• Home
• Nieuws

Astrid van Veen (Woonbron): Leegstand verminderen door goedlopend en efficiënt mutatieproces

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 3 March 2021

Om als woningcorporatie leegstand tot een minimum te beperken, is een efficiënt en gestroomlijnd mutatieproces onontbeerlijk. Hoe zorg je voor processen waarbij dat gewaarborgd is en ICT die je hierbij ondersteunt? CorporatieGids.nl sprak daarover met Astrid van Veen, Projectleider bij Woonbron: “Een goedlopend mutatieproces begint bij foutloze en efficiënte informatieoverdracht tussen systemen.”

De tijden dat het mutatieproces draaide op papieren bonnetjes en handmatig overgetypte rapporten zijn lang voorbij, begint Astrid het gesprek: “Tegenwoordig is het normaal om volledig te leunen op je ICT in het mutatieproces. Logisch ook, want dit zorgt ervoor dat de kans op fouten omlaag gaat, het werk sneller plaatsvindt én medewerkers geen dubbel werk hoeven te doen. Informatie die bijvoorbeeld opgedaan wordt in een woning, verschijnt bijna in real time in ons ERP-systeem. In mijn ogen is een efficiënt ingericht mutatieproces dan ook inherent aan foutloze informatieoverdracht tussen ICT-systemen.”

Goede informatieoverdracht
Het mutatieproces bij Woonbron gaat over verschillende systemen, legt Astrid uit. “Denk aan een klantsysteem waar een verhuizing wordt doorgegeven, een ERP-systeem waar data over de woningen zit opgeslagen, een opname-app om de status van en wijzigingen in een woning door te geven en de Datarotonde die steeds de informatie tussen de systemen doorzet. Omdat je gebruikmaakt van veel verschillende systemen, is het essentieel dat de informatieoverdracht goed is. Zo niet, dan gaan processen stropen omdat bijvoorbeeld onderhoudstaken niet goed aankomen en neemt de leegstand toe.”

Leegstand verminderen
Binnen het mutatieproces werkt de Zuid-Hollandse corporatie nauw samen met Casix. “We maken onder andere gebruik van hun vooropname- en eindopname-app én de app voor de intake mutatiewerkzaamheden. Door de samenwerking met Casix hebben we een groot deel van het mutatieproces kunnen automatiseren. Verhuurmakelaars maken bijvoorbeeld foto’s van de woning, halen een digitale handtekening op van de bewoner en sturen gelijk een mailbevestiging naar de klant. Dat zorgt voor efficiency, minder fouten én extra snelheid in het proces, wat uiteindelijk resulteert in minder leegstand.”

Checklist
Woonbron heeft daarnaast haar kwaliteitsbeleid geïntegreerd in Casix, legt Astrid uit: “Dit kun je voor je zien als een soort checklist met de basiskwaliteit die onze woningen moeten hebben. Verhuurmakelaars kunnen dit bij het bezoek aan de woning langslopen en controleren of de woningen hieraan voldoen. Zo niet, dan is dat aanleiding om de woningen kwalitatief te verbeteren.”

“Daarnaast gebruiken we de PRIO-app van Casix voor ons preventief inspectieonderhoud. Onze vaklieden gaan soms willekeurig naar woningen om die een PRIO-beurt te geven. Dit gebeurt bij huurders die al lang geen reparatie hebben gemeld. De check houdt bijvoorbeeld in of de kranen niet lekkend zijn, de ramen goed sluiten en of de cv-ketel bijgevuld is. Zo voorkomen we toekomstig onderhoud, kunnen we de actuele status van de woning opnemen in ons ERP-systeem én hebben we oog op wat er gebeurt achter de voordeur.”

Zelfde ICT-basis
Woonbron is één van de woningcorporaties binnen het SWEMP-samenwerkingsverband. Op de vraag of dit betekent dat mutatieprocessen gelijk zijn tussen de corporatie, zegt Astrid: “We werken allemaal met dezelfde ICT-basis, maar niet op dezelfde manier. Wij schakelen als Woonbron bijvoorbeeld bij de eerste en tweede inspectie een verhuurmakelaar in. Mocht daaruit blijken dat er meer onderhoud nodig is, dan plannen we een derde inspectie in met een opzichter. Ook hebben wij een eigen onderhoudsdienst terwijl andere collega’s opdrachten doorzetten naar een externe aannemer. Door zulke nuances is het erg lastig om de processen gelijk te trekken.”

Robotisering
Op de vraag hoe Astrid de komende jaren het mutatieproces verder ziet veranderen, sluit ze af: “Ik verwacht dat het steeds meer automatisch zal plaatsvinden. We moeten medewerkers steeds meer laten inzien dat ze hierdoor hun werk sneller en efficiënter kunnen uitvoeren. Daarnaast zullen we inspelen op nieuwe technologieën om dit proces te verbeteren. Dat doen we nu al, bijvoorbeeld via de nieuwe Woningopname op Afstand-module van Casix waardoor onze verhuurmakelaars op afstand in contact staan met de bewoner. Of via robotisering waarmee we facturen betreffende onderhoudskosten voor de huurder automatisch doorsturen. Zo zullen we steeds verder digitaliseren zodat we onderaan de streep efficiënter, sneller en beter ons werk kunnen doen.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Woonbron