geregistreerd en de afhandeling door de verschillende stakeholders bewaakt. Op basis van de categorieën en omschrijvingen binnen TestMonitor kunnen op feiten gebaseerde onderzoeken worden uitgevoerd en gerapporteerd."

Verwachtingen corporaties
Corporatiemedewerkers werden voor het onderzoek ook gevraagd naar hun verwachting over de verdeling. Hierbij bleek hun schatting toch redelijk ver naast de werkelijkheid te zitten. Respondenten gaven aan dat gemiddeld 36 procent van alle problemen IT-gerelateerd zijn, tegenover 64 procent bedrijfsmatige issues. "Vanwege de hoeveelheid 'standaard' implementaties zou je ook verwachten dat het aantal issues juist aan die bedrijfsvoeringskant zou liggen," legt René uit.

"Uiteindelijk zal hier het zwaartepunt komen te liggen. Zeker als de Best Practice-methoden wordt doorontwikkeld en geïmplementeerd. Maar op dit moment is dat nog niet zo. Daarnaast betekent dit dat we het IT-component niet moeten onderschatten. De werkprocessen én de IT zijn complex, en complexiteitsreductie is noodzakelijk om een succesvolle implementatie af te ronden."

"De consequenties van een slechte ERP-implementatie kunnen enorm zijn voor een corporatie. Bij veel bedrijfsvoeringproblemen moeten eindgebruikers extra handelingen of controles uitvoeren voordat een activiteit kan worden afgerond. Bij IT-issues moeten mankementen snel worden gerepareerd, wat weer gevolgen heeft voor andere onderdelen van het systeem of bedrijfsvoering."

Academisch onderzoek
Met de resultaten van het onderzoek wil René het gat tussen de praktijk en academische wereld verkleinen: "Gevoelsmatig wisten wij wel dat de verdeling ongeveer 'fifty fifty' zou zijn, omdat wij al achttien jaar software-acceptatietesten begeleiden bij diverse organisaties. Het is goed om nu ook concreet te zien dat het kiezen van een goede softwareleverancier slechts vijftig procent van al je implementatieproblemen oplost. Wij doen al enkele jaren academisch onderzoek op dit vakgebied, maar omdat die wereld vaak ver van de praktijk staat, willen wij het dichter bij onze klanten brengen en integreren in onze acceptatiemanagementconcepten."

Bewustwording
Maar niet alleen CEPO kan volgens René wat doen met de resultaten van het onderzoek: "Corporaties moeten zich realiseren dat alleen sturen op IT-issues slechts de helft van het succes bepaalt. Bewustwording is de eerste verandering, en daar kan CEPO als geen ander een corporatie bij helpen. Daarnaast is het modelleren van testmodellen - waarbij het gaat om de integratie tussen werkprocessen en IT - een vak."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 7 oktober 2015