• Home
• Nieuws

Bye bye postkamer, hallo huurder

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 30 April 2019

Iedere dag is het een drukte van belang op de postkamers van woningcorporaties. De inkomende post wordt verwerkt en verspreid binnen de organisatie en de uitgaande post wordt geprint, gecouverteerd en op de afgesproken tijd de deur uit gedaan. Een tijdrovende bezigheid. Niet zo gek dat steeds meer woningcorporaties hun documentstromen digitaliseren. Maar ook dan blijft het documentmanagement een omvangrijke klus: de ene huurder wil de post fysiek ontvangen en een ander liever digitaal. Data B. Mailservice B.V. biedt met Dboxx een totaaloplossing voor alle inkomende en uitgaande documentstromen én verlaagt, met behulp van slimme betaaloplossingen, de drempel voor het betalen van de huur en servicekosten. Katinka Meisters en Ben Knollema, accountmanagers bij Data B. Mailservice B.V., leggen uit hoe woningcorporaties met één platform veel tijd, geld en energie kunnen besparen.

Uitgedachte kanaalstrategie
“Alles staat of valt met het al dan niet hebben van een goede kanaalstrategie,” legt Ben uit als we hem vragen naar het grote voordeel van het Dboxx platform. “Berichten over huurverhogingen en servicekosten, prolongaties, herinneringen, aanmaningen: ieder type bericht vraagt om een andere aanpak en daarmee een ander kanaal. Binnen Dboxx kunnen onze klanten d ie strategie op opdracht- bericht- en persoonsniveau bepalen.” Dat klinkt veelbelovend, maar wat betekent dat concreet? Ben legt uit: “Stel dat een woningcorporatie berichten over servicekosten en huurverhogingen digitaal wil versturen, maar herinneringen en aanmaningen liever per post stuurt. Dan kunnen ze dit in onze webapplicatie per type bericht eenvoudig instellen. Wil één huurder de berichten over servicekosten en huurverhogingen liever fysiek ontvangen? Binnen het Dboxx platform regel je het eenvoudig en op persoonsniveau.” Daarbij vormt het zogeheten ‘totaalbestand’ het vertrekpunt van de oplossing. Vanuit dit databestand kan een corporatie alle kanalen voeden, doordat hier de informatie over de huurder in is verzameld. Denk aan NA W-, mail- en facturatiegegevens, maar ook hoe ze hun post het liefst ontvangen. En is er geen e-mailadr es van de huurder bekend? Dan schuift Dboxx automatisch het fysieke postadres naar voren, ook als in de kanaal - strategie staat dat het bericht digitaal verstuurd moet worden.

Geautomatiseerde en gedigitaliseerde postkamer
Een slimme kanaalstrategie is natuurlijk één, maar wat daarna komt levert woningcorporat ies pas echt een efficiëntieslag op. Katinka vertelt: “Nadat in Dboxx een opdracht is geplaatst, neemt Data B. Mailservice B.V. de digitale en de fysieke documentstromen volledig uit handen - van ruwe data tot (digitale) deurmat. Zo printen, couverter en en versturen we de fysieke poststukken én verzorgen we de digitale documentstroom, door berichten klaar te zetten in een (beveiligde) digitale omgeving of te mailen naar de huurder. We zetten printproeven klaar in Dboxx en na akkoord van de klant wor dt het hele proces automatisch in gang gezet.

Oftewel; de klant bepaalt de inhoud, wij regelen de rest.” Wie denkt dat je daardoor gebonden bent aan gestandaardiseerde processen en vormgeving, heeft het mis. “Zowel (digitale) documenten als enveloppen kunnen volledig in de huisstijl van de klant worden geprint en met hetzelfde gemak passen we de variabelen in de communicatie aan. Van een gepersonaliseerde aanhef tot variabelen in het bericht: werkelijk alles is mogelijk. En stuurt een huurder fysieke post naar de woningcorporatie?

Dan scannen wij het in en zetten we het klaar in Dboxx. Zo maken we de communicatie tussen woningcorporaties en huurders efficiënter, gemakkelijker en persoonlijker, waardoor er meer tijd is voor de vraagstukken van en het contact met de huurder,” aldus Katinka.

Slimme betaaloplossingen
Maar de dienstverlening van Data B. Mailservice B.V. stopt niet bij het digitaliseren van de postkamer. Veel van de documentstromen die het bedrijf verzorgt, hebben een financieel karakter. Daarom hebben ze ook voor het innen van de huur en servicekosten slimme oplossingen bedacht. Ben vertelt: “Omdat we een payment service provider zijn, mogen we betalingen initiëren tussen organisaties en klanten. We merkten dat woningcorporaties vaak worstelen met het tijdig innen van de huur. Ook weten we dat berichten met een d igitale betaallink gemiddeld drie keer sneller worden betaald, dan facturen zonder betaallink. Daarom hebben we ervoor gezorgd dat onze klanten een betaal link kunnen opnemen in e-mail, fysieke post of sms.” Door op de link te klikken of de QR-code met smartphone of tablet te scannen, komt de ontvanger direct in de iDEAL betaalomgeving terecht. Deze omgeving is volledig opgemaakt in de huisstijl van de woningcorporatie. Hier kunnen huurders snel, gemakkelijk en veilig betalen. De betaling komt vervolgens rechtstreeks binnen op de rekening van de corporatie. “Met onze E-mandate oplossing kun je bovendien snel en gemakkelijk een digitale incassomachtiging aanvragen bij de huurder,” vertelt Ben. En duurt de betaling van een huurder te lang? Met behulp van de Direct Contact oplossing sturen medewerkers nog tijdens het telefonisch contact met de huurder een betaalverzoek via mail of sms en kunnen ze via een dashboard direct controleren of de betaling daadwerkelijk is gelukt.

Kortom; met Data B. Mailservice B.V. heeft u volledige controle over de communicatie met uw huurders en bent u verzekerd van snelle betalingen. Meer weten? Neem contact op via verkoop@datab.nl.

Bron: CorporatieGids 2019 | Foto: Data B. Mailservice