• Home
• Nieuws

Aareon en Viveste over maximaal rendement halen uit Tobias AX

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 13 January 2017

Vraag een gemiddelde Word-gebruiker naar slimme functionaliteit van de tekstverwerker en hij komt niet verder dan ‘Opslaan als’. Volgens Jack de Koning (foto links), projectmanager Informatisering & Automatisering bij Viveste in Houten, geldt het onbenut laten van functionaliteit ook voor ERP-systemen.

“Als je het ERP-systeem slim en efficiënt inricht, kun je het rendement met gemak verdubbelen.”
Jack werkt nu ruim tweeëneenhalf jaar bij Viveste in Houten. “Ik ben zoveel mogelijk van de I, de A is voor onze outsourcingspartner”. Jack is een man met een missie. “Ik wil vanuit Informatisering bruggen bouwen naar de bedrijfsvoering en ICT-systemen zo optimaal mogelijk laten gebruiken. Ook ERP-systemen worden soms maar voor veertig procent uitgenut. Als je ze slim en efficiënt inricht, kun je dat met gemak verdubbelen.”

Werk aan de winkel
Toen hij bij Viveste aan de slag ging constateerde Jack dat er genoeg werk aan de winkel was. Op het gebied van I & A had de organisatie stilgestaan. De ICT-infrastructuur was kwetsbaar en het primaire systeem beperkte de organisatie in haar vervolgstappen. “Als je ergens nieuw binnenkomt, dan jeuken je handen. Ik heb eerst rustig de kat uit de boom gekeken en vervolgens een optimalisatieplan Viveste 3.0 geschreven. Hij glimlacht en biecht op: “Versie 1 en 2 zijn er nooit geweest, maar door het 3.0 te noemen, straalde er direct een gezonde ambitie vanaf.”

Tobias AX
Een van de stations op zijn routekaart naar optimalisatie was de selectie van Tobias AX als nieuw ERP-systeem. De weg ernaartoe bewandelde Jack als projectleider zelf, samen met een projectgroep van tien man. “Geen PvE met 1500 vragen, maar vijf business cases die leveranciers mochten presenteren. Aangevuld met referentiebezoeken en ‘knoppensessies’ bij leveranciers bleek uiteindelijk de beste klik met Aareon te zijn. “Daar gaat het voor een groot deel om”, zegt Jack, “een goede klik met de leverancier.”

Geruisloos
In korte tijd implementeerde Aareon Tobias AX en ook de ingebruikname in juni van dit jaar ging, zoals Jack het noemt, geruisloos. Op de vraag naar de succesfactoren zegt hij: “Raar om dat zelf te zeggen, maar kies een ervaren projectmanager en bereid de implementatie en ingebruikname goed voor. Het lijkt een open deur, maar daar valt of staat het mee. Verder is draagvlak in je organisatie erg belangrijk. Ook het managen van de verwachtingen is belangrijk, zorg dat je weet wat je krijgt. Anders oogst je achteraf teleurstellingen. Het scheelt natuurlijk ook dat iedereen bij Viveste eraan toe was om een kwaliteitsslag te maken. De implementatie van Tobias AX was hiervoor de aanjager.”

Rapid Start
Jack kijkt ook met een tevreden gevoel terug op de samenwerking met Roel-Jan Kuipers, de projectmanager van Aareon. “Het was pas zijn tweede implementatie, dat zou je echt niet zeggen. Hij kent het klappen van de zweep en trekt op het juiste moment aan de touwtjes.” Over de implementatie zegt Jack: “We hebben gekozen voor de Rapid Start-implementatiemethode omdat hierin alle eerder opgedane kennis van andere corporaties is verwerkt. Waarom zouden we het wiel opnieuw uitvinden? Dat de ingebruikname zo geruisloos is gegaan, komt ook omdat de Rapid Start-methode de gebruikers houvast geeft. We kiezen nu eerst voor een gewenningsperiode van zes maanden. Het werkt allemaal heel intuïtief en het went snel.”

Beter uitnutten
Tobias AX werkt samen met ShareWorX van Aareon-dochter Square DMS, Treasury en leveranciersportaal Mareon. “ShareWorX en Treasury hadden we al in gebruik en kunnen we in combinatie met Tobias AX veel beter uitnutten. De ingebruikname van Mareon zien we als sluitstuk van het implementatietraject. Het vergemakkelijkt het werken met eenheidsprijzen en vereenvoudigt de ketenintegratie met aannemers. Viveste hanteert een ‘Aareon, tenzij’ aankoopbeleid. “De basis moet gewoon goed zijn”, zegt Jack daarover. “ERP, DMS en een klantportaal moeten met elkaar praten. Dan helpt het wanneer je dit van één leverancier betrekt. Een intranet of een website staat er bijvoorbeeld alweer verder vanaf.”

Gelukkig
De bedrijfsvoering van Viveste verloopt sinds de overgang naar Tobias AX veel soepeler, stelt Jack vast. “Processen verlopen slimmer en efficiënter. We doen geen dubbel werk meer, voeren gegevens eenmalig in en hebben data overal beschikbaar. Dat geldt ook voor managementinformatie; met een druk op de knop hebben we alle gewenste informatie beschikbaar. Alle oplossingen integreren naadloos met elkaar. Daar word je heel gelukkig van.”

Ontzorgen
Waar Jack ook gelukkig van wordt is dat de ‘A’ van automatisering volledig aan de zorg van Residenz ICT is toevertrouwd. “Ik hoef me niet druk te maken over servers, verbindingen, IP-adressen en meer ICT-dingetjes die allemaal onderwater gebeuren. Het is een materie die steeds ingewikkelder wordt en waar Residenz ICT uitstekend in thuis is. Het ontzorgen van ICT is echt een meerwaarde die niet in geld is uit te drukken. Als je een professionele corporatie wilt zijn, moet je dat gewoon goed regelen. Wij hebben ervoor gekozen dat volledig uit te besteden.”

Beheerorganisatie
Viveste kent nog een traditioneel organisatiemodel maar de taken en bevoegdheden zijn laag in de organisatie belegd. Het borgen van de kennis en ervaring met het nieuwe ERP-systeem is belangrijk. “We richten een goede beheerorganisatie in met kerngebruikers die eerste aanspreekpunt zijn voor collega’s. Vanuit I&A zijn we ondersteunend en faciliterend, uiteindelijk moet de ICT-vraag uit de organisatie komen. Dat is een groeiproces waar we ook zorgvuldig de tijd voor nemen”, zegt Jack.

Fase 2
Ondertussen maakt Jack zich alweer op voor nieuwe plannen. “We genieten momenteel van een gewenningsperiode van zes maanden. Daarna gaan we met onze andere ambities uit het 3.0-plan aan de slag”, licht Jack toe. “Fase 2 is de implementatie van een klantportaal. We worden steeds slimmer, digitaler en doelmatiger en bieden de klanten die dat willen online tools. Op termijn zal het aantal telefoontjes en baliebezoeken gaan afnemen. Met Tobias AX hebben we een goede basis en sorteren wij voor op de toekomst.”

Bron: Aareon

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Aareon in de CorporatieGids 2016 te bekijken