Om als woningcorporatie voorbereid te zijn op de uitdagingen van morgen, is een toekomstbestendig IT-landschap essentieel. Zo’n landschap wordt door steeds meer corporaties volledig in de cloud gebruikt. Fien Wonen – verantwoordelijk voor ongeveer 3.400 woningen in Zuid-Holland – is zo’n corporatie. CorporatieGids Magazine sprak over de noodzaak van de sprong naar de cloud met Informatiemanager Edward Dalmulder. “Integraal en gestandaardiseerd zijn daarbij belangrijke sleutelwoorden.”
Het aanbieden van een toekomstbestendig applicatielandschap dat past bij de schaalgrootte van Fien Wonen is de belangrijkste uitdaging voor de corporatie, begint Edward het gesprek. “Het IT-landschap moet medewerkers ondersteunen onze huurders efficiënt en effectief te helpen. Complexiteitsreductie speelt daarbij een belangrijke rol. Bijvoorbeeld door niet steeds tussen verschillende applicaties heen en weer te moeten schakelen. Daarnaast is dat uitgangspunt ook voor IT belangrijk; wij zoeken naar een oplossing die ons de functionaliteit biedt die we nodig hebben, zonder dat dat tot complexe beheervraagstukken leidt. ‘Integraal’ en ‘gestandaardiseerd’ zijn daarbij belangrijke sleutelwoorden.”
Startsignaal
Toen vorig jaar het contract van het toenmalige on-premise systeem afliep, gebruikte Fien Wonen dat moment als startsignaal voor de stap naar de cloud. Edward: “Ook vóór de coronapandemie werd al duidelijk dat alle grote ERP-leveranciers naar de cloud bewegen. Vanuit onze strategie willen we daarbij niet per se voorop lopen, maar zeker ook niet tot de achterhoede behoren. Dat brengt je immers in de positie dat de kans bestaat dat je gedwongen wordt stappen te zetten.”
Volledig in de cloud
De beweging naar de cloud is voor medewerkers en huurders pas een relevant onderwerp als het ze iets brengt, gaat hij verder. “Waarom zou je naar de cloud bewegen als het niets oplevert? In ons geval zetten we in op de cloudtechnologie van Microsoft en wat je dan ziet gebeuren, is dat er grote mogelijkheden ontstaan om optimaal digitaal samen te werken. Bijvoorbeeld door het grote aantal cloudgebaseerde applicaties die naadloos op elkaar ingrijpen. Op de weg naar ‘volledig in de cloud’ moeten we soms nog wel een hybride stap maken, maar meer uit noodzaak omdat nog niet altijd een cloudoplossing voor bepaalde functionaliteit beschikbaar is. De integratie van on premise en cloud levert wel uitdagingen op, bijvoorbeeld met koppelingen, en staat haaks op onze wens om de complexiteit te reduceren. Alles naar de cloud is dan ook onze wens.”
Focus houden
Op de vraag of het voor een kleinere corporatie essentieel is om gebruik te maken van de cloud, vertelt Edward: “Ik denk het wel. Waar een grotere corporatie meer menskracht en expertise in huis kan halen rondom informatisering en automatisering, is dat voor ons niet vanzelfsprekend. Je wil focus houden op de primaire processen rondom je huurders en je bezit. Dan moet je daar wel de handen voor vrij hebben. Onder andere standaardisatie en een beperkte beheerorganisatie helpen daarbij.”
Stip op de horizon
De verschillende applicaties in het landschap van Fien Wonen haken vanzelfsprekend in elkaar, licht Edward de transitie toe. “In één keer volledig over naar de cloud is daarom een bijzonder forse stap. Je moet keuzes maken. Voor ons was dat de stap om met het ERP-systeem te beginnen. Dan heb je de kern alvast te pakken en zet je een duidelijke stip op de horizon. In het verlengde krijg je vrij direct te maken met je kantoorautomatisering. Daarmee verkeren we op dit moment in een hybride omgeving. De komende tijd pakken we hierop door, rekening houdend met de impact die het ERP-traject al op de organisatie heeft gehad. Ademruimte voor de organisatie is ook essentieel. Tot slot houden we nog één of twee applicaties over die lokaal draaien omdat er nog geen cloudversie is. Dat lijkt echter wel een kwestie van korte tijd voordat we hier ook de overstap kunnen maken.”
Optelsom
Het ERP-systeem dat het startschot van de stap naar de cloud gaf is Dynamics Empire Online van cegeka-dsa. “Dit systeem sluit mooi aan op onze uitgangspunten als ‘integraliteit’, ‘complexiteitsreductie’ en ‘standaardisatie’. Daarnaast ondersteunen we hiermee plaatsonafhankelijk werken, wat een essentieel onderdeel is van de beweging naar de cloud. Het gaat uiteindelijk om een optelsom waarbij onderaan de streep veel puzzelstukjes uit onze visie op de juiste plaats vallen.”
Interne efficiency verbeteren
Een ander nieuw onderdeel in het cloudlandschap van Fien Wonen, is Connect-It 365 van ViaData wat gebaseerd is op de Microsoft Fieldservice. “Hiermee kunnen we onze onderhoudswerkzaamheden efficiënt inplannen,” legt Edward uit. “Het voordeel van Connect-It 365 is de integratie met Dynamics Empire Online. Dat brengt met zich mee dat je het complete proces binnen één oplossing vorm kunt geven. Dat verbetert de interne efficiency én geeft een oplossing die verregaand geautomatiseerd is. Hierdoor hopen we in de toekomst bijvoorbeeld sneller onderhoudswerkzaamheden in te kunnen plannen en vaker in één keer goed te realiseren.”
Succesfactoren
Inzoomend op dat proces ziet Edward deze twee factoren als doorslaggevend bij het afhandelen van onderhoudsvragen. “In één keer goed en op een passend moment zijn de sleutel, en dat laatste het liefst natuurlijk zo snel mogelijk. Als je bedenkt dat een groot aantal contactmomenten in het jaar om onderhoud gaat, kan het niet anders dan dat dit belangrijk is. Ook met een klantportaal is het vaak met afstand de grootste reden waarom klanten inloggen. Planning is in die zin belangrijk om op een efficiënte manier tot een schema te komen. Het moet passen bij de huurder én de corporatie zelf.”
De klant bepaalt
Multichannelcommunicatie is een wezenlijk uitgangspunt hierbij, gaat Edward verder. “Niet iedere huurder is digitaal vaardig en je wilt daarom geen belemmeringen in het proces introduceren. Digitale kanalen kunnen zeer efficiënt zijn, maar dan vooral voor de digitaal vaardige klanten. Voor de klanten die dat niet zijn, moet je nog steeds een uitstekende dienstverlening willen aanbieden. Dus ook via de telefoon of aan de balie; de klant bepaalt.”
Kopgroep
De transformatie naar de cloud betekent een nieuwe werkwijze voor medewerkers. “We hebben intern een kopgroep geformeerd met een zeer actieve rol bij de ERP-implementatie in de eerste helft van dit jaar. Hierin zaten de werkgroepleiders aangevuld met werkgroepleden. De collega’s buiten die kopgroep zijn tijdens het traject geïnformeerd, maar pas inhoudelijk aan de slag gegaan tijdens de opleidingsfase voorafgaand aan de livegang eind mei. Na de livegang is er nog een maand of twee ‘verhoogde dijkbewaking’ geweest met veel consultants aan boord. Maar eerlijk is eerlijk; de veranderingen zijn vrij fors en vragen nu nog steeds om aandacht. Het uiterst operationele is er inmiddels wel vanaf, en we kijken steeds meer vooruit.”
Voedingsbodem voor innovatie
De komst van de cloud heeft volgens Edward namelijk een voedingsbodem voor verdere innovatie geschapen. “Als kleinere corporatie zien we ons niet voorop lopen met innovatietrajecten, dat zou te veel van de organisatie vragen. Je kunt echter wel je ogen open houden en kijken wat er om je heen gebeurt. Als daar mooie initiatieven tot wasdom zijn gekomen, kunnen we die in huis halen. Denk bijvoorbeeld aan AI of robotisering. Maar dan wel vanuit het uitgangspunt dat ze de kinderfase voorbij zijn.”
Drempelloze cloudomgeving
Hoewel het ERP-systeem inmiddels in de cloud draait, is Fien Wonen nog druk bezig met de verdere transitie. “We hebben bijvoorbeeld een ERP-gerelateerd DMS in de cloud, maar voor overige documenten willen we die stap ook nog maken. Ongetwijfeld in combinatie met het afronden van de cloudtransitie van onze Office-applicaties. Het doel is een drempelloze cloudomgeving te bieden waar je alles kunt vinden wat je als medewerker nodig hebt om je klanten optimaal te bedienen. Als dat goed werkt, zul je zien dat je meer tijd hebt voor je klanten. En dat is waar het uiteindelijk om gaat.”
Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Bas Duijs
Wat is het toch ieder jaar een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En wat was deze 13e editie - afgelopen…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine Maart 2024 - Huurderstevredenheid Inhoud Cécile Engelsma (WormerWonen): Huurderstevredenheid draagt bij aan ons bestaansrecht…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
