• Home
• Nieuws

Else Lamers en Paul Rogier (IJsseldal Wonen): Sectorstandaarden omarmen om verantwoording met een druk op de knop mogelijk te maken

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 7 November 2022

Woningcorporaties beschikken over enorm veel data. Data die je onder andere gebruikt om intern en extern verantwoording af te leggen. Is het een utopie dat dit ‘met een druk op de knop’ kan? En zo nee, wat ligt daar dan allemaal aan ten grondslag? CorporatieGids Magazine sprak erover met Financial Controllers Else Lamers en Paul Rogier van IJsseldal Wonen: “Verantwoorden wordt makkelijker als je je processen op basis van sectorstandaarden inricht en onderhoudt.”

Goed kunnen verantwoorden als corporatie vraagt erom dat je data op orde zijn, begint Else het gesprek: “Zoveel mogelijk gegevens op de juiste plek in je primaire systeem hebben staan is hierbij van belang. Hierbij is het ons inziens ook van belang zoveel mogelijk te standaardiseren door aan te sluiten op de sectorstandaarden die we met z’n allen hebben afgesproken. Denk bijvoorbeeld aan het Referentie Grootboekschema; dit scheelt een hoop tijd die anders verloren zou gaan aan het aanpassen van je gegevens.”

Standaard dashboards
Data direct goed uit het primaire systeem krijgen en hier geen aanpassingen aan hoeven plegen, is voor de corporatie uit Twello de grootste uitdaging. Paul: “Ruim twee jaar geleden zijn we daarom begonnen met de implementatie van een aantal standaard dashboards met stuurinformatie. Die behoefte eraan ontstond mede doordat de rapportages uit ons bronsysteem niet goed aansloten op de manier waarop informatie verantwoord dient te worden voor de dVi en dPi. Omwille ervan wilden wij zoveel als mogelijk aansluiten op sectorstandaarden, zodat je bij de verantwoording deze gegevens niet nog een keer op een andere manier hoeft te presenteren.”

Data op orde
“Binnen IJsseldal Wonen hebben we onze data redelijk op orde,” gaat Paul verder. “Sinds de komst van de dashboards hebben we veel tijd gestoken in het zoveel mogelijk op orde krijgen van onze gegevens. De implementatie van de dashboards heeft hieraan zeker een bijdrage geleverd. Afwijkingen of ontbrekende gegevens worden direct geconstateerd, zodat je weet waar verbeterpunten liggen. Of onze grootte – 3.700 vhe met ongeveer 30 fte – verantwoorden makkelijker of moeilijker maakt weet ik niet. Het ligt er meer aan hoe je je processen hebt ingericht en onderhoudt.”

Data en verantwoording verbeteren
Op de vraag of het aanleveren van de dVi en dPi als een last of lust gezien wordt door de organisatie, zegt Else: “Het is uiteraard altijd een administratieve last. Het moet wel gezegd worden dat deze de afgelopen jaren al een stuk minder is geworden door vermindering en vereenvoudiging van de uitvraag. De dPi hebben we vorig jaar voor het eerst system-to-system aangeleverd, maar dat is een stuk eenvoudiger dan de dVi, omdat daarbij ook informatie gevraagd wordt die je niet makkelijk uit je primaire systeem kunt halen. Er gaat natuurlijk tijd zitten in het aanleveren van de dVi en dPi, maar doordat we deze zaken moeten verantwoorden stuiten we soms wel op zaken die we nog verder kunnen verbeteren. Op deze manier kan je je data en de verantwoording blijven verbeteren en wordt het een lust.”

System-to-system
Het system-to-system aanleveren wat IJsseldal Wonen afgelopen jaar voor het eerst heeft gedaan, deed de corporatie in samenwerking met Skarp. “Normaliter lever je de dVi aan via het portaal van SBR-wonen,” legt Paul uit. “Skarp heeft zelf een portaal gebouwd die eigenlijk exact overeenkomt met die van SBR-wonen. Het grote verschil is dat in het portaal van Skarp veel meer gegevens vooraf zijn ingevuld doordat deze rechtstreeks uit ons primaire systeem gehaald worden. Dat scheelt ons een hoop werk.”

Meer inzicht
Op de vraag of het met een druk op de knop aanleveren betekent dat je minder grip of zicht hebt op je data, zegt Else: “Integendeel, we hebben nog net zoveel – zo niet meer – zicht op wat we doen omdat we de gegevens vooraf zien voordat we op de verzendknop drukken. Je hebt dus gevoel bij de gegevens die je gaat versturen en je kunt hier controle over verrichten. Bij de implementatie van de dashboards met stuurinformatie, waaronder de dVi-module ook valt, heb je deze gegevens ook al gevalideerd en heb je in feite dagelijks zicht op de meest recente stand van zaken.”

Dezelfde taal
Het gebruik van sectorstandaarden is volgens het duo enorm belangrijk bij het aanleveren van uniforme informatie zoals de dVi en dPi. Else: “Alleen al voor een goede vergelijkbaarheid omdat iedereen dezelfde ‘taal’ spreekt. Het gebruik van standaarden wordt nog belangrijker wanneer je je data rechtstreeks uit je primaire- en expertsystemen wilt halen, bijvoorbeeld voor system-to-system aanlevering. Het ultieme doel is immers dat je zonder verdere tussenkomst je gegevens wilt presenteren en aanleveren. De verschillende softwareleveranciers binnen de sector zouden zich – voor zover dat nog niet gebeurt – nog meer aan deze standaarden moeten conformeren.”

Datakwaliteit
De standaarden leiden uiteindelijk tot betere datakwaliteit, gaat Paul verder. “Bij verantwoording is dat natuurlijk essentieel, anders wordt verkeerde of helemaal geen data gepresenteerd in het platform. Zo wordt bijvoorbeeld bij het verantwoorden van toewijzingen in de dVi onderscheid gemaakt tussen zelfstandige en onzelfstandige woongelegenheden. Wanneer je deze typering niet goed in je primaire systeem hebt staan, worden de data ook niet juist gepresenteerd. Het op orde brengen van je datakwaliteit is één, maar het is ook een uitdaging deze op orde te houden. Dit hebben we geprobeerd te borgen in verschillende processen, aangevuld met werkinstructies. Daarbij worden we geholpen door de dashboards van Skarp. Zien wij hier bijvoorbeeld een vreemde afwijking, dan geeft dat een trigger om het te onderzoeken en waar nodig te verbeteren.”

Bewustwording
Goede datakwaliteit en sectorstandaarden zijn dus essentieel om verantwoording met een druk op de knop aan te leveren. Op de vraag wat het van medewerkers vraagt, zegt Else: “Over het algemeen zullen ze in de praktijk weinig merken van de system-to-system aanlevering. Je moet je wel bewust zijn dat het enorm belangrijk is om data juist en volledig in te vullen. Ook gegevens die voor een medewerker in eerste instantie wellicht niet van belang lijken te zijn, maar verderop in het proces door een andere collega worden gebruikt. In enkele gevallen kan het voorkomen dat er bijvoorbeeld sprake is van vervuiling in het grootboek waardoor de verantwoording onjuistheden bevat. Dit vraagt soms kleine aanpassingen van het proces.”

Efficiënter
“Het werken met betrouwbare data stelt ons uiteindelijk ook in staat de huurders beter en sneller van dienst te zijn,” gaat Else verder. “We werken als organisatie efficiënter waardoor we meer tijd hebben voor andere zaken en huurders die maatwerk nodig hebben.”

Handwerk uitsluiten
“We hebben inmiddels ervaren dat de system-to-system aanlevering via het Skarp-portaal technisch werkt en gebruiksvriendelijk is,” sluit Paul het gesprek af. “Wat dat betreft heeft de techniek zich bewezen. Vooraf stonden al heel veel gegevens juist ingevuld, maar wij zijn van mening dat dit nog vollediger en beter kan. Zo hebben wij het kasstroomoverzicht bijvoorbeeld nog met de hand in het portaal moeten vullen. Die uitdaging gaan wij voor aankomend jaar met onze softwareleveranciers graag aan. Wij willen onze datakwaliteit hiervoor nog beter op orde hebben zodat de dVi-aanlevering ons aankomend jaar nog minder tijd gaat kosten.”

Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Theo Scholten