• Home
• Nieuws

Leen Spaans, Roger Welters en Sven Kruijer (Woonforte): RPA heeft geleid tot een professionaliseringsslag

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 26 October 2022

Robotisering begint steeds meer gemeengoed te worden in de sector. Sterker nog, bij sommige corporaties is het inzetten van digitale medewerkers niet meer weg te denken. Woningcorporatie Woonforte realiseert bijvoorbeeld dit jaar alleen al zeven tot tien nieuwe robots, waarmee het vlucht geeft aan de inzet van RPA. In gesprek met CorporatieGids.nl vertellen Senior Specialist I&A Leen Spaans (foto rechts), Applicatiebeheerder Roger Welters (foto midden) en Medewerker Informatiebeheer Sven Kruijer (foto links) van de corporatie uit Alphen aan de Rijn over het borgen van robotisering, creëren van échte meerwaarde en delen van kennis.

De inzet van RPA bij Woonforte begon in 2020, begint Leen het gesprek: “Destijds kwamen twee dingen samen. Aan de ene kant zagen we de ontwikkeling van RPA en waren we aan het kijken naar hoe dit ons zou kunnen helpen. Daarnaast kregen wij de mogelijkheid om een werkervaringsplek op te zetten. We hebben dat samengevoegd en gezegd; ga eens kijken hoe RPA Woonforte kan helpen. Uiteindelijk was dat voor ons een win-win situatie, want hierdoor heeft RPA echt een boost gekregen binnen onze organisatie en realiseren we dit jaar alleen al tien nieuwe robots.”

Continuïteit en kwaliteit verbeteren
Op de vraag wat RPA precies inhoudt, legt Roger uit: “RPA staat voor Robot Processing Automation, dus het automatisering en robotiseren van processen of kleine handelingen. Vooral stukjes die veel repeterend werk bevatten lenen zich hier goed voor. Je programmeert deze immers en vervolgens draait hij 24/7, waardoor de continuïteit én kwaliteit verbeteren.”

Repetitieve stappen wegnemen
“Je ziet dat RPA vooral veel wordt ingezet aan de financiële kant,” gaat Sven verder. “Zo gebruiken wij het onder andere voor het verwerken van de niet automatisch te incasseren huren, het afboeken van kleine saldi of het doorzetten van facturen en deze goed neerzetten in de grootboekrekening. Maar het is niet zo dat RPA alleen hier nuttig is. Het archiveren van digitaal ondertekende huurcontracten en de koppeling van inspectiedocumenten gaat inmiddels ook via RPA. Overal waar repetitieve stappen in de processen zit, kan de inzet van robots dus meerwaarde bieden.”

Geen bedreiging
Het is daarbij wel belangrijk dat je RPA op de juiste manier inzet, vervolgt Leen. “Je moet het bijvoorbeeld zo neerzetten dat het niet bedreigend is voor medewerkers. Mensen kunnen bang zijn door RPA hun baan te verliezen, maar zo zien wij het als Woonforte niet. Wij denken juist dat hierdoor extra tijd vrijkomt die aan andere zaken besteed kan worden. De drive moet dan ook niet zijn om fte te besparen, maar om de kwaliteit van processen te verbeteren.”

RPA inbedden
“Daarnaast is het belangrijk dat je het proces inbed in de organisatie,” legt Sven uit. “Dat betekent dat je goed moet inventariseren waar het gebruik van robots de meeste meerwaarde kan leveren. Ga na wat je wilt bereiken, wat het je oplevert en maak dan de keuze voor welke robots je wilt realiseren. Wij werken hierbij samen met Springleaf. Zij doen voor ons die analyse om te kijken waar de meeste waarde kan worden bereikt, in plaats van dat we inspringen op degene die het hardste schreeuwt. Daarnaast verzorgt Springleaf voor ons de technische realisatie en helpen zij de continuïteit te borgen.”

Professionalisering
Op de vraag wat de inzet van RPA Woonforte na twee jaar heeft opgeleverd, vertelt Roger: “Allereerst tijd- en efficiencywinst. Dat zit in meerdere dimensies. Bijvoorbeeld dat medewerkers meer werktijd kunnen besteden aan lastigere processen of maatwerk omdat repeterend werk uit handen wordt genomen, maar ook de informatievoorziening naar de huurder die sneller plaatsvindt. Omdat de robots daarnaast hun werk altijd op dezelfde manier uitvoeren, verbetert de kwaliteit van de registratie. Als laatste hebben we als Woonforte hierdoor een professionaliseringsslag gemaakt, en kunnen we in de toekomst de inzet van robotisering verder uitbouwen.”

Kennisdeling
Een toekomst die het komende jaar in het teken staat van een nieuw ERP-systeem, sluit Leen af. “Volgend jaar gaan we aan de slag met de implementatie van Tobias 365. Een grote stap die – kijkend naar RPA – betekent dat we het gebruik moeten heroverwegen. Is een robot door de overstap misschien nog wel nodig, of zijn er andere processtappen waar we juist een robot neer moeten zetten? Komend jaar moeten we blijvend inventariseren waar het de meeste meerwaarde heeft om ons zo maximaal mogelijk te ondersteunen in onze processen. Daarbij werken we ook samen met onze collega’s uit het A+-samenwerkingsverband. Naast de gezamenlijke migratie naar Tobias 365 doen we hier ook aan kennisdeling over RPA zodat we van elkaar leren en vertellen over waar het de meeste meerwaarde oplevert.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Woonforte