In de serie de '7 zonden bij functioneel beheer' zoomen we in op een aantal belangrijke valkuilen bij functioneel beheer. Uiteraard geven we u ook tips hoe u deze kunt voorkomen. We tellen af van nummer 7 naar nummer 1.
Zonde 7: functionele beslissingen aanzien voor technische problemen
Er is geen afdeling binnen een organisatie die onterecht zoveel ergernissen oproept als de afdeling ICT en hun servicedesk. De systemen ‘ondersteunen niet in de werkzaamheden’, die ene benodigde functie ‘werkt niet’ en de servicelijn ‘snapt niet wat collega's nodig hebben om hun werk te kunnen doen'. Kortom; men loopt vast. Dit wordt de afdeling ICT aangerekend maar is dit wel terecht?
De afdeling ICT bouwt over het algemeen geen systemen maar koopt deze in. Het systeem komt met standaard functionaliteiten en standaard bouwblokken. Het is de taak van de afdeling ICT om te zorgen dat het systeem draait binnen de omgeving van de organisatie en dat het op de juiste wijze wordt gekoppeld aan andere systemen.
Daar houdt de technische rol van de afdeling ICT op en start de functionele rol van de functioneel beheerder. De functioneel beheerder is namelijk verantwoordelijk voor de inrichting van het nieuwe systeem en wel op zo’n manier dat het systeem op de juiste wijze de werkprocessen en gebruikers van de organisatie ondersteunt.
Noodzakelijkerwijs worden bij de inrichting van een systeem bepalende keuzes gemaakt. Dwingt men de medewerkers volgens standaard werkprocessen te werken door deze zo in te richten dat er geen ruimte is voor alternatieve werkwijzen? Worden medewerkers beperkt in hun rechten door ze bijvoorbeeld geen rechten te geven om documenten te verwijderen? Of krijgen medewerkers juist alle verantwoordelijkheid voor het juist opslaan en verwijderen van alle relevante documenten?
Keuzes
Welke keuzes u ook maakt, deze hebben een grote invloed op de manier waarop uw collega’s met het systeem werken. Niet alle medewerkers zullen blij zijn met de gemaakte keuzes. Deze ontevredenheid richt zich over het algemeen op het zichtbare, namelijk ‘het systeem’. Hierdoor wordt een functionele beslissing aangezien voor een technisch probleem.
Maak het inzichtelijk
Functionele beslissingen moeten breed in de organisatie worden uitgedragen. Het is van belang dat collega’s het beleid begrijpen achter deze beslissingen. De functioneel beheerder heeft hierin een grote rol. Maak inzichtelijk waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt voor de inrichting van het systeem. Hierdoor voorkom je onterechte ergernissen richting de afdeling ICT en creëer je draagvlak voor het gebruik van het nieuwe systeem.
Door: Renske Bruinsma, professional bij Doxis Informatiemanagers
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine - November 2024 Inhoud Ferry van der Pal (Wonen Wateringen): Fusie leidt tot betere bijdrage aan de volkshuisvestelijke opgave…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
