• Home
• Nieuws

'Bij één zieke medewerker valt 33 procent van ons personeel weg'

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 24 March 2016

Met een bezit van 800 woningen en slechts drie werknemers is het Gemeentelijk Woningbedrijf Koggenland niet één van de grootste corporaties in Nederland. De corporatie lanceerde in februari een nieuw huurdersportaal - geleverd door ProImpact - en zette op die wijze haar eerste stappen qua digitalisatie. CorporatieGids.nl ging hierover in gesprek met Maaikel Meijners (links op de foto), Coördinator Vastgoed bij het Gemeentelijk Woningbedrijf.

Volgens Maaikel zijn er twee redenen waarom de corporatie heeft besloten om voor een huurdersportaal te kiezen. "Omdat wij op deze manier onze processen digitaliseren, kunnen wij klantvriendelijker werken. In het portaal kunnen huurders rechtstreeks een reparatieverzoek melden. Deze reparatiemeldingen worden realtime verwerkt doordat het portaal gekoppeld is aan de processoftware van NCCW. Deze processoftware zorgt ervoor dat de reparatiemelding direct bij de juiste aannemer belandt. Hierdoor worden huurders sneller  geholpen. Bovendien is het portaal 24/7 bereikbaar en toegankelijk via mobiele apparaten door het adaptive design. Dit zorgt ervoor dat drempels worden weggenomen en onze dienstverlening wordt vergroot."

Minder kwetsbaar
De andere reden is misschien nog wel belangrijker; door te digitaliseren wordt de organisatie minder kwetsbaar. "Wij werken met slechts drie werknemers," legt Maaikel uit. "Wanneer één van mijn collega's ziek is, verliezen wij 33 procent van ons personeel. Dat legt een enorme druk op je organisatie. Met de nieuwe website kunnen wij als corporatie 'normaal' blijven werken, ook al valt één van de medewerkers tijdelijk weg."

"Het is een uitdaging om deze kwetsbaarheid tegen te gaan terwijl je tegelijkertijd probeert je bedrijfsprocessen te verbeteren," gaat Maaikel verder, "aangezien wij met dezelfde uitdagingen te maken hebben als 'grotere' corporaties. Denk aan het verduurzamen van het bezit, verhuurdersheffing en de instroom van statushouders."

Regie
Maaikel is verantwoordelijk voor de reparatieverzoeken binnen het Gemeentelijk Woningbedrijf Koggenland, en verwacht dat met de komst van de nieuwe website zijn 'takenpakket' de komende maanden zal verschuiven. "Langzaamaan zullen steeds meer huurders van de mogelijkheid gebruikmaken online een reparatieverzoek in te dienen. Ik hoef dan geen informatie door te spelen naar de aannemer of hoef vast te leggen, en vervul dan een meer regisserende rol."

Ondanks zijn toekomstige nieuwe rol is Maaikel niet bang het contact met de huurder te verliezen. "We zijn een kleine club, en er leeft een redelijk 'ons kent ons'-gevoel en hebben een goed woningbezit. Voor bepaalde onderhoudsmomenten houd je planmatige inspecties, en op die manier blijven wij de huurder zien. Ook wanneer een huurder vertrekt of de woning betrekt is er contact, aangezien nagegaan wordt wat de status van het huis is."

Gefaseerde aanpak
Gemeentelijk Woningbedrijf Koggenland heeft bij de implementatie van de nieuwe website ervoor gekozen verschillende functies in fasen te implementeren. "Wij wilden ons eerst focussen op de basis: het invoeren van contactgegevens en het melden van onderhoud door huurders. ProImpact heeft met ons meegedacht, zij leveren een stand alone reparatieverzoekenportaal. Normaal is dit onderdeel van het huurdersportaal. Hierdoor is het voor ons mogelijk om klein te beginnen. Dit pakket is voor onze hoeveelheid medewerkers behapbaar, waardoor wij de controle niet verliezen. Wil je huurders namelijk overtuigen om van de nieuwe mogelijkheid gebruik te maken, dan moet het feilloos werken. Wanneer je meerdere functionaliteiten aanbiedt, is de kans op fouten ook groter, en dan kun je die huurders kwijtraken. Op deze manier hopen wij direct een goede eerste indruk achter te laten."

Dat huurders de nieuwe mogelijkheid omarmen, laat Maaikel zien in een voorbeeld. "Afgelopen weekend zijn veertien opdrachten voor een aannemer digitaal ingevoerd. Dat zijn veertien opdrachten waarbij de huurder niet hoeft te wachten totdat de corporatie op maandag weer open is. Daarnaast kregen wij op de maandag na dat weekend de bevestiging dat enkele opdrachten al waren afgerond. Zo versnel je dus niet alleen het proces, maar houd je ook een glimlach op het gezicht van de huurder."

Nieuwe functies
De corporatie heeft inmiddels verschillende nieuwe functies op de agenda staan. "Wij kiezen deze op basis van de taken waar wij het meeste tijd kwijt aan zijn. Dat was oorspronkelijk het reparatieproces. We hopen daar binnenkort de volgende functie aan de website toe te voegen: het digitaal opzeggen van de huur." Op de vraag of de kleine corporatie eens volledig digitaal zal zijn, zegt Maaikel: "Dat is wel ons plan. Over tien jaar is dat de normaalste zaak van de wereld."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 24 maart 2016