• Home
• Nieuws

Aareon en Wst. Den Helder over een heldere visie op het onderhoudsproces

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 12 December 2016

Het indienen en afhandelen van een reparatieverzoek leent zich bij uitstek voor verregaande digitalisering. Zo ook bij Woningstichting Den Helder. Op verzoek van Insight Magazine deelt Ida Nap, medewerker applicatiebeheer en informatievoorziening, stap voor stap haar ervaringen. Een gesprek over de iPhone als misschien wel het belangrijkste gereedschap van de vakman.

Ida is sinds 2008 werkzaam bij Woningstichting Den Helder en nauw betrokken bij het digitaliseren van het onderhoudsproces. “Huurders kunnen hun reparatieverzoeken telefonisch of digitaal via de website indienen”, start ze ‘aan de voorkant’ van het onderhoudsproces. “Als de melding telefonisch gebeurt, voert de KCC-medewerker de melding in de beslisboom van AX in. Zij maken met de klant een afspraak voor een reparatieverzoek en halen hiervoor in AX een planvoorstel op, dat eigenlijk uit Connect-It van ViaData komt. Connect-It is ons plansysteem dat gekoppeld is aan AX”.

Beslisboom
“Als de klant via de website een reparatieverzoek indient, krijgt hij de beslisboom uit AX voorgeschoteld”, vervolgt Ida. “Via deze beslisboom kan hij keuzes maken uit de ruimtes waar het euvel zich voordoet en wat voor klacht het is. Naast de beslisboom krijgt de klant via de website ook het planvoorstel aangeboden. Dat wordt dan via AX – feitelijk komt het voorstel uit Connect-It - op de website getoond. Als de klant een keuze heeft gemaakt, staat het reparatieverzoek direct op de gewenste tijd in het planbord. Direct na het maken van het reparatieverzoek krijgt de klant een bevestiging per mail. Een dag voor de afspraak ontvangt de huurder per sms een herinnering".

Werkbon
In het plansysteem is ook direct de werkbon zichtbaar voor de planners. Zij zetten de werkbon klaar voor de vakman, waarna de vakman deze in de Connect-It app op zijn iPhone krijgt te zien. “Zodra de vakman aan het werk gaat op deze werkbon, zien de planners dat. Als de bon door de vakman wordt afgemeld is dat ook vrijwel direct te zien”.

Papier of digitaal
De aannemers krijgen hun werkbonnen op papier of digitaal. “Dit wordt vanuit de correspondentiemodule van AX aangestuurd”, licht Ida toe. “Bij het maken van een reparatieverzoek in AX kan via het vinkje voor afdrukken automatisch de Correspondentiemodule worden aangesproken”.

Uren en materialen
Over de verwerking van enerzijds uren en materialen van de eigen vaklieden en anderzijds de facturen van de leveranciers zegt Ida: “De uren en materialen worden door de vaklieden via de iPhone geregistreerd. Uren worden zelfs automatisch geregistreerd, daar hoeft de vakman niets voor te doen. Materialen kan de vakman scannen of via een zoekterm opzoeken en selecteren. Als hij klaar is met zijn klus, wordt de bon afgemeld en komen de uren en materialen direct in Connect-It en in AX te staan”. Volgens Ida zijn de vaklieden doorgaans enthousiast over het werken met de Connect-It-app op hun iPhone. “De werkwijze wordt als gemakkelijk te begrijpen ervaren”, weet Ida.

Facturen
“Facturen van leveranciers kunnen op twee manieren bij ons binnen komen. Op papier of digitaal”, vervolgt Ida. “De papieren factuur wordt door onze postkamer ingescand en komt dan in de Kofax Batch Manager terecht. De digitale factuur wordt vervolgens in een bepaalde map gezet en wordt dan door een script van Square DMS- onze DMS-leverancier - in dezelfde Kofax Batch Manager gezet. Vanuit deze batchmanager worden de facturen na een eerste controle doorgezet naar het prefacturenregister van AX. Van daar volgt de factuur de route zoals deze is ingesteld in Routing facturen”.

Naadloos
De ontleding van het onderhoudsproces maakt duidelijk dat Woningstichting Den Helder gebruikmaakt van meerdere ICT-systemen die naadloos met elkaar zijn gekoppeld. Ida legt uit hoe dat tot stand is gekomen: “Toen wij met AX begonnen voor Helder Vastgoed Onderhoud was het planbord in AX nog niet klaar. Wij hadden al wel Connect-It in huis, maar nog niet in gebruik. Het was voor ons een logische stap om Connect-It aan AX te koppelen. De koppelingen tussen AX en Connect-It worden door beide leveranciers gezamenlijk onder handen genomen, zodat wijzigingen in Connect-It ook direct in AX zichtbaar zijn”.

Digitale weg makkelijker maken
Tevreden als Ida is, ziet ze ook nog ruimte voor verbetering. “We krijgen naar onze zin nog steeds te veel telefonische reparatieverzoeken ten opzichte van digitale meldingen. Daarom zijn we aan het kijken hoe we het voor de klant makkelijker kunnen maken om via de digitale weg reparatieverzoeken in te dienen. Bijvoorbeeld door deze uit het gedeelte te halen waarop moet worden ingelogd. Ook overwegen we de mogelijkheid voor de klant om een foto of vrije tekst toe te voegen. Kortom, genoeg te doen want kan altijd beter”.

Bron: Aareon

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Aareon in de CorporatieGids 2016 te bekijken.