• Home
• Nieuws

Bo-Ex: "Nieuw ERP-systeem past bij onze omvang"

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 30 July 2015

Kerst valt vroeg dit jaar bij woningcorporatie Bo-Ex uit Utrecht. In de derde week van december moet hun nieuwe ERP-systeem - Dynamics Empire van cegeka-dsa - live gaan. CorporatieGids.nl sprak met manager Algemene Zaken Henk Kerlien van Bo-Ex over de keuze voor het systeem en de voortgang van de implementatie.

Henk vertelt dat het huidige ERP-systeem bij Bo-Ex al ruim tien jaar oud is: "Het betreft een systeem van Databalk, het huidige cegeka-dsa. Hier liggen drie databases aan ten grondslag, en het koppelen van gegevens neemt bij ons veel tijd in beslag. Dat was voor ons mede de reden om voor een nieuw ERP-systeem te kiezen."

Dynamics Empire past bij omvang
"Dynamics Empire past perfect bij een corporatie als Bo-Ex", legt de manager Algemene Zaken uit. "Ook de historische band tussen ons en cegeka-dsa heeft bijgedragen aan de beslissing. Wij hebben wel gekeken naar andere leveranciers, maar gezien de stand van zaken bij die partijen was een verdere analyse voor ons niet nodig."

Naast de omvang van Dynamics Empire brengt het systeem ook andere voordelen met zich mee: "Cegeka-dsa is één van de grotere spelers op de markt," legt Henk uit. "Daaruit kunnen wij opmaken dat er ontwikkelingsmogelijkheden zijn, zodat wij in de toekomst ICT-technisch kunnen bijblijven."

"Bij grote bedrijven wordt een corporatie als Bo-Ex vaak als 'kleine speler' gezien, maar dat is een gevoel dat ik bij cegeka-dsa nooit heb gehad. Er zijn gebruikersgroepen, en wij kunnen indien gewenst rechtstreeks met hen over zaken praten. Het voelt alsof er écht naar ons geluisterd wordt en dat maakt het werk voor ons een stuk makkelijker."

Eén invoermoment
De belangrijkste winst voor Bo-Ex is volgens Kerlien dat in de toekomst nieuwe informatie slechts één keer in het systeem hoeft te worden ingevoerd: "Bij ons oude ERP-systeem moest je dat meerdere keren doen, omdat de databases niet op elkaar waren aangesloten. Omdat je nu minder menselijke input nodig hebt, neemt de kans op fouten tijdens het invoeren af. Dit betekent dat de kwaliteit binnen de organisatie wordt vergroot."

Best practice
Bo-Ex heeft overigens bewust gekozen voor de best-practice-aanpak, legt Henk uit. "Je kunt ervoor kiezen om een systeem precies naar eigen wensen aan te passen, maar dat geeft op termijn ook nadelen. Updates moeten bijvoorbeeld speciaal voor jou worden gemaakt, en ook het implementatietraject zelf kan langer duren."

"Met best practice krijgt Bo-Ex een branche-standaard oplossing die, ontwikkeld en samengesteld door cegeka-dsa op basis van intensief klantcontact en ervaring bij verrichte implementaties, het leeuwendeel van de bedrijfsvoering optimaal ondersteunt. Dit levert ons een aanzienlijke besparing op qua tijd en kosten. Naast deze ‘zorgenvrije’ inrichting biedt de best practice overigens voldoende ruimte om de specifieke werkprocessen van Bo-Ex naar eigen wens en inzicht in te richten."

Meerdere producten
De woningcorporatie neemt binnenkort niet alleen een ERP-systeem af van cegeka-dsa; ook de zogenaamde DossierApp van de leverancier wordt gebruikt: "Deze app stelt ons in staat om documenten in ons documentmanagementsysteem te zoeken en te raadplegen. Hierdoor heb je een een-op-een-relatie; er is geen vertaalslag nodig. Wij zijn met deze app verzekerd van de laatste gegevens, waardoor medewerkers niet met oude data op stap gaan. Dat komt de efficiency binnen onze organisatie alleen maar ten goede."

Bo-Ex maakt gebruik van aanvullende producten van derden, en Kerlien voorziet geen problemen bij de aansluiting op het nieuwe ERP-systeem: "Wij hebben bijvoorbeeld onlangs een nieuw huurdersportaal van Batavia Groep geïnstalleerd. Om die investering niet teniet te doen, blijven wij hier in de toekomst gebruik van maken. Af en toe zal een koppeling nodig zijn tussen een app en Dynamics Empire, maar cegeka-dsa heeft uitgebreide ervaring met de integratie tussen hun oplossing en expertsystemen van andere leveranciers. Dit biedt ons het volste vertrouwen in een betrouwbare en beveiligde wijze van uitwisseling van gegevens tussen de verschillende toepassingen."

Weg met 'schotjes'
"Wat wij gemerkt hebben, is dat wij procesgerichter willen werken," legt Henk uit, als reactie op de vraag hoe het nieuwe systeem de werkprocessen binnen de organisatie moet verbeteren. "Wij hopen dat Dynamics Empire gemak en eenvoud brengt, maar ons ook kritisch laat kijken naar onze processen. Op een aantal niveaus willen wij deze verbeteren, zodat wij daarin kunnen excelleren."

"Denk bijvoorbeeld aan het verhuurmutatieproces, een proces dat zich afspeelt over drie afdelingen. Je kunt dit per afdeling inrichten, maar dan krijg je 'schotjes'. Deze zorgen ervoor dat de doorlooptijd langer wordt. Maar met de nieuwe ICT kunnen wij meer vanuit het proces denken en bijvoorbeeld een proceseigenaar aanstellen. Deze kan 'door de afdelingen heen lopen', wat de schotjes verwijdert. Dit vergt misschien wat gewenning, maar komt de kwaliteit van de verhuurmutatie ten goede."

Vijf maanden
Over vijf maanden moet het nieuwe ERP-systeem bij Bo-Ex geïmplementeerd zijn, en volgens Henk is de voorbereiding inmiddels vol aan de gang: "We zijn nu halverwege het voorbereidingstraject. Op basis van de opgedane bevindingen gaan we de inrichting opbouwen."

"De ondersteuning door cegeka-dsa is tot dusver erg goed. Ze nemen de tijd en zaken worden niet afgeraffeld. Er moet tempo worden gemaakt, maar dat begrijpen wij. Het hele systeem voor januari willen implementeren is erg krap, maar wij willen dan ook tegen die tijd live zijn. Het is erg druk binnen de organisatie en het traject kost veel tijd. Maar als het blijft lopen zoals het momenteel loopt, dan komt het met de installatie van Dynamics Empire helemaal goed."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 30 juli 2015

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van cegeka-dsa in de CorporatieGids 2015 te bekijken.