• Home
• Nieuws

Aareon: ook voor operationele ondersteuning

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 7 July 2015

Meer dan 150 verschillende bedrijven maken gebruik van de Treasury- en vastgoedsoftware van Aareon. Al deze bedrijven hebben verschillende vragen en hebben de software ingericht naar hun eigen werkprocessen. Wat alle bedrijven gemeen hebben, is dat de regelgeving complexer wordt en dat het werk met minder mensen gedaan moet worden. Door vertrek van medewerkers of ziekte kan het ook voorkomen dat er tijdelijk te weinig capaciteit en/of kennis in huis is om bepaalde processen vakkundig en tijdig uit te voeren.

In dit artikel laten we Woonzorg Nederland aan het woord. Zij kreeg eind 2014 te maken met het vertrek van de medewerker die o.a. verantwoordelijk was voor de activa administratie. De activa-administratie is door de regelgeving van de RJ645 een behoorlijke specialistisch werk geworden. Zeker bij een organisatie als Woonzorg met meer dan 46.000 verhuureenheden, scheiding DAEB/niet-DAEB en meer dan 250 herclassificaties.

Herman van der Post, controller bij Woonzorg, hierover: ”Het vertrek van medewerkers komt meestal ongelegen, maar als dat gebeurt vlak voor het opmaken van de jaarrekening dan heb je een extra aandachtspunt. De afgelopen twee jaar hadden we de activa-administratie volledig in de software van Aareon ondergebracht en optimaal laten aansluiten op de regelgeving van de RJ645. De werkprocessen waren wel gedeeltelijk beschreven, maar het was gewoon te kort dag om zo kort voor het jaarrekeningproces een nieuwe medewerker adequaat in te werken. Verdeling activa, herwaardering en herclassificatie zijn belangrijke processen die je jezelf niet zomaar eigen maakt.

We wisten dat Aareon haar klanten kan ondersteunen met operationele processen en hadden goede ervaringen met Aareon vanuit een eerder gezamenlijk project. Om die reden hebben we contact opgenomen om te kijken wat zij voor ons kon betekenen. We zijn om tafel gegaan en wij hebben onze wensen op tafel gelegd. Op basis van die gesprekken zijn we tot afspraken gekomen. We hebben een team gevormd bestaande uit mensen van Woonzorg en twee specialisten, Jaap en Liane, van Aareon. Binnen Woonzorg verzamelden wij de data en mutaties. Deze gegevens worden door Aareon vanuit Emmen in onze activa-administratie verwerkt. Ik controleerde vervolgens de aangeleverde rapportages op juistheid en zo zijn we stap voor stap door de processen gegaan. Periodiek hadden we telefonisch overleg met de projectleider van Aareon of kwamen de medewerkers van Aareon naar Woonzorg.

Door de flexibiliteit aan beide kanten zijn we soepel door het proces van de jaarrekening gelopen. Van onze accountant hebben we net als in voorgaande jaren de complimenten gekregen voor de wijze van verslaglegging. En daar zijn we erg trots op.

De volgende stap die we gaan zetten is het inrichten van de fiscale-activaregistratie. De software van Aareon ondersteunt de VSO2, maar wij zijn als woningcorporatie met zorgvastgoed gehouden aan de regels van de VSO2a. De software van Aareon zal hier op aangepast worden waarna we met de inrichting kunnen starten. Wij hopen in de loop van 2015 een nieuwe medewerker aan te trekken die o.a. de activa-administratie gaat verzorgen. Aareon zal de opleiding van deze medewerker verzorgen en ook de komende jaarrekening stand-by zijn voor ondersteunende werkzaamheden.

Herman van de Post sluit af met de volgende opmerking: “Een paar jaar geleden werkten wij met een activa-administratie die voor een deel afhankelijk was van Excelsheets. Wij hadden als doel gesteld om deze Excelsheets te vervangen door een professioneel systeem. Dit was belangrijk vanuit het oogpunt van de administratieve organisatie, maar ook uit het oogpunt van kwetsbaarheid. Je wilt niet afhankelijk zijn van het individu die een Excelmodel heeft opgesteld. Vorig jaar zijn de laatste Excelbladen vervangen door Activa van Aareon. Excel wordt nu slechts gebruikt als input voor het systeem. Wij zijn erg blij dat we toen die stap gezet hebben, waardoor we nu soepel door het jaarrekeningproces gerold zijn.”

Ondersteuning door Aareon
Bij Aareon zien we een sterke toename in de vraag naar tijdelijke en permanente ondersteuning. Woonzorg is een voorbeeld van tijdelijke ondersteuning.

Bij kleinere organisaties wordt er steeds vaker gevraagd om permanente ondersteuning bij periodieke processen zoals aanlevering dVI, Dpi of de activa-administratie. Door het incidentele karakter van deze processen krijgen eigen medewerkers geen routine en het kost hen relatief veel tijd en moeite om de werkzaamheden uit te voeren. Aan de andere kant moeten die medewerkers juist allerlei extra taken uitvoeren. Vanuit Aareon ontzorgen wij een groeiend aantal klanten door een gedeelte van het operationele werk over te nemen. Veel van die werkzaamheden kunnen op afstand worden uitgevoerd waardoor het financieel extra interessant wordt.

Bron: Aareon

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Aareon in de CorporatieGids 2015 te bekijken.