• Home
• Nieuws

Woonstad Rotterdam: "Efficiënter vergaderen door papierloos te gaan"

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 12 October 2016

Elk jaar gebruiken corporaties bossen aan papier tijdens vergaderingen. Maar zijn al die fysieke velletjes en documenten eigenlijk wel nodig? Woonstad Rotterdam rondde begin juni haar pilot 'papierloos vergaderen' met softwaretool iBabs af in samenwerking met HC&H Connect. CorporatieGids.nl zocht de corporatie op en sprak met Teamleider ICT Dienstverlening Patrick Seij (foto midden) en secretaresses Raad van Bestuur Liz van de Roer (foto rechts) en Joyce Hartog (foto links) over digitaal vergaderen: "Sinds de komst hebben wij minder printwerk en zijn de meest actuele stukken direct beschikbaar voor de deelnemers."

De grootste uitdagingen qua vergaderen zaten hem vroeger in het ordenen van de stukken en het voor de laatste wijzigingen steeds opnieuw aanbieden van documenten, legt Liz uit. "Papierloos vergaderen heeft ons geholpen deze problemen op te lossen, aangezien wij met iBabs nu direct gewijzigde stukken kunnen vervangen zonder deze opnieuw uit te hoeven printen. Tijdens vergaderingen zijn nu altijd de meest actuele documenten beschikbaar."

Efficiency
Het doel van het werken met de softwaretool is om uiteindelijk efficiënter te vergaderen. "De nieuwe vergaderwijze betekent voor het secretariaat bij Woonstad Rotterdam een tijd- en papierbesparing, omdat wij bijvoorbeeld tot het laatste moment agendapunten en documenten kunnen toevoegen, en deze door iBabs worden omgezet naar een PDF-bestand," zegt Joyce. "Er is minder printwerk en geen verspreiding van documenten meer. Dit helpt ons uiteindelijk de kosten binnen onze organisatie te drukken."

Patrick vult zijn collega aan: "Dat bleek ook al tijdens de pilot. Wat wij in onze hele organisatie merken, is dat sinds de komst van iBabs documenten vanaf iedere werkplek beschikbaar zijn voor de gebruiker."

Kleinere schaal
Hoewel de besparingen qua kosten aanzienlijk zijn voor Woonstad - een corporatie van formaat met ongeveer 50.000 woningen - kunnen ook kleinere corporaties volgens Patrick van de voordelen genieten. "Iedere corporatie die van papierloos vergaderen gebruikmaakt zal op dezelfde manier tijd en kosten kunnen besparen en aan efficiency winnen. Misschien alleen op een iets kleinere schaal."

Uitrol
Op dit moment maken alleen de Raad van Bestuur en het managementteam van de corporatie gebruik van papierloos vergaderen, maar binnenkort wordt die lijn doorgetrokken. Patrick: "Als gevolg van de goede ervaringen in de pilot vindt direct na de zomer de verdere uitrol plaats. Dan zullen ook de Raad van Commissarissen, de ondernemingsraad en het middenmanagement van iBabs gebruikmaken. Zo worden veel vergaderingen binnen onze organisatie papierloos."

Ondersteuning
Voor het gebruik van iBabs - de tool die door Woonstad Rotterdam wordt gebruikt voor het papierloos vergaderen - krijgt de corporatie ondersteuning van HC&H Connect. Liz: "De tool wordt door medewerkers vooral erg gebruiksvriendelijk ervaren, voor zowel de gebruikers als de ondersteuners."

"HC&H Connect fungeert hierbij als leverancier," gaat Patrick verder. "Wij hebben de tool via hen aangeschaft en samen hebben wij een implementatieplan bedacht om de uitrol en pilot zo goed mogelijk te faciliteren. Zij hebben ons tijdens dit traject ondersteund door te helpen bij de inrichting van iBabs, het geven van advies, het verzorgen van beheerders- en gebruikerstrainingen, nazorg en als vraagbaak."

Nieuwe functies
Inmiddels heeft Woonstad Rotterdam het vizier op de horizon gericht, en staat het zoveel mogelijk uitrollen van papierloos vergaderen binnen de organisatie op de agenda. "Daarnaast willen wij zoveel mogelijk nieuwe functionaliteiten benutten. Zo willen we gaan kijken of het voor ons nuttig is om via iBabs een actiepunten- en besluitenlijst op te stellen sluit Joyce af. "Want alleen door papierloos te gaan kunnen wij écht efficiënt vergaderen."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 6 oktober 2016