• Home
• Nieuws

Jacco Maan (Vidomes): Digitalisering is geen aparte wereld, het is essentieel om sneller en beter maatschappelijke doelen te behalen

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 24 June 2022

De bouw- en verduurzamingsopgave voor woningcorporaties is groot en lijkt ieder jaar verder te groeien. Ook de leefbaarheid in wijken en buurten staat onder druk. Tegelijkertijd heeft de sector de afgelopen jaren goede digitaliseringsstappen gezet. Hoe helpt de vooruitgang in deze digitale wereld corporaties de maatschappelijke uitdagingen beter het hoofd te bieden? CorporatieGids Magazine sprak erover met Jacco Maan, bestuurder van woningcorporatie Vidomes.

Dat de opgaven voor iedere corporatie groot zijn, ziet Jacco in de praktijk. “We zitten in het laatste jaar van ons ondernemingsplan. Als we kijken naar de doelen die we onszelf vier jaar geleden stelden, wilden we tot en met 2022 450 nieuwe woningen realiseren. Dat lukt, met een kleine uitloop naar 2023. Ook qua verduurzaming liggen we op koers. Maar als we kijken naar ons volgende ondernemingsplan, dan is de opgave voor nieuwbouw en verduurzaming groter en uitdagender. Dit wordt ook vastgelegd in landelijke prestatieafspraken.”

Fair share
Door de afschaffing van de verhuurdersheffing ontstaat er meer ruimte om te investeren in verduurzaming, nieuwbouw, leefbaarheid en betaalbaarheid van onze woningen. De vraag wat het aandeel van Vidomes – de ‘fair share’ – daarbij is, is volgens Jacco een interessante. “Je kunt hier namelijk op verschillende manieren naar kijken. Zo hebben we nu een bepaald percentage sociale huurwoningen in regio Haaglanden. Moeten wij dat percentage gebruiken om ons aandeel in de totale woningbehoefte te kwantificeren? Of misschien moeten we ons meer op ‘middenhuur’ richten, waar ook een prangende vraag naar is. En hoe ver ga je in de verduurzaming? Je kan een euro immers maar één keer uitgeven voor de huurders en de woningzoekenden. Digitalisering helpt je bij deze beleidskeuzes en de doorwerking daarvan op je duurzaam business model.”

Maatschappelijke uitdagingen
De bouwopgave wordt vaak in één adem genoemd met de verduurzamingsopgave, vervolgt Jacco. “Toch zijn dat verschillende complexe uitdagingen. Complexiteit in het vinden van locaties en de afstemming met een buurt en de gemeente over sociale nieuwbouw is bekend. Als je kijkt naar verduurzaming wordt er vaak ingezoomd op de energietransitie. Dat is een belangrijk onderdeel, maar niet het hele plaatje. Thema’s als circulair bouwen en beheren en klimaatadaptatie zijn eveneens heel actueel. Als ik naar de sector kijk, lijkt het alsof deze thema’s de laatste jaren een ondergeschoven kindje waren. Logisch, want door de gestelde klimaatdoelen van Parijs en de aardbevingsproblematiek in Groningen kwam de focus in Nederland meer op de energietransitie te liggen. Maar duurzaamheidsvraagstukken als ontbossing, schaarste van grondstoffen en opgewassen zijn tegen extreem weer zijn net zo belangrijk. De uitdaging is hoe je de bouwopgave goed afstemt op die brede duurzaamheidsopgave.”

Digitale wereld
Zowel in de fysieke wereld als in de digitale wereld hebben woningcorporaties al flink wat stappen gezet. Denk bij dat laatste bijvoorbeeld aan ontwikkelingen in klantportalen, automatisering van bedrijfsvoering of digitalisering in vastgoed. Op de vraag hoe de digitale en fysieke werelden elkaar beïnvloeden, zegt Jacco: “Digitale ontwikkelingen hebben zeker een positieve invloed gehad op het behalen van onze maatschappelijke doelstellingen. Strakke dashboards met de achterliggende data op orde, zorgen dat je tijdig bij kunt sturen. Bijvoorbeeld op leegstandscijfers zodat én de woningen minder lang leeg staan én dat financieel een positief effect heeft. Het goed inzetten van gegevens zoals huurdersdata, vastgoeddata, data over de duurzaamheidsprestaties, leefbaarheidsdata en financiële data, levert onderaan de streep meer kwaliteit, minder risico’s en efficiency in tijd en kosten.”

Klanttevredenheid verhogen
“Nog een voorbeeld: mede door data over onze klantprocessen en de daaraan verbonden klanttevredenheid te analyseren, zijn we de afgelopen jaren in staat geweest om op de juiste plekken te verbeteren en de klanttevredenheid te verhogen van een 6,8 in 2017 naar een 7,7 in 2021. Real time inzicht in de prestatie van onze afdelingen op het gebied van terugbelverzoeken, heeft ons in staat gesteld om in korte tijd dichter bij ons doel van 90 procent op tijd te komen. Daarbij zal het belang van data de komende jaren alleen maar verder toenemen om doelen te kunnen behalen. Door bijvoorbeeld bronnen met elkaar te verbinden, kun je data beter analyseren en door data te visualiseren wordt het makkelijker te begrijpen. En de eerste voorbeelden van dat dit werkt zijn er; van real time inzicht in onderhoudsprocessen tot stijgende percentages first-time-fix.”

Duiding van data is essentieel
Corporaties moeten ervoor waken dat de digitale wereld los komt te staan van de echte wereld, vervolgt Jacco: “Dat kan door verschillende oorzaken schuren. Bijvoorbeeld doordat je data niet helemaal op orde zijn waardoor je ‘digitale wereld’ afwijkt van de echte. Of omdat je data duiding behoeft om daar de juiste inzichten mee te genereren. Ook kunnen de verwachtingen van huurders afwijken van onze plannen op basis van data. Zo kan Vidomes prima beargumenteren waarom een complex pas in 2028 geïsoleerd wordt, zoals in onze systemen is opgenomen. Andere complexen zijn bijvoorbeeld eerder aan de beurt of het valt samen met groot onderhoud. In de tussentijd zit de huurder echter in de woning met enorm stijgende energieprijzen en vindt dat het probleem nu aangepakt moet worden. Dan klinkt 2028 niet als zes jaar verder, maar als een ander decennium. Het is van belang om hier juist goed te blijven verbinden met de echte wereld van de huurders. Snappen wij de vraag achter de vraag ook goed. Het meer verbinden met huurders kan de keuze van Vidomes beïnvloeden of maakt duidelijk waar je verwachtingen extra moet managen. De digitale en echte wereld bij elkaar brengen betekent voor mij goede duiding van de data vanuit je kennis over de echte wereld en van daaruit handelen. Ook als we daarvoor soms af moeten wijken van vaste procedures en moeten kiezen voor maatwerk.”

Digitalisering vraagt om samen werken
Samen werken aan digitalisering is nog een stap verder dan samenwerking, wat soms ook heel vrijblijvend kan worden ingevuld. Om echte stappen te zetten in digitalisering is samen werken cruciaal. Bijna vijf jaar geleden richtte Vidomes samen met collegacorporaties GroenWest, Intermaris, Parteon, Trivire, Woonforte én Woonkracht10 het samenwerkingscollectief A+ op en inmiddels is ook BrabantWonen meer dan twee jaar aangesloten. De gemeenschappelijke deler hier was hetzelfde ERP-systeem: Tobias AX van Aareon. Inmiddels is het veel breder en zijn er vijf actieve werksporen: Op weg naar #2025, Vernieuwing ERP, Beheer-vraagstukken, Innovatie waaronder DATA+ en RPA+ vallen én Organisatie & Netwerk. “Als ik drie woorden moet gebruiken om te beschrijven wat ons dit heeft gebracht, zijn dat verrijking, slagkracht en werkgeluk,” blikt Jacco terug. “Dat verrijken zit hem in het uitwisselen van kennis omdat je met elkaar optrekt, daarmee ontwikkelen en kijken wat je op elkaar kunt afstemmen. Overigens niet alleen met de corporaties, ook met leveranciers, zoals Aareon en Embrace. We leren continu van elkaar.”

“Samen hebben we ook meer slagkracht. Zo pakken we bepaalde projecten – de pilot en het vervolg met RPA+ is daar een voorbeeld van – niet alleen op, maar met de andere corporaties. Samen kom je verder en het maakt het ontdekken van nieuwe technologieën ook een stuk makkelijker en goedkoper. Daarnaast zorgt het er ook voor dat we een beter gesprek met onze leveranciers aan kunnen gaan. Het werkgeluk zit hem in het samenwerken met gelijkgestemden. Een groep met dezelfde ambities die samen het verschil willen maken. Dan kun je met dezelfde motivatie kijken wat daarvoor nodig is.”

Samenwerking extern én intern
“Binnen het samenwerkingsverband organiseren we verschillende sessies waarin we samen een beeld schetsen van waar we naartoe willen richting 2025, dat geeft richting aan onze samenwerking. Overigens ben ik sowieso een enorm voorstander van meer harmonisatie in werkwijzen in de sector, bijvoorbeeld van de processen. Ik probeer daar mijn bijdrage aan te leveren, bijvoorbeeld in mijn rol bij De Vernieuwde Stad rond de digitale transformatie en als lid bestuurlijke klankbordgroep digitalisering bij Aedes. Maar ook in mijn nieuwe rol in de Bouw digitaliseringsraad (BIM-loket, digiGO, DSGO) in de keten, waar ik namens de corporaties ga proberen die fysieke en digitale wereld dichter bij elkaar te brengen. Gelukkig zien veel collegacorporaties inmiddels het potentieel van eenduidige werkwijzen bij processen, informatie en data in.”

Veel A+ leden hebben een best-of-breed strategie. “Het fijne van zo’n strategie is dat je aan de voorkant goed nadenkt over het probleem dat je wilt oplossen en dat je vervolgens breed kijkt naar oplossingen en best practices die hier het beste bij passen. Het doel van ICT-investeringen – en dat geldt ook bij een ‘leverancier, tenzij-strategie’ – is dat je de tijd van medewerkers en directe kosten zo goed mogelijk laat renderen. Het helder hebben van de business case en zorgvuldig alle kosten en baten in beeld brengen is daarom heel belangrijk. Wij zien binnen Vidomes dat het betrekken van de business bij het kiezen van een oplossing werkt in het draagvlak en de tevredenheid over digitalisering. Een mooi voorbeeld vind ik daarin ons klantportaal MijnVidomes waarin we een vast team hebben dat het portaal agile doorontwikkelt, geprioriteerd vanuit de wensen van de business.”

Een succesvolle corporatie
Op de vraag of onderaan de streep corporaties wel voldoende meegaan in digitalisering, zegt Jacco: “De mogelijkheden die digitalisering biedt gaan steeds sneller. Waar je vroeger moest rekenen op een figuurlijke koffiemolen, zijn de mogelijkheden tegenwoordig bijna eindeloos. Aan de ene kant gaan corporaties voldoende mee, kijk maar naar A+ of andere samenwerkingsverbanden als SWEMP en HYRAS waar veel geïnvesteerd wordt. Aan de andere kant vind ik dat het soms wel een stapje sneller kan. Ik ben daarom ook blij met het initiatief van Aedes rondom de datastandaarden. Uiteindelijk moet de keuze waar je als corporatie in mee wilt gaan wat mij betreft afhangen van de bijdrage aan maatschappelijke doelen die het oplevert. Welke impact maak je voor de huurders, ondersteunt door de digitalisering?”

Of je succesvol bent als corporatie moet je afwegen op andere indicatoren, gaat Jacco verder: “Je kunt bijvoorbeeld naar de Aedes-benchmark kijken, maar als iedereen boven een 8 scoort wordt een goed cijfer ook een C-score. Dan kun je je afvragen of degene die een 10 scoort niet te veel doet en bijvoorbeeld te hoge bedrijfslasten heeft. Hoe wij als Vidomes afwegen of we een succesvolle corporatie zijn? In mijn optiek als we ons kwantitatief aantoonbaar blijven verbeteren. Op het gebied van beschikbaarheid, duurzaamheid, betaalbaarheid en leefbaarheid. Daarnaast moet je kwalitatief voldoende ambitie hebben en het verschil durven maken in individuele gevallen. Dan doe je het als corporatie pas echt goed.”

Geen aparte wereld
Het meenemen van de organisatie bij digitalisering vraagt om continue aandacht, sluit Jacco af. “Uiteindelijk is leren slechts 10 procent erover lezen, 20 procent een training of workshop volgen en voor 70 procent vooral het doen. Dat betekent dat je iedereen – en dus niet alleen de frontrunners of de afdeling Informatisering & Digitalisering – moet meenemen in digitalisering. Wij doen dat onder andere door de digitale vaardigheid van onze medewerkers bij te spijkeren, zoveel mogelijk collega’s te laten participeren in digitale projecten en weetjes en successen te vieren op ons intranet. Ook het management heeft hierbij een onmisbare rol. Een goede ‘tone at the top’ is essentieel om het te laten landen, draagvlak te creëren en zo investeringen tot rendement te laten komen. Digitalisering is immers geen aparte wereld maar essentieel om je maatschappelijke doelen te kunnen behalen. Ook in de toekomst.”

Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Piet Jacobson