• Home
• Nieuws

Ard Ligtenberg (De Goede Woning Rijssen): Met kleine stapjes steeds beter worden

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 31 October 2022

Een van de processen die een woningcorporatie ieder jaar uitvoert, is het opzetten van de begroting. Maar door digitalisering en steeds veranderende wet- en regelgeving, is de uitvoering hiervan ieder jaar iets anders. “Door steeds kleine beetjes te investeren, worden we als organisatie continu beter,” zegt Ard Ligtenberg, Manager Bedrijfsvoering bij De Goede Woning Rijssen. In gesprek met CorporatieGids.nl vertelt hij over de essentie en nuances van een goed begrotingsproces.

De Goede Woning Rijssen is verantwoordelijk voor 1.530 vhe in Rijssen-Holten en heeft zeventien werknemers. “Omdat we een relatief kleine corporatie zijn, is ons takenpakket heel breed,” begint Ard het gesprek. “Het leeuwendeel bestaat uit financiën, zoals de dagelijkse administratie, Planning & Control-cyclus, jaarrekening, begroting, verzekeringen, leningenportefeuille, personeel en salarissen, contact met banken, accountants, het beheer van VvE’s en het contact met de RvC en WSW. Daarbij speelt I&A een steeds belangrijkere rol, om ons te ondersteunen bij het uitvoeren van alle financiële processen.”

P&C
De P&C-cyclus van De Goede Woning is een doorlopend proces, maar begint in feite ieder jaar voor de zomervakantie, beschrijft Ard. “Op dat moment starten we vanuit Bedrijfsvoering het proces op en beginnen we met de voorbereiding op de begroting van het volgende jaar. Hiervoor stellen we een kaderbrief op met uitgangspunten en eventueel door te rekenen alternatieve scenario’s. Na de zomer wordt vanuit de verschillende afdelingen de informatie aangeleverd, waarbij we altijd nauwe samenwerking met de collega’s van Vastgoed hebben. De coördinatie, afstemming en analyse ligt uiteindelijk bij Bedrijfsvoering .”

Samenwerken met experts – in het geval van De Goede Woning Qonsío – is volgens Ard zeer belangrijk: “We laten onze adviseur Stefan Scherpenkate meekijken en -rekenen. Hij loopt al langere tijd bij DGW mee en is als een collega op afstand. Hij kent onze organisatie goed en heeft vaak aan een half woord genoeg. Bij herijking en vaststelling van bijvoorbeeld het huurbeleid of strategisch voorraadbeleid verwerken wij deze uitgangspunten direct in onze software. Samen houden we zodoende ook altijd goed in de gaten of het actuele beleid van onze corporatie en ook de actuele wet- en regelgeving correct vertaald zijn in de cijfermatige doorrekening van de begroting.”

Mijlpaal
“De aangeleverde informatie waar ik het net over had, wordt door ons verwerkt in WALS. Qonsío ondersteunt ons vervolgens bij het finetunen van de tabellen en modules, en het resultaat is dat wij medio september een actueel ingerichte begroting hebben klaarstaan voor het komende jaar. Inclusief doorrekening van de bepaalde scenario’s. De output uit WALS verwerken wij vervolgens in de definitieve begroting, wat de basis vormt voor de aanlevering van de dPi wat we in november system-to-system aanleveren bij SBR. Vorig jaar waren wij – zonder dat wij het zelf wisten – de eerste corporatie die zo de dPi had aangeleverd. Toch een leuke mijlpaal.”

Goede aansluiting systemen
“Bij dit proces maken we gebruik van verschillende systemen, zoals WALS en TMS van Ortec Finance,” legt Ard uit. “Daarnaast wordt er sinds drie jaar ook gebruikgemaakt van Audition via Qonsío als rapportgenerator voor de jaarrekening. Hiervoor maken we gebruik van een wisselwerking tussen alle systemen die we via Qonsío gebruiken. Sommige processtappen – zoals het berekenen van de marktwaarde volgens de basisversie – worden opgestart in TMS, de beleidswaarde in WALS. Andere stappen zoals het jaarrekeningrapport zelf, halen we weer op uit Audition. Gelukkig is de datakwaliteit binnen De Goede Woning van hoge kwaliteit. Daar werken we hard aan en plukken we de vruchten van bij het opstellen van de jaarrekening. Gegevens worden makkelijk uit ons ERP-systeem ViewPoint gehaald en er is vrijwel nooit meer sprake van aansluitingsverschillen tussen balansposten en de toelichting.”

Steeds beter inzicht
Het doorlopen van alle financiële processen met een beperkte capaciteit is volgens Ard ieder jaar weer een complexe opgave. “Wij leunen hierin ook op diverse specialistische adviseurs, waarbij een goede klik, vertrouwen en deskundigheid belangrijke ingrediënten voor een goede samenwerking zijn. Wat wij daarin belangrijk vinden is dat we iedere keer weer een stapje beter worden. Het hoeft niet groots, want met kleine stappen komen we er ook, als het maar in het plaatje van continue verbetering voor de langere termijn past. Bijvoorbeeld door structureel te investeren in een optimale automatisering van onze processen waar we later weer gemak van hebben. Zo gaat het ons iedere ronde wat makkelijker af en krijgen we – ook als kleine corporatie – steeds beter inzicht in onze prestaties.

Bron: CorporatieMedia, Foto: De Goede Woning