• Home
• Nieuws

Beheerorganisatie: wie pakt het eigenaarschap?

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 23 June 2025

Bij de livegang van een nieuw systeem is er veel aandacht voor tijdelijke werkgroepen, techniek en trainingen. De beheerorganisatie staat keurig op papier ingetekend. De systemen draaien, de druk is weg en de organisatie wil vooral “even op adem komen”. En dat is logisch. Maar hierdoor ontstaat ook het risico dat de beheerorganisatie onvoldoende tot resultaten komt. Zonder duidelijk eigenaarschap blijven vragen liggen, stokt optimalisatie en blijft test- en releasemanagement hangen in de waan van de dag. Wat hier vaak ontbreekt, is niet betrokkenheid of inzet. Wat ontbreekt is eigenaarschap. Met name op cruciale posities: de proces- en dataeigenaar.

Als het systeem draait, maar de beheerorganisatie hapert
De kerngebruikers en/of functioneel beheerders zijn de zichtbare gezichten van het dagelijks gebruik van een systeem. Zij krijgen meldingen, vragen en verbeterverzoeken. Maar zonder duidelijke kaders, waardoor zij hun rol niet goed kunnen waarmaken. Geleidelijk aan raakt de beheerorganisatie uit balans:

• Kerngebruikers verliezen zich in de waan van de dag;
• Functioneel beheerders worden overbelast;
• Optimalisatie stagneert omdat niemand prioriteiten vaststelt of capaciteit beschikbaar heeft;
• Test- en releasemanagement raakt ad hoc of versnipperd ingericht.

Zonde, want een systeem kan alleen waarde leveren als het continu meebeweegt met de organisatie. En dat vraagt regie. Geen ingewikkelde structuren, maar wel helderheid, ritme en eigenaarschap.

In de praktijk zien we vaak dat organisaties juist dán gaan sleutelen aan de zichtbare rollen. “De kerngebruikers moeten meer in hun kracht komen.” “Het functioneel beheer moet steviger staan.” En hoewel dat begrijpelijk is, blijkt bij doorvragen vaak iets anders: er is niemand die écht verantwoordelijkheid neemt. De uitvoering stokt niet door onwil of onkunde, maar door een gebrek aan richting.

Dat gebrek aan richting uit zich subtiel, maar hardnekkig. Er is niemand die keuzes maakt over welke verbeteringen wel of niet worden opgepakt. Processen worden als vanzelfsprekend gevolgd, maar zelden geëvalueerd of geoptimaliseerd. Vragen over datakwaliteit blijven liggen, omdat niemand zich verantwoordelijk voelt voor definities of toegankelijkheid. Het maken van rapportages zou eenvoudig moeten zijn, maar kost regelmatig zeeën van tijd.  Er wordt veel werk verzet, maar weinig geborgd. De lijn tussen gebruik en verbetering vervaagt. En dat maakt kwetsbaar.

Kortom: de beheerorganisatie beweegt, maar weet niet waarheen. Er ontbreekt een plek waar besluiten worden genomen, knelpunten worden gewogen en de samenhang bewaakt blijft. Daardoor wordt er veel gereageerd, maar weinig gestuurd. En hoe langer dat duurt, hoe vanzelfsprekender het wordt dat de mensen in de uitvoering ‘het wel regelen’. Totdat de rek eruit is – en het vertrouwen in de beheerorganisatie én de systemen afneemt.

De sleutel: eigenaarschap verbinden aan regie
Een goed werkende beheerorganisatie vraagt om meer dan uitvoering – ze vraagt om sturing. Niet door méér overleg of extra lagen, maar door eigenaarschap op de juiste plek te beleggen: daar waar processen en data samenkomen.

In onze visie ligt de sleutel bij het bewust combineren van twee samenhangende rollen: de proceseigenaar en de data-eigenaar. De proceseigenaar overziet het proces, is verantwoordelijk voor de werking ervan én geeft richting aan verbetering. De data-eigenaar bewaakt de kwaliteit, definities en toegankelijkheid van data binnen een domein. Vaak zijn dit dezelfde mensen – en dat is geen toeval. Proces en data zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Zonder eigenaarschap op beide is het lastig om besluiten te nemen, knelpunten op te lossen of te sturen op effectiviteit.

Deze eigenaren bewaken de samenhang – in lijn met de strategische koers van de organisatie – en scheppen de randvoorwaarden waarbinnen anderen hun werk kunnen doen. Zij vormen het fundament waarop kerngebruikers en functioneel beheerders kunnen bouwen. Functioneel beheerders kunnen zich dan richten op inrichting en ondersteuning. Kerngebruikers werken vanuit duidelijke kaders, in plaats van aannames. Zolang die basis ontbreekt, blijft beheer een reactieve bezigheid – in plaats van een stabiele, lerende structuur.

Een effectieve beheerorganisatie vraagt dus niet alleen om een goed ingericht proces, maar ook om het gesprek over rollen, mandaat en eigenaarschap. Dat begint bij het activeren van proces- en data-eigenaren: mensen met overzicht én verantwoordelijkheid, die zorgen dat processen en informatie kloppen, aansluiten en toekomstbestendig zijn.

Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. Soms begint het met het herbevestigen van wie waarvoor verantwoordelijk is. Soms met het organiseren van een ritme om processen en informatie te evalueren. En soms met het stellen van één scherpe vraag: wie besluit hierover eigenlijk?

Tijd voor een nieuwe standaard
Bij Hersense helpen we organisaties om hun beheerorganisatie niet alleen op papier goed te regelen, maar ook in gedrag, mandaat en samenwerking. We maken patronen bespreekbaar en begeleiden het (her)inrichten van rollen, eigenaarschap en besluitvorming — precies daar waar het vaak schuurt.

Want pas als eigenaarschap op de juiste plek ligt, komt iedereen in zijn kracht. Dan wordt beheer geen last, maar een motor voor continue verbetering.

Dus voel je dat de energie uit het beheer begint te lopen? Kijk dan niet alleen naar de uitvoering, maar ook naar de bovenstroom. Zijn de rollen helder? Is er ruimte voor eigenaarschap? En is er ritme voor ontwikkeling?
Wij denken graag met je mee — vanuit ervaring, structuur én menselijk inzicht.

Bron: Hersense, Foto: Hersense