• Home
• Nieuws

Bo-Ex: Data is een asset

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 10 December 2020

Voor woningcorporatie Bo-Ex is data een asset, die leidend is voor de besluitvorming. Het is zaak die data goed te beheren en te verwerken tot standaardrapportages. Dat doet Bo-Ex met software van CNS, en sinds kort ook met de Power BI-tool. Teamcoördinator Informatisering & Automatisering Ramon Elbers zegt: ‘Wij nemen data dusdanig serieus dat we daar alles aan ophangen.’

‘Rapportages hebben een sturende rol binnen onze organisatie’, vertelt Ramon Elbers, ‘dat is onze visie. Wij leunen zwaar op data die we genereren. Data laten zien waar de omissies in je processen zitten en waar het niet goed gaat. Op basis daarvan sturen we onze processen bij. Door data te genereren en processen te verbeteren, zit onze bedrijfsvoering in een constante cirkel van verbetering en kunnen we efficiënt met mensen en middelen omgaan.’ Dat is van belang, met het oog op de publieke taak en functie van een corporatie, zegt Ramon. ‘Lean en mean werken is noodzaak.’

Overstap naar Power BI
Bo-Ex werkt tot volle tevredenheid met Business Insight van CNS. Dit jaar is de corporatie overgestapt op Power BI, om data te kunnen verwerken tot de standaardrapportages die CNS levert. ‘Dat CNS met Power BI heeft gekozen voor de tooling van Microsoft spreekt ons erg aan, want dat past bij ons applicatielandschap en onze infrastructuur’, zegt Ramon.

Om de ingewikkeldheid hoef je de overstap naar werken met Power BI niet te laten, vindt hij; bij Bo-Ex verliep de implementatie ervan soepel, secuur en snel. ‘Binnen een maand of vier kun je een aantal rapporten in gebruik hebben. Omdat wij de standaardrapportages als uitgangspunt hebben genomen, hoefden we niet meer te bedenken waarover we wilden rapporteren en hoe dat eruit moest komen te zien. Via deze methodiek konden we snel meters maken. Door de juiste mensen aan te haken per onderwerp, konden we inhoudelijk goed beoordelen of de standaardrapportages met Power BI voldeden. We kunnen nu snel en op eenvoudige wijze rapporteren, zowel naar stakeholders als het Rijk en gemeenten, als naar de organisatie.’

Keuze voor standaardrapportages
De keuze voor standaardrapportages is overigens een logische, zegt Ramon. ‘Het beheer van maatwerkrapportages is moeilijker. Het kost veel tijd, geld en energie. Waarom zouden we het zelf bedenken als de markt al bepaald heeft hoe een rapportage eruit moet zien? Wanneer er updates of wijzigingen zijn aan ons ERP worden de standaardrapportages automatisch bijgewerkt omdat we geen maatwerk hebben. Bovendien zijn de standaardrapportages van dusdanige kwaliteit dat we ze snel kunnen implementeren zonder dat we discussies hebben over definities, data en hoe die tot stand zijn gekomen. Stel dat we willen rapporteren hoeveel woningen leegstaan, dan hoeven we niet zelf te bedenken welke plukjes data we moeten combineren om tot een getal te komen. De standaardrapportages zijn inclusief documentatie van de definities, dus we kunnen precies terugvinden waar we naar zitten te kijken.’

Toekomstplannen
Nu Bo-Ex succesvol werkt met Power BI, heeft de organisatie nieuwe wensen voor doorontwikkeling in de toekomst. ‘Onze kwartaal- en tertiaalrapportages maken we nu nog handmatig. Dat kost ongelofelijk veel tijd, dus daar willen we dashboards voor bouwen. Daarnaast willen we nog vier of vijf standaardrapportages implementeren, waardoor we op alle processen binnen de organisatie meer grip kunnen krijgen. Verder is het ons plan te gaan werken met DQ monitor van CNS, om ook op voorhand, bij de invoer, meer controle op data te hebben.’

Innovatie
Met de rapportages op orde, heeft Bo-Ex tijd en ruimte voor innovatie. Op dit moment doet de corporatie een pilot met zelf-leverende gevels in een flat. Ramon: ‘Door het energiezuiniger maken van onze woningen, dragen we bij aan een duurzame toekomst en betaalbare woningen. Met de zelf-leverende gevels zijn wij uniek in Europa. We gebruiken Power BI, samen met andere applicaties, om de businesscase te kunnen maken. Kan zo’n ingreep financieel uit of niet?’

Hij zei het al: in de visie van Bo-Ex is data een asset die leidend is voor de besluitvorming …

Over Bo-Ex
Woningcorporatie Bo-Ex verhuurt, beheert en verkoopt woningen in de stad Utrecht. Dat gebeurt in nauwe samenwerking met huurders, de gemeente en partners. Bo-Ex biedt, naast ruim 9.000 sociale huurwoningen, ook koopwoningen, parkeerplaatsen en bedrijfsruimtes aan.

Bij Bo-Ex vervult Ramon Elbers de brede functie van teamcoördinator Informatisering & Automatisering. Zo beheert hij applicaties en is hij projectleider van een aantal IT-projecten. Daarnaast adviseert hij het management op het gebied van informatisering, automatisering en procesmanagement.

Bron: CNS, Foto: Bo-Ex