Provides heeft de afgelopen jaren diverse veranderingen doorgevoerd waaronder de vervanging van haar primaire systeem. Alle veranderingen hebben er toe geleid dat procesbeschrijvingen waren verouderd en dat niet meer voor elke medewerker volledig duidelijk was hoe de processen gevolgd dienden te worden. Dat was voor Provides dan ook de reden om de procesbeschrijvingen te actualiseren.
Provides heeft HC&H gevraagd om die actualisatieslag uit te voeren. In diverse workshops met proceseigenaar en medewerkers zijn de bestaande beschrijvingen geanalyseerd en de ‘gaps’ tussen de werkelijke- en de ‘papieren‘ situatie in beeld gebracht. Na analyse zijn alle gaps aangepast in de procesbeschrijvingen waardoor de beschrijvingen weer in lijn zijn met de werkelijke situatie waarmee elke medewerker de werkzaamheden binnen een proces op dezelfde wijze kan uitvoeren. Naast het vastleggen hebben we ook continu oog gehouden voor de samenhang van processen. Processen van corporaties hebben altijd relaties met andere processen. We hebben dan ook kritisch gekeken naar verbanden cq. overlappen binnen de processen en bij knelpunten de proceseigenaren geadviseerd over oplossingsrichtingen.
Voor het vastleggen van procesbeschrijvingen maakt Provides gebruik van de procesmanagementoplossing Rules van Mavim. Naast de processen legt Rules ook diverse primaire onderdelen van een proces vast zoals functies en rollen, informatiesystemen en documenten. Hiermee heeft Provides een goed inzicht in de processen zelf, maar ook in welke functies bij processen zijn betrokken of welke informatiesystemen bij een proces zijn ingezet. Dit inzicht levert de organisatie direct verbeterkansen voor de processen en/of organisatie op. Tevens zet Provides de standaard en eenvoudig te onderhouden website van Rules in om de beschrijvingen online en eenduidig te presenteren.
Doordat HC&H ruime kennis van en ervaring met procesmanagement bij woningcorporaties heeft én beschikt over Mavim gecertificeerde procesdeskundigen, is dit project bij Provides met succes uitgevoerd en afgerond.
Bron: HC&H Consultants
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
