CorporatieGids Magazine

57 ONAFHANKELIJK MAGAZINE OVER STRATEGIE, BEDRIJFSVOERING & ICT VOOR WONINGCORPORATIES NUMMER 4, 2018 56 WWW.CORPORATIEGIDS.NL Jolieke Peters (DUWO): Voldoen aan de AVG maakt ons werk makkelijker Handhaving van de AVG begin dit jaar betekende een grote verandering voor studentenhuisvester DUWO. Honderdduizenden documenten mochten volgens de nieuwe wetgeving niet langer worden bewaard, en moesten uit de systemen worden verwijderd. Wordt in tijden van big data het kind niet met het badwater weggegooid? CorporatieGids Magazine sprak met Jolieke Peters , Projectleider ICT bij DUWO , over het zorgen voor soepele bedrijfsvoering bij veranderende regels. A ls studentenhuisvester heeft DUWO te maken met een hoge mutatiegraad, legt Jolieke uit. “Studenten blijven maximaal een aantal jaar in hun woning zitten, en sommige verhuizen zelfs een paar keer per jaar naar een grotere kamer. Bovendien huisvesten we duizenden internationale shortstay- studenten. We hebben daarom een mutatiegraad van ruim 50 procent per jaar. Dit betekent dat we heel veel data ontvangen want voor ieder nieuw contract krijgen we persoonsgegevens en nieuwe bewijsstukken. Daar moeten we nu volgens de AVG-richtlijnen mee omgaan.” Andere werkwijzen Op de vraag wat eind 2018 anders gaat vergeleken met een jaar geleden, vertelt Jolieke: “We slaan nu bijvoorbeeld geen legitimatiebewijzen meer op. Na de controle of de tenaam- stelling op het contract klopt verwijderen we het document. Daarvoor werd het opgeslagen in ons DMS. Andere benodigde bewijsstukken worden opgeslagen in verschillende mappen met bijbehorende bewaartermijn. De huurder heeft zo nog steeds de mogelijkheid het contract digitaal te tekenen.” Foto’s: Heidi Borgart