• Home
• Nieuws

Aareon over de gevolgen van DAEB en niet-DAEB

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 30 May 2016

Om de complexe materie en de gevolgen voor de administratieve scheiding voor uw corporatie goed in beeld te brengen, biedt Aareon ondersteuning. Wij kunnen met u inventariseren waar dit uw processen raakt en waar mogelijk aanpassingen nodig zijn.

Klantbijeenkomsten
Onlangs heeft Aareon over dit thema 2 klantbijeenkomsten gehouden. Doel van de bijeenkomsten was het informeren van de klanten over de veranderingen in de nieuwe Woningwet ten aanzien van de administratie van het DAEB en niet-DAEB bezit en welke gevolgen deze hebben voor de te voeren administratie.

Om tot het juiste advies te komen heeft Aareon een ‘Taskforce DAEB’ opgericht, met als doel de benodigde kennis te bundelen en te komen tot een juiste oplossing met het juiste tijdspad. Onderdeel van de Taskforce was een klankbordgroep van een aantal klanten. Uitgangspunt van de klankbordgroep was het onderzoeken van de onderstaande scenario’s op de toepasbaarheid en de daarmee gepaard gaande impact op de verschillende processen bij de woningcorporaties.

Uiteraard moeten de onderzochte scenario’s voldoen aan de wettelijke voorschriften. Volgens de nieuwe Woningwet moet de scheiding zichtbaar worden in de jaarrekening en een kasstroom-overzicht, gebaseerd op de directe methode. Naast de huidige realisatie moet ook gerapporteerd worden over de prognose voor de komende 10 jaar.

Uitgangspunt van het ILT – die de uitvoering en controle van de Woningwet opgedragen heeft gekregen – is dat direct toerekenbare kosten & opbrengsten direct gescheiden moeten worden. Voor indirecte kosten & opbrengsten geldt dat verdeelsleutels gebruikt moeten worden. De toegepaste verdeelsleutels moeten op verklaarbare wijze worden toegepast.

Naast de wettelijke eisen is ook het doel de processen zo pragmatisch mogelijk te houden. Hierbij is de stelling gehanteerd ‘eenvoudig aan de voorkant, gedetailleerd aan de achterkant’.

Van 3 scenario’s naar 1 route
Bij het uitwerken van de verschillende scenario’s kwam naar voren dat een administratieve scheiding binnen 1 administratief bedrijf binnen de huidige wetgeving niet toepasbaar is. De scheiding van de balans is niet te realiseren, waardoor die variant alleen toepasbaar is voor corporaties die onder het verlichte regime vallen.

De uitwerking van scheiding in 2 aparte bedrijven – administratief of juridisch gescheiden – verschilt niet van elkaar, waardoor uiteindelijk 1 route voor de invulling van de scheiding van DAEB en niet-DAEB overblijft: splitsing in 2 administratieve bedrijven.

Theoretisch zou een splitsing in 2 administratieve bedrijven kunnen inhouden dat er 2 volledig gescheiden bedrijven ontstaan, waarbij de directe baten en lasten en de indirecte baten en lasten volledig gescheiden kunnen worden. Elk bedrijf heeft dan eigen bezit, eigen contracten en regelt zijn eigen opdrachtverstrekking en facturering.

In de praktijk zal dit niet uitvoerbaar zijn. Bijna alle corporaties hebben te maken met een één of meer gemengde complexen (complexen waarin zowel DAEB als niet-DAEB bezit zit) en hebben ook te maken het gemengde indirecte kosten. Bijvoorbeeld personeelskosten, huisvestingskosten, etc.

Het DAEB bedrijf en het niet-DAEB bedrijf hebben beide hun ‘eigen’ bezit en contracten. Hiermee is de opbrengstenkant direct goed gescheiden. Daarnaast worden de kosten, die lastiger te scheiden zijn, volledig in één bedrijf beheerd en geregistreerd en worden de niet-DAEB kosten doorbelast aan het niet-DAEB bedrijf.

Hiermee wordt bereikt dat de opdrachtverstrekking en controle van dagelijks onderhoud, planmatig onderhoud en inkoopcontracten centraal beheerd worden. Hiermee kan ook de facturenstroom gestandaardiseerd verwerkt worden binnen 1 bedrijf.

Vastleggen verdeelsleutels
Om directe kosten en opbrengsten bij de bron te kunnen scheiden, is het noodzakelijk het bezit te verdelen over DAEB en niet-DAEB. Hiervoor worden verdeelsleutels vastgelegd op het bezit. Bij de percelen en gebouwen is dat alleen een kenmerk DAEB of niet-DAEB, op hogere niveaus een verhouding DAEB/niet-DAEB. Het vastleggen van de verdeelsleutels gebeurt voor Tobias op perceel en clusters. In Tobias AX worden verdeelsleutels vastgelegd op gebouw, kavel, serviceobject, inkoopcontract en project. Deze verdeelsleutel is een ‘vrij in te vullen veld’ en kan gebaseerd worden op een ‘eenheid’. Alle eenheden tellen als gelijke waarde mee, maar er kan in plaats van de eenheid ook een andere verdeelsleutel worden gekozen, zoals bijvoorbeeld m2 of WOZ-waarde.

Verdeling van de kosten
Zoals de schematische voorstelling al laat zien, worden de kosten in eerste instantie in één van de bedrijven geboekt. Bij het specificeren van de facturen wordt DIRECT onderscheid gemaakt in het DAEB deel en het niet-DAEB deel van de kosten. Dit omdat daarmee de verdeling van de kosten in de kasstromen direct te volgen is.

Voor het boeken van de algemene kosten kan gebruik gemaakt worden van de Inkoopcontracten-module. Wanneer een leverancier meerdere facturen per jaar stuurt, is daarmee de specificatie van te voren vastgelegd en hoeft er niet meer over nagedacht te worden. Voor andere kosten van incidentele facturen of kosten die direct vanuit het bankboek gespecificeerd worden, moeten op grootboekrekening ook verdeelsleutels worden vastgelegd. Hiermee kunnen ook de algemene kosten gemakkelijker gespecificeerd worden.

Periodiek doorbelasten
De kosten worden eerst in één bedrijf geboekt en zullen doorbelast moeten worden naar het andere bedrijf. De doorbelasting kan plaatsvinden vanuit een rapportage op grootboek en in de vorm van een memoriaal via de rekening-courant, of via verkoop/inkoopfacturen.

Treasury en Vastgoedmanagement
Ook de gebruikers van de Treasury- en Vastgoedsuite krijgen te maken met de nieuwe Woningwet. De inrichting van de leningen- en activa-administratie als subadministratie volgt de gemaakte keuze voor het ERP-systeem. Administratieve splitsing binnen 1 bedrijf is daarbij ook mogelijk. Het kasstroomoverzicht kan op basis van de directe methode worden gerapporteerd, waarbij de geprognosticeerde als ook de gerealiseerde kasstromen binnen 1 bedrijf of gesplitst naar 2 bedrijven kunnen worden gekoppeld aan het CorpoDatamodel.

Aareon Scenarioanalyse maakt onderdeel uit van de Vastgoedsuite en kan u ondersteunen bij het waarderingsproces (marktwaarde in verhuurde staat) en de financiële meerjarenbegroting. Deze module kan het definitieve scheidingsvoorstel voor u vastleggen, doorrekenen en toetsen aan de gangbare financiële ratio’s. Zo kunt u de levensvatbaarheid van de DAEB en Niet-DAEB tak bepalen aan de hand van scenario’s. De hoogte van de interne DAEB lening kan op basis van eigen inzichten worden vastgelegd. Dit geldt eveneens voor de dividenduitkering vanuit de niet-DAEB tak, mits de interne lening is afgelost.

Het functioneel model voor de winst- en verliesrekening is reeds toegevoegd aan de meerjaren-rapportages.

Ondersteuning door Aareon
Om de complexe materie en de gevolgen voor de administratieve afhandeling voor de corporatie goed in beeld te brengen, wil Aareon een ondersteunende taak vervullen. We bieden de klanten aan om met hen te inventariseren waar het hun processen raakt en waar mogelijk aanpassingen nodig zijn. Deze ondersteuning wordt verleend in de vorm van een workshop waarin de huidige processen worden doorgenomen en eventueel knelpunten geïnventariseerd. Daarnaast zal geïnventariseerd worden welke (maatwerk)toepassingen de corporatie inzet en welke gevolgen dat heeft bij een splitsing in 2 bedrijven. Deze aanpak levert een rapport op waarop het plan van aanpak voor de daadwerkelijke scheiding kan worden gebaseerd. Mede door de benodigde conversie zal de doorlooptijd van het project minimaal 2- 4 maanden in beslag nemen. Houdt hier in uw planning voldoende rekening mee.

Zoals u kunt lezen, zijn we al druk bezig om alle gevolgen in kaart te brengen en u als klant zo goed mogelijk te informeren. Dat zullen we de komende tijd blijven doen. Dus wordt vervolgd.

Bron: Aareon

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Aareon in de CorporatieGids 2016 te bekijken.